【正文】 六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。二、簡要闡述社交話題的選擇。（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī) 范、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。因?yàn)闈h字一音多字?？谡Z中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的?？陬^語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個“工作任務(wù)單”。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。財(cái)物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。—，編寫。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。六、七 作業(yè)3一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。“交互式電話會議”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。（2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。12 [日程安排]替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng) 交辦的事項(xiàng)] 16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。接待賓客和員工的來訪。[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息[信訪工作]替上司接洽外界人士。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。[檔案管理]檔案管理。打印文稿及表格[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以 提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提 供咨詢服務(wù)；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者； 有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）有歧義。（2）有重音。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)4一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實(shí)的事項(xiàng)。文秘人員對參加宴會的每一個人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。根據(jù)國際慣例宴請程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個簡約的工作任務(wù)單國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。私事方面的協(xié)助。年預(yù)定表一月5日（星期一）開工典禮 8日（星期四）董事長視察二月2日（星期二）常務(wù)董事會 9日（星期一）公司紀(jì)念日 25日（星期三）成本會議三月2日（星期一）常務(wù)董事會 3日（星期二）分行經(jīng)理會議 25日（星期三）成本會議二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)3日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問題。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放 功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。（2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。（1）基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象 帶等資料。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識。本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（1