【正文】 將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。備份系統(tǒng)歸檔。壓縮歸檔。回答第二個問題時，應舉例說明。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運用最廣泛。第十四章第6點？？？ 答。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。第十四章第3點答：1．收文處理的程序：P276（要注意的是應對收文處理的程序中的每一個要點進行一定的說明。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。1．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關的要點，：（1）客人的選擇，文員應向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應有候補的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應配合宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預算費用等進行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應符合對方飲食習慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關人士的社會地位，：需要了解每位賓客的相關信息，：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)一、簡要闡述社交話題的選擇原則。4．其他。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。2．私事方面的協(xié)助。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？第十章第3點答：1．提神醒腦的服務。急救藥盒（3），如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關（5），注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費?；匦吾?、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子護照、簽證等旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡聲像材料文件夾世界各地時間表地址目錄：電話、傳真等號碼信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票計劃要準備三份，一份給上司，一份給他（她）的家人， ：（1）、交通工具，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、（2）：城市和省的名稱，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。2．—，編寫。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。（2）月預定表、周預定表、日預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。答：一是遵循法律法規(guī),四是減少會議數(shù)量,五是縮小會議規(guī)模,六是簡化會議程序,七是縮短會議時間,八是控制會議經(jīng)費,、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。使對方能充分了解情況。4．遠道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。我叫|++，是他的秘書。3．上司即將外出時——對不起，某某先生（上司）已經(jīng)安排好有事玩出，現(xiàn)在正忙著，沒法于您見面。2．上司繁忙時——真對不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（3）按照收件部門的名稱分揀。第四章第2點（1）按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標準，但實際分類時很不方便，只適合人數(shù)較少的公司或部門。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。以下為參考答案：同：1．都應先問好，再傳達自己的信息；2．都應保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應簡明扼要表達自己的意思。結合實際談體會。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。第二章第3點1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。辦公室實務工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。）五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。（同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。如涉及商業(yè)機密的話題。（6）庸俗的、色情的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個人私生活等。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內(nèi)容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。答：，定檔次 ，訂餐。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。3．財物管理。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。(4)決定旅行用品。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。(2)制定約會計劃。旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。(1)準備旅行計劃和旅館信息?！帉?。周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更詳細。（2）月預定表、周預定表、日預定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。確定與會人員確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。答：為了提高會議的效率,有必要加強會議管理,做好會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。受意就是文員接受和領會上司的意圖。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。2．對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不