【正文】 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。√7．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒?！?．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要事情。三、簡答題(每小題10分．共20分)1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么? 1．答案：(1)進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；(2)參謀作用；(2分)(3)補(bǔ)缺作用；(1分)(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(1分)(5)適事?？紤]時機(jī)；(1分)(7)適地。要注意掌握分寸。(2分)四、設(shè)計(jì)題(每小題10分。(1分)2．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。會議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。．答案：1)會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)T30247。(600247。8)(1分)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(1分)(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(1分)(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+1050)(7)會議成本一6(10+2．5)550+800 =18750一800 =19550(元)(2分)五、案例分析題(每小題20分，共40分)1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計(jì)報表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。(4分)2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色?？蜕谭餍涠ァ９趴偨?jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。中央廣播電視大學(xué)2007——2008學(xué)第一學(xué)期“開放專科”期末考試辦公室管理試題1．、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（）C、姓名、部門、地址、國名有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（）B、發(fā)表意見郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（）Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（）Ａ、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)簦怠⑽膯T根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（）Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（）Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（）Ａ、下級單位報送的報告、統(tǒng)計(jì)報表等８、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（）Ａ、簽發(fā)文件９、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（）Ｄ、切勿事感用事以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（）B、決策性二、判斷題1.2.√3.4.√5.6.7.√8.9.√10.√辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（√）文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（√）文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（）代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)(√)８、文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（√）不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（2分）２、按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？（1）命令（令）；（1分）（2）決定；（1分）（3）公告；通告；（2分）（4）通知；通報；（2分）（5）議案；（2分）（6）報告；（1分）（7）請示；（1分）（8）批復(fù)；意見；（2分）（9）函；（1分）（10）會議紀(jì)要。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。他應(yīng)該考慮哪些問題？（1）會議的名稱：（2分）（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（2分）（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；（2分）（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號會議室）；（2分）（5）議題（或者議事日程）；（2分）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；（1分）（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（2分）（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子；（2分）（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；（2分）（3）有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；（1分）（4）檢查會場有無物品遺漏；（1分）（5）要為參加會議的人員送行；（1分）（6）文秘人員離去前。（2分）五、案例分析題波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開大型的新產(chǎn)品訂貨會?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。預(yù)定會議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時間是十點(diǎn)十五分。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。（2分）（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。”而后，自己坐到汽車后排座位上。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意；“我替你拿可以嗎？”（2分）（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3分）（4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；（3分）（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（3分）（6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（3分）（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。每小題1分，共10分)1．A2．C3．D4．A5．，C7．D8，D9．B10．A 1．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?)。3．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的()。夾進(jìn)自己的意見5．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的()。，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)7．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的()D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明 8．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮()。B．由過程先說10．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是()。每小題1分，共10分)1．文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。()3．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。()5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。()7．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()9．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時間、形式。()10．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。(1分)(2)及時拆封。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。(2分)(3)認(rèn)真閱讀。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。處理信伺：應(yīng)該按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。(2分)2．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求?(1)不要失去報告的適當(dāng)時機(jī)。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間。要直接向指示工作的人(上司)報告；(2分)(3)報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個，一是……。(1分)(每小題10分，共20分)1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(1分)(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2分)(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。(1分)(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(1分)(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。(1分)(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。(1分)2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(2分)(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。五、案例分析題(每小題20分，共40分)1．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵們科長”，小李把信帶走了。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。(3分)2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；(3)東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；(6)東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；(12)東方學(xué)院2003工作總結(jié)；2．(題略)答案案卷一：(3分)1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；L市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)(2分)案卷二：(4分)2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知(2分)案卷三：辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。（4）[檔案管理]檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。（7）[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。接待賓客和員工的來訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（12)[日程安排]替上司定約會并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)](16)替上司申報交納所得稅及辦理退稅。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計(jì)劃有所幫助和