辦公室管理形成性考核冊答案20xx版(參考版)
2024-12-20 06:23本頁面
【正文】 將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。 簡要說明電子文件歸檔的基本方法。 1．類型： （ 1）按問題特征立卷； （ 2）按作者特征立卷； （ 3）按文種特征立卷； （ 4）按時間特征立卷； （ 5）按地區(qū)特征立卷； （ 6）按通訊者特征立卷。 2．分送的基本原則： （ 1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理； （ 2）屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； （ 3）分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好 “公文處理單 ”，連同文件一并送批； （ 4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理； （ 5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。 簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 1．印章的使用的主要形 式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。 （ 5）夸耀自己的話題。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 （ 3）過于敏感的話題。 （ 2）令人不快的話題。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當忌諱的話題。 答： 記住客人才是宴會的主角，要慎重準備 客人的選擇 確定時間 會場的選擇 擬定菜單 寄發(fā)請柬 席次的排列 如：會場的選擇 決定舉行宴會后，要及早選定會場，會場的選擇應(yīng)配合宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目以及預算費用等，如果是新建筑物落成，多半在自己公司舉行，應(yīng)注意以下幾點： 宴會的形式與氣氛 交通十分方便 場地大小是否合適 菜式 有無停車場 辦公室管理形成性考核冊答案 2021 版 (4) 辦 公室管理形成性考核冊答案 2021 版作業(yè) 4 簡要闡述社交話題的選擇。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。 3．財物管理。 協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項的時候 ——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。 日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。 月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。 日程安排計劃表的種類： （ 1）年預定表。 答： 遵循法律法規(guī) 合理確定會議目標 確定必要的與會者 減少會議數(shù)量 縮小會議規(guī)模 簡化會議程序 縮短會議時間 控制會議經(jīng)費 分析會議成本 日程安排計劃 表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份 預定表。 1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時； 4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。 把寄給上司的郵包連續(xù)編號，這樣上司就會知道你寄的郵包是否全部到齊了。 如果上司習慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時向上司匯報。 上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他 處理的郵件。 文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復。 教材 P66 （ 1）按照收件人的姓名分揀； （ 2）按照郵件的重要性分揀； （ 3）按照收件部門的名稱分揀。 文秘人員對待投訴電話要有禮貌、有責任心。 應(yīng)鑒別來電者的問題，根據(jù)對方的身份和來電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話，吧來電轉(zhuǎn)接給真正能處
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