【正文】 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動(dòng)方案出臺(tái)，緊接著，你面臨三種選 擇： 中國(guó)最大的管理資源中心 第 21 頁(yè) 共 。 這些都是一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動(dòng)。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 下面是幾個(gè)下一步行動(dòng)方案的實(shí)例： * 給弗雷德打個(gè)電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號(hào)碼?！跋乱徊叫袆?dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢(shì)朝著既定目標(biāo)前行。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。這如同在地上樹(shù)起一個(gè)樹(shù)樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問(wèn)題的存在。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動(dòng)；或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會(huì)面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請(qǐng)顧問(wèn)的事宜進(jìn)行磋商。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 人們可以對(duì)這三類信息進(jìn)行管理，我們將在下一章介紹它們。 2 .目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 中國(guó)最大的管理資源中心 第 19 頁(yè) 共 135 頁(yè) “材料” 是什么工作 工作籃 可否付諸行動(dòng) 不可以 工作（策劃） 下一步行動(dòng)是什么 可以 參考資料 （需要時(shí)可?。? 將來(lái)某時(shí) / 也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 垃圾 實(shí)施 否 是 2 分鐘能否搞定 工作計(jì)劃 行動(dòng)時(shí)備查 指派給別人 延遲 后面的行動(dòng) 盡快解決 日程表 在某一具體時(shí)間內(nèi)處理 等待 讓別人去處理 中國(guó)最大的管理資源中心 第 20 頁(yè) 共 135 頁(yè) 是否需要采取行動(dòng)呢？ 對(duì)于這個(gè)問(wèn)題有兩種回答：是和不是。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書(shū)桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來(lái)搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。我們已經(jīng)討論過(guò)“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ摺６F(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過(guò)程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè)工作表，或者拿出一摞資料，對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。整個(gè)過(guò)程 — 加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹(shù)型分析圖的主干部分。你不可能整理組織那些 即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。 中國(guó)最大的管理資源中心 第 18 頁(yè) 共 135 頁(yè) 對(duì)于你的每一封電子和語(yǔ)音郵件、每一條備忘錄或者每一個(gè)自然萌生的念頭，你需要捫心自問(wèn)一些什么樣的問(wèn)題呢？這是行動(dòng)管理過(guò)程中的一個(gè)組成要素，它構(gòu)成了你個(gè)人組織管理體系的基礎(chǔ)。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松。當(dāng)我與在某家環(huán)球公司的一個(gè)主要部門經(jīng)理共同處理了她所開(kāi)列出的工作任務(wù)表以后，她坐在那里，對(duì)我肅然起敬。 當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段 的技巧，學(xué)會(huì)如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時(shí)，“工作籃”就可以恢復(fù)其最初的功能了。至少，他們知道在某個(gè)地方存有一些東西，可以給他們提個(gè)醒。在通常情況下，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來(lái)是一個(gè)簡(jiǎn)單易行的解決辦法。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動(dòng)管理系統(tǒng)必須全部到位。不要把它再次放回到工作籃中。這并不意味著你必須處理存放在語(yǔ)音信箱、電子郵箱或任務(wù)中的全部?jī)?nèi)容；其實(shí)，它僅僅要求你把信息從存儲(chǔ)器中取出來(lái)，判定這些東西的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么樣的措施。 — 達(dá)如果能夠把你的思考能力與高品質(zhì)的存儲(chǔ)工具結(jié)合起來(lái)，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。 隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)的工具和 手段來(lái)捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。你應(yīng)該收集和整理所有手寫的便條，而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。然而，如果收集的區(qū)域過(guò)于廣泛，你很可能無(wú)法做到輕松而連貫地處理這些信息。 最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 中國(guó)最大的管理資源中心 第 17 頁(yè) 共 135 頁(yè) 你需要多少個(gè)工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個(gè)，但要限制在你可以應(yīng)付的最小程度內(nèi)。 這些收集工具應(yīng)該成為你生活方式的一部分。結(jié)果，他們的大腦處于不停地運(yùn)轉(zhuǎn)之中。大多數(shù)人并不把這些用于存儲(chǔ)信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄冎溃瑹o(wú)論如何，這些工具并不能代表一個(gè)獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。 。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件： 中，而不是在你的大腦里。 