【正文】 二、簡要闡述社交話題的選擇。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。2．敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）有歧義。（2）有重音。第一個問題是要說明口頭語言的基本特征，第二是要回答出敬語應(yīng)用的一般場合，也就是要說明“敬語的用法”?！掇k公室管理》第四次形成性考核作業(yè)題目解析一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。文秘人員應(yīng)該準(zhǔn)備一份備忘錄，列出需要解決落實的事項。文秘人員對參加宴會的每一個人都應(yīng)彬彬有禮，溫和體貼，不讓任何人受到冷落。準(zhǔn)備宴會需要精心、細(xì)心和耐心。國際慣例的宴請有以下程序：迎接、小憩、開宴、致辭、宴會、宴畢、休息、告辭。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。3．財物管理。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？問題源于教材第十章第3點“文秘人員對上司主要工作的輔佐”，可參閱教材P199—P204。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。1．日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表?？蓞㈤喗滩腜165P170?！掇k公室管理》第三次形成性考核作業(yè)題目解析一、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。寫作當(dāng)中要注意函文格式。您真誠的霍華德顧客的滿意乃是我們努力爭取的目標(biāo)。我們保證將采取有效措施以防止這類事情的再次發(fā)生。在此信的附件里，請查找一張償還您購買這些玫瑰所用的全部金額的支票。美國某花店經(jīng)理接到一位顧客的電話，說她訂購的20支玫瑰送到她家的時間遲了一個半小時，而且花已經(jīng)不那么鮮艷了。1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時；4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？問題源于教材第五章第3點“上司拒絕接見來訪者的做法”。四、怎樣處理上司不在時的郵件？問題源于教材第四章第5點“上司不在時郵件的處理”。問題源于教材第四章第2點“郵件的分揀”，題目比較簡單，同學(xué)們在回答時應(yīng)回答出基本要點，并進行簡單說明和闡述。劣：投入及組織工作量大?！敖换ナ诫娫挄h”——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。2．兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。1．基本用途：“電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實際工作經(jīng)驗進行分析作答，平常我們經(jīng)常要打出或接聽電話，打出和接聽電話實際差入并不大，但僅有的一點點差別，也是應(yīng)該引起我們的重視的。異處：1．打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼，打出電話要等鈴聲響6—7下，無人接聽才可掛機；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。問題源于教材第三章第1點的“電話接打”，見教材P43—P45及P50—51頁。除非領(lǐng)導(dǎo)有交代，下屬一般不要越級提建議，對不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事情，也不要輕易向領(lǐng)導(dǎo)進言。此外，為了使自己的建議得以實施，下屬還要學(xué)會推功讓利，有時，不妨將自己的成果所帶來的榮譽送與領(lǐng)導(dǎo)，自己則從想法得以實施的結(jié)果中獲取成就感。提建議、出點子不要囿于部門、科室和個人分管的工作，要注重從單位建設(shè)的全面發(fā)展和各項任務(wù)的圓滿完成出發(fā)。必須是從有利于工作，有利于維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，有利于單位的團結(jié)出發(fā)，多出工作上的良方，少出影響單位建設(shè)，影響黨群關(guān)系，影響領(lǐng)導(dǎo)形象的是非點子。下屬在進言時，一定要出于公心，坦蕩無私，真心實意為領(lǐng)導(dǎo)著想。因而，下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點的基礎(chǔ)上提出來，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。因為請教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上的滿足感。對大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來直去；對小心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說話藝術(shù)。四、講究策略有參謀之心，不得進言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因此，在與人交流時，應(yīng)注意對方情感的變化。一般來說，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。三、見機行事建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。，憧憬未來。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進言前一定要進行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能夠經(jīng)得住各種問題的考驗。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達(dá)出來就萬事大吉了，而要進行充分的論證。為此，應(yīng)該做到：； ； ； ； ； 。這其實就是在告誡我們，知事固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領(lǐng)導(dǎo)具有不同的個性、習(xí)慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領(lǐng)導(dǎo)對下屬的評價。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然進言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險；其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。一、適銷對路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議的內(nèi)容是否“對路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。但是，科學(xué)合理的建議并不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻言獻計的部屬也不一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和重用。就四個選項而言，A和B選擇時機不當(dāng)，即適時、適地不當(dāng)，而D項適度有所欠缺。在四項答案中選擇B應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)摹Ｒ蚨鳦項也非最佳選擇。參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項A時間選擇不恰當(dāng)。為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說說進言方法。既做到簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又能夠結(jié)合實際談出自己的體會?；卮饡r還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項予以說明，如受意方法要注意的問題，進言法要注意的問題等等。同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個或兩個題目進行回答。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。2．結(jié)合實際談體會?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。下面以“受意方法”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。同學(xué)們在制定計劃書時一定不要抄襲。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。不僅要闡述文員工作的三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。2．實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。（P25P27）文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？這個問題主要是通過對文員工作三個步驟的認(rèn)識，加深同學(xué)們對文員實務(wù)中工作運行科學(xué)有效性的認(rèn)識，同時也能夠?qū)θ齻€步驟之間的關(guān)系問題有一些概念性的認(rèn)識，注意用一些聯(lián)系的觀點來看待問題，也就是認(rèn)識到三個步驟不是分開獨立的，而是互相聯(lián)系形成一個循環(huán)系統(tǒng)。問題源于教材第一章第5點的“辦公用品的種類”。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是“其他臨時交辦的事項”欄中的工作內(nèi)容。還有些內(nèi)容要分開來寫。上面的回答可供參考，因為有些內(nèi)容劃分在一類中似乎不是很妥當(dāng)。交辦的事項 16 17 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項。替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。1 12替上司定約會并做好記錄；日程安排為上司安排旅行或考察。1協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。信訪工作接待賓客和員工的來訪。例如記者、工會職員等。準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 信息資料 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。國內(nèi)一般國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）2 3 4 5 6 文書撰寫 文書制作 文書處理 檔案管理 會議組織 調(diào)查研究按上司的口頭或書面指示完成信函。信函和郵件的處理。（P3—P5頁）參考性解答： 辦公室實務(wù)工作一覽表序號 性記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。這道問題是針對教材第一章中辦公室實務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的，主要考慮是，讓同學(xué)們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。（1）通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀；（2）通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借；（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率；（4）利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)；（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)；（6）將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；（7）通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本 含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。（3）敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。（4）口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。（3）有歧義。（2）有重音。作業(yè)4一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。3．第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。私事方面的協(xié)助。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。一般于年初將整個年