【正文】 歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第五篇：辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案（修改版）行政管理（第三學(xué) 20100512 10:33:07 閱讀2574 評(píng)論0字號(hào)：大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）（1）[文書(shū)撰寫(xiě)]按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容（2）[文書(shū)制作]復(fù)印資料。打印文稿及表格（3）[文書(shū)處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。（4）[檔案管理]檔案管理。（5）[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。（6）[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。（7）[信息資料]準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料；收集及整理各種信息（8）[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來(lái)訪。（9）[接待工作]接待來(lái)訪賓客；接待賓客和員工的來(lái)訪。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。（12)[日程安排]替上司定約會(huì)并做好記錄；(13)[日常事務(wù)]閱讀并分類(lèi)信件通訊事務(wù)、電話；(14)[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品(15)[其他臨時(shí)以速記記下上司交待的事項(xiàng)；執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)](16)替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。(17)外出辦事，如銀行、郵局等。公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤(pán)、光盤(pán)等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期 號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書(shū)，不要抄襲。（今天截稿）。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣?法的認(rèn)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一 份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢(xún)問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷(xiāo)的，可直接拒絕。平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來(lái)，以防忘記。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開(kāi)時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、五。怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪者的來(lái)訪？（1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)3一、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時(shí)間，靈活的話，可以以端茶、遞交文件等提醒會(huì)議人員注意節(jié)奏；主題；這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)，在議題上一定要扣緊；發(fā)言順序；這個(gè)直接關(guān)系到會(huì)議質(zhì)量，一般的順序是先談問(wèn)題，再表?yè)P(yáng)，最后總結(jié)；中場(chǎng)休息，這個(gè)時(shí)間要選擇合適；會(huì)議人員的座位次序，這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見(jiàn)二．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請(qǐng)列出工作要點(diǎn).（1）、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、一份給上司，一份給他（她）的家人，一份給辦公室存檔.（2）：城市和省的名稱(chēng)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3），如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類(lèi)整理準(zhǔn)備好.（4）帶的信箋信封和文具用品列出清單,?信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票 ?筆記本?地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼 ?日歷卡?世界各地時(shí)間表?國(guó)際電話號(hào)碼表 ?文件夾 ?商業(yè)名片 ?聲像材料?手機(jī)、手提電腦、軟盤(pán)、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等 ?現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡 ?相關(guān)檔案?旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹 ?日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表 ?護(hù)照、簽證等 ?鋼筆、鉛筆?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ?圖章和印泥盒 ?急救藥盒（5），要為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽，注意每件行李里面還要放一套（6）安排差旅費(fèi)。旅行時(shí)，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費(fèi)： ，，（7）建立旅行——旅館信息資料庫(kù)。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應(yīng)該收集一些交通圖、時(shí)間表和飛機(jī)時(shí)刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊(cè)子，并隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).（8）四，文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。作業(yè)四一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。三．簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。四．按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本 含義。類(lèi)型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方方法將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上