【正文】 排事務(wù)的計劃、組織、控制等工作。第二篇：電大 辦公室管理形成性考核冊國家開放大學(xué)，辦公室管理作業(yè)答案辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）一、單選選擇題BDACAADCBA二、判斷題三、簡答題簡答辦公室的主要特點。辦公室工作應(yīng)當在服務(wù)和服從于領(lǐng)導(dǎo)工作的前提下，充分發(fā)揮自己的輔助管理職能，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。P20 ①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)?。晦k公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機或復(fù)印機中。辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細設(shè)計。辦公室實務(wù)工作一覽表 序 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。4 [檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（空）12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄；（空）13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]（空）辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時交辦的事項] 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 16（空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。2公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二是了解領(lǐng)導(dǎo)的性格。四是了解領(lǐng)導(dǎo)的作息時間。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。簡要回答郵件分揀的一般標準。怎樣處理上司不在時的郵件？領(lǐng)導(dǎo)不在秘書處理信件或郵件時，應(yīng)該將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復(fù)。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。工作會議注意事項（1）、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。會議時間：具體開會時間，會議地點：具體開會地點（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。⑦、會議紀要：一般會以結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。要提高會議效率，文秘人員必須注意以下幾點：遵循法律法規(guī)合理確定會議目標確定必要的與會者減少會議數(shù)量縮小會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間控制會議經(jīng)費分析會議成本日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。—，編寫。(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。(2)制定約會計劃。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(4)決定旅行用品。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票地址目錄：電話、傳真等號碼世界各地時間表文件夾聲像材料現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹護照、簽證等回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子急救藥盒(5)行李問題。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。要準備隨身攜帶的行李，有些?？梢园岩路旁谙赂瘢@樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。財物管理。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做如下工作：客人的選擇確定時間會場的選擇擬訂菜單寄發(fā)請柬席次的排列 以會場的選擇為例：決定舉行宴會后，要及早選定會場。應(yīng)注意下列幾點： 1）宴會的形式與氣氛 2）交通是否方便 3）場地大小是否合適 4）菜式 有無停車場作業(yè)4簡要闡述社交話題的選擇。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當忌諱的話題。（2）令人不快的話題。（3）過于敏感的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（5）夸耀自己的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。對備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用；（4）采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永久和長期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時保存規(guī)范的機讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系?？陬^語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。因為漢字一音多字。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要 使用敬語。二、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。第四篇：2012電大作業(yè)辦公室管理形成性考核冊作業(yè)答案中央廣播電視大學(xué)行政管理理專科 辦公室管理形成性考核冊作業(yè)答案（2012)第一次形成性考核作業(yè)題目解析一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。同學(xué)們在填表格內(nèi)容時，應(yīng)該注意要會“合并同類項”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中。問題源于教材第一章第2點“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容”。復(fù)印資料。檔案管理。國內(nèi)企業(yè)（含外企）記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。信函和郵件的處理。協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。替上司定約會并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。信訪工作 10 11 12 接待工作 協(xié)調(diào)工作 督查工作 日程安排 日常事務(wù) 閱讀并分類信件；通訊事務(wù)、電話；自動處理例行的事務(wù)；照料上司身邊的瑣事。辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。14 15 16 辦公室管理其他臨時交辦以速記記下上司交待的事項； 的事項 執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。17外出辦事，如銀行、郵局等。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。二、辦公用易耗品主要包括哪些？這個問題教材中有明確的表述，只是同學(xué)在回答問題時，除了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外，還應(yīng)注意在日常辦公室工作中，隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化，又有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項目一定不全，我們應(yīng)當予以注意，如墨盒、墨粉等等，當然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。（P19—P20）辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、