【正文】 一般是在電子計算機網絡環(huán)境下采用。采用數據壓縮工具，對電子計算機網絡上應歸檔的電子文件，經過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質上。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質上。同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。）簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領導人批辦時參考）——批辦（根據領導批示內容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結果）。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談論的保密的話題。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。2．不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。第十二章第6點答。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。3．財物管理。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。旅行時，商務人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。圖章和印泥盒鋼筆、鉛筆日程表、約會安排表、時間表和計劃表相關檔案手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等商業(yè)名片國際電話號碼表日歷卡筆記本資料,分類整理準備好.（4）,年預定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。第八章第4點以下為參考答案：答：日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。《辦公室管理》重難點(3)一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。在根據上司指示辦理。然后將留言記錄。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉達留言。您看這樣好不好，改日再聯系，是在麻煩您，很抱歉。他正在開緊急會議，無法離開，可不可以讓代理人與您先談。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向對方表達上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇的看著對方的眼睛致歉。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。（2）按照郵件的重要性分揀；即按一個部門一類的方法進行分類，如郵件上寫的部門本組織沒設置，則歸入相近的部門，還可與第一中方法結合，先按收件部門分，然后根據姓名歸類。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽?！掇k公室管理》重難點(2)一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領會上司的意圖。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。第二章第1點本題的例子請同學們見教材第28頁。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？答：文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。第五篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。將確定要歸檔的電子文件在網絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質上。將應歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質上。回答第二個問題時，應舉例說明。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（7）不宜談論的保密的話題。（5）夸耀自己的話題。（4）自己不甚熟悉的話題。（3）過于敏感的話題。（2）令人不快的話題。不合適的話題包括：（1）應當忌諱的話題。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇原則。不能到到的人員再次邀請。舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。4．其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。2．私事方面的協(xié)助。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。(3)為商務洽談收集資料。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果辦公室其他人想要并有權利要，應再額外準備一份。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從 早到晚的業(yè)務活動。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。會中控制有效控制會議的議題和進程會后跟蹤：會議結束后,應將會議內容整理成會議紀要,會議紀要中應包括相關部門，應承擔的責任、責任人,完成時間及驗收標準等內容。會前準備：質疑會議的必要性明確會議的目標確定會議議題：會議議題是指根據會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標注?。┳鳂I(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。二、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。結合實際談體會?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。）1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。（本題的例子請同學們見教材第29頁。文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啟示。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目