【正文】 （7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。辦公室實務工作一覽表序號國內一般性國外一般性國內企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權限內按自己的意思發(fā)出信函。（4）[檔案管理]檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內容。（7）[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務]閱讀并分類信件通訊事務、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項交辦的事項](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。本題的例子請同學們見教材第28頁。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。受意就是文員接受和領會上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。（2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放 功能；劣：費用高，技術含量高。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。簡要闡述會議記錄內容與寫法應注意的一些問題。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。年預定表一月5日（星期一）開工典禮 8日（星期四）董事長視察二月2日（星期二）常務董事會 9日（星期一）公司紀念日 25日（星期三）成本會議三月2日（星期一）常務董事會 3日（星期二）分行經理會議 25日（星期三）成本會議二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協(xié)助他解決私人的事務。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。其他。根據國際慣例宴請程序及下表中所列的“項目和任務”，將相關內容進行歸類，提出一個簡約的工作任務單國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。準備宴會需要精心、細心和耐心。文秘人員對參加宴會的每一個人都應彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。文秘人員應該準備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)4一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應用的一般場合。（2）有重音。（3）有歧義。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如個人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯 系和處理情況，運用最廣泛。（1）通過設置檔案室，可以提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調離認可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據；（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。辦公室實務工作一覽表 序號國內一般性國外一般性國內企業(yè)（含外企）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格[文書處理]在權限內按自己的意思發(fā)出信函。[檔案管理]檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內容。[信息資料]準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息[信訪工作]替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。[協(xié)調工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。12 [日程安排]替上司定約會并做好記錄； [日常事務] 閱讀并分類信件通訊事務、電話； 14 [辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設備及用品 [其他臨時以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項] 16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。本題的例子請同學們見教材第28頁。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。受意就是文員接受和領會上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯系實際作答。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。（2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術含量高。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。六、七 作業(yè)3一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。（2）月預定表、周預定表、日預定表。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。—，編寫。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。最好能夠根據這個范本，結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”?？陬^語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象?？谡Z中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。因為漢字一音多字。比如，莊重的場合，口語應規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕松、愉快些。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。二、簡要闡述社交話題的選擇。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。（2）令人不快的話題。（3）過于敏感的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（5）夸耀自己的話題。（7）不宜談論的保密的話題。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章