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。 無(wú)論是 高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效?！? 我所需要的食品一項(xiàng)一項(xiàng)地被記錄下來(lái)。（同時(shí)，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進(jìn)行處理的情況也將隨之膨脹?。? “計(jì)算機(jī)！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包。 高科技產(chǎn)品設(shè)備 現(xiàn)在，你能夠以口述的形式給計(jì)算機(jī)輸入命令，也可以以手寫的方式敲進(jìn)信息。 電子郵件 中國(guó)最大的管理資源中心 第 16 頁(yè) 共 135 頁(yè) 如果你是通過(guò)電子郵件與世界的各個(gè)角落保持聯(lián)系的，那么，你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時(shí)區(qū)域，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。 音頻產(chǎn)品 目前，可以使用的產(chǎn)品包括電話應(yīng)答機(jī)、語(yǔ)音信箱、錄音設(shè)備，如數(shù)碼錄音機(jī)或者微型磁帶錄音機(jī)。 電子記事簿 計(jì)算機(jī)可以用于存儲(chǔ)簡(jiǎn)短信息，以便日后再處理。 書(shū)寫用的紙張或記事簿 活頁(yè)筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標(biāo)準(zhǔn)拍紙本，都可以出色地記錄你靈機(jī)一動(dòng)時(shí)冒出來(lái)的主意、隨意搜羅來(lái)的信息，以及有待處理的事情等。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料： * 實(shí)實(shí)在在的工作籃 * 紙制的記事簿 * 電子記事簿 * 錄音設(shè)備 * 電子郵件 具體的工作籃 標(biāo)準(zhǔn)的塑料框、木制或金屬編織框都是最常見(jiàn)的、用于存放紙制資料的工具。在這里，我們主要講的是，如何確保 一切必要的事情統(tǒng)統(tǒng)得到了收集并且存儲(chǔ)在你大腦之外的某個(gè)地方。如果沒(méi)有一個(gè)可靠的外在體系對(duì)它們進(jìn)行直接的管理，那么， 這些事情必定會(huì)藏匿于你腦中的某個(gè)角落里。然后，你必須定期地清空這些“存儲(chǔ)器”，以確保這個(gè)收集工具可以隨時(shí)隨地取用。當(dāng)然，它還包括所有正在處理的事 中國(guó)最大的管理資源中心 第 15 頁(yè) 共 135 頁(yè) 情，以及那些你已經(jīng)竭盡全力，但只差宣布大功告成的事情了。比如，如果你仍然需要決定某件事是否需要搞定，那么它就是不完善的事物。如：在你書(shū)柜里的記事簿上，某些決策思路遲遲 不能付諸實(shí)施；在你書(shū)桌的抽屜里，某些壞了的小電器需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過(guò)期的雜志 — 這些全都屬于這類“材料”的范疇。但是，與此同時(shí)，你正在從周圍的環(huán)境以及你的大腦里，一刻不停地收集著那些原本不屬于這些區(qū)域的信息。 在你翻閱這本書(shū)時(shí)，許多你必須處理的事情正在處于收集之中。而在將來(lái)的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些事情。因?yàn)橹挥羞@樣，你才能夠開(kāi)始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過(guò)程。在第 4章到第 8章中，你可以看到一個(gè)逐步實(shí)施的方案，它針對(duì)每一階段介紹一個(gè)無(wú)懈可擊的系統(tǒng)，并且附有大量經(jīng)典的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。它將時(shí)時(shí)刻刻地消磨你的精力，阻礙你富有成效地思考那些真正重要的事情。當(dāng)他們坐下來(lái)“開(kāi)列工作清單”時(shí)，大多數(shù)人試圖收集“最重要的事情”，并把它們按照重要程度和先后次序進(jìn)行排序，然而，他們并沒(méi)有擬定任何具體的行動(dòng)方案。顯而易見(jiàn)，我把大部分時(shí)間花在了我應(yīng)該做的事情上?；蛘呶覄倓偮眯谢貋?lái)，需要對(duì)一路上收集和加工好的資料進(jìn)行組織分類。有些時(shí)候，我只想網(wǎng)羅各種信息，不打算立刻決定行動(dòng)計(jì)劃。 我們需要了解這 5 個(gè)階段的發(fā)展歷史，此外，為了使它們的功能發(fā)揮得淋漓盡致，我們還需要運(yùn)用一些有效的技巧和工具。還有一些人建立起了良好的系統(tǒng)，但是沒(méi)能堅(jiān)持回顧和檢查，結(jié)果導(dǎo)致它們無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的功能。雖然很多人收集了大量信息，但是，他們卻沒(méi)有加工或確定需要采取哪些具體的行動(dòng)。我們工作流程的管理包括了 5個(gè)環(huán)節(jié)，因此，除非所有的連接點(diǎn)都緊密地結(jié)合起來(lái)，并且由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)加以維護(hù)，否則，其管理質(zhì)量難以保障。不管怎樣，這就是我們習(xí)以為常的處事方法。 F 我這里所談的知識(shí)是指行動(dòng)中的信息，以及關(guān)注結(jié)果的信息。無(wú)論在什么情況下，我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)都將經(jīng)歷這 5個(gè)階段：（ 1）收集一切引起我們注意力的事情；（ 2 ）加工處理后，確定它 們的實(shí)質(zhì)以及解決方法；（ 3）組織整理得出的結(jié)論；（ 4 ）把它們列為我們行動(dòng)的選擇方案；（ 5）行動(dòng)，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時(shí)添加新事務(wù)。下面的內(nèi)容將 告訴你具體的做法。只有 當(dāng)人們徹底地?cái)[脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗(yàn) 時(shí)，他們才可能認(rèn)識(shí)到自己曾經(jīng)承受著多么大的壓力啊?？掀疹D （ Sally Kempton） 大多數(shù)人都長(zhǎng)期處于這樣或那樣的精神緊張狀態(tài)，由于耗時(shí)持久，他們?nèi)灰庾R(shí)不到這種狀態(tài)的存在。 同一個(gè)在你的大腦中沒(méi)有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務(wù)。坦率地講，一旦把兩件事同時(shí)放入隨機(jī)存儲(chǔ)器就導(dǎo)致了失敗，因?yàn)槟愀緹o(wú)法同時(shí)對(duì)付它們。也就是說(shuō)，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機(jī)處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認(rèn)定，你應(yīng)該自始至終努力完成那件事情。 中國(guó)最大的管理資源中心