【正文】 也許你告訴米歐。通常情況下，如果某項工作的下一步行動是參加這個項目的一個討論會，你只需把它標(biāo)注在日程表里就足夠了。 你的日程表上一般標(biāo)注三種情況： * 在某一個確切的時間里采取的行動； * 在某一個確切的日期里采取的行動； * 在某一個確切的日期里將要獲取的信息。 日程表 提示信息可以分為兩大類：一類是將在某一具體的日期或時間里發(fā)生的事情；另一類是應(yīng)該即刻予以辦理且越早動手越好的事情。 當(dāng)然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時間即可以搞定的工作，也沒有必要記錄已經(jīng)告一段落的事情。 下一步行動的種類 正如同工作流程示意圖所清楚顯示的那樣，下一步行動的決策是最為最礎(chǔ)、最重要的一個環(huán)節(jié)。特別是當(dāng)你正在處理一件熱門的工程時，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時后一種方法便大顯身手了。如果你擁有一個運行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時可以調(diào)用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡便易行的組織管理方法。惟一的區(qū)別是，對于那些處于實施階段的工作項目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動。當(dāng)你著手處理各種各樣的工作時，你所需要的一切詳情細(xì)目、計劃、輔助資料都應(yīng)該分門別類地存放于獨立的文件夾中，也可以存入計算機的文件里、筆記本中或者活頁文件夾中。它指導(dǎo)我們所采取的每一步行動將能夠沿著正確的方向推進(jìn)。這些情況基本上與你最初所設(shè)想的結(jié)局相吻合，這時你就大功告成了。 事實上，你并沒有真正地動手去落實任何一項工作，只是啟動了一些相關(guān)的活動。你只需把它們列在一張主清單上，以便經(jīng)常地查閱它們就足夠了。另一種提示方法是列出一個包含著所有懸而未決問題的清單。我之所以如此下定義，其根據(jù)是：如果采取一個行動不足以完成一項工作的話，那么，你就需要在地上立起一個木樁，提醒自己還有事情尚未處理。這就意味著你的“工作”清單中會出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情?！保┘瓤梢员４嬖跁嫘问降膫渫浳募A中，也可以存放在書面形式或者計算機程序中的日程表內(nèi)。比如，我們可以把當(dāng)前的工作清單列入每天的工作計劃中，也可以使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也可以在標(biāo)注為“工作清單”的文件夾中找到它們。當(dāng)我談到“清單”時，我僅僅是指人們可以經(jīng)常查閱到的某一組提示信息。在管理那些能夠解決掉的事情時，你需要一張工作任務(wù)清單、一個保存工作計劃和資料的存儲器或文件夾、一個日程表、一張下一步行動的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。 對于那些不可能采取行動的事務(wù)來說，它們可以劃分為垃圾、孵化工具和參考資料存儲器。綜合在一起，它們就構(gòu)成了一個完整的系統(tǒng)。 如果處理的時間超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時，你不得不推遲行動，把它記錄在某一個或者多個“下一個行動”的清單上。 如果處理這件事情需要花費的時間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否就是解決這個問題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個合適的人員去辦理。 如果你能夠在不到2分鐘的時間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實。這些提示信息將使你的個人管理系統(tǒng)獲益良多。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫管理軟件的情況。 * 起草有關(guān)預(yù)算會議議程的想法。 做事情時，并不需要花費很多氣力，但是在決策行動時，卻要求投入大量的精力。 下一步行動是什么？ 對于你所進(jìn)行的任何收集工作來說，這都是一個關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。每周回顧一下這個工作清單將會幫助你回憶起這個尚未解決的問題。 面對每一件需要處理的信息時，你必須作出兩個方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項工作…… 你必須在一個“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。 需要采取行動 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。就目前而言，你所需要的是一個對付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵，一個用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。 3 .該信息具有潛在的利用價值，今后也許能夠派上用場（參考）。 不需要采取行動 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。 這是一件什么事情？ 這不是一個愚蠢的問題。 在后面的章節(jié)里，我將針對這個過程的每一個環(huán)節(jié)詳細(xì)地對你進(jìn)行指導(dǎo)。此外，你必須以下一步行動的決策為依據(jù)，對即將采取的行動進(jìn)行組織管理。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯誤地動手管理那些不完整的“材料”?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動和信息分門別類地逐個確定，并存入了一個看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個接一個的會議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時不必立即動手完成這些工作呢？ 加工處理. 對于參加這個課程的所有人來說，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對每一項工作進(jìn)行思考，最終清空他們的收集工具。令人遺憾的是，當(dāng)這個體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過一整屏?xí)r，這個安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。對于很多人來說，工作籃是存儲和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。不清理你的工作籃，簡直就如同擁有一個從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個因素是顯而易見的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個裝滿雜亂資料的倉庫。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時，卻最為積極主動。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時，你也許會注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時產(chǎn)生的。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個角落里。 對于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過多并不會成為一個問題；對于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實實在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機會。由于你希望獲取的信息可能從任何一個地方鉆出來，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時隨地發(fā)揮功效的收集工具。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個極具潛力和使用價值的好主意、妙點子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無法從任何一處獲取任何回報。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機存儲器內(nèi)塞入過多的信息，那么，很可能你會喪失使用和清空這個工作籃的動力。 ，夠用即可。大多數(shù)人確實選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)?？峙拢阍缫呀?jīng)在使用這幾種工具了。在行動管理過程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動添加到我的電子食品清單中，甚至自動完成訂貨和配送的程序?！? “好的，戴維。隨著交流模式越來越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡單易行了。尋呼機和電話也擁有這種功能。這些設(shè)備都可以臨時儲存那些你需要記錄或處理的音頻信息。隨著字符識別技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世，掌上電腦和電子記事簿都可以用來存儲這類信息。哪一種符合你的口味，哪一種滿足你的需要，你就選擇哪一種。其他任何需要分類處理的物品也可以存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有已經(jīng)耗盡了電池的手電筒。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。事實上，即使你沒 有把某項任務(wù)放入你的工作籃，也并不意味著它就不存在。 大致說來，在廣泛的意義上，一切事情都處于人們的收集之 中。 為了正確地管理這些懸而未決的問題，你需要把這個清單暫時放入一個“存儲器”中，直到你能夠抽出時間來思考一下它們到底都是一些什么樣的問題，你打算怎樣解決。這包括你全部的“我將要……”、所有那些你已經(jīng)決定實施但尚未采取行動的事情。 一旦你給某一事物貼上“需要”或者“應(yīng)當(dāng)”的標(biāo)簽，它就變成了一件未完成的工作。即使它們不會像電子郵件那樣一目了然，這類“材料”仍然需要某種解決方法。信箱里收到了新的郵件，工作中增添了新的備忘錄，計算機向你提示新的電子郵件已經(jīng)到達(dá)，語音信箱里積聚著來自各方的留言。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號或者代表物，臨時地代表任何個人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識中解放出來，你必須認(rèn)識到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實上，它們只代表著那些你必須處理的事情。 收集. 要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點非常重要。 本章將具體闡述這5個階段的內(nèi)容。但是，如果你認(rèn)為秘書的生日目前“并非那么重要”，因此暫時擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個懸而未決的問題。 許多人無法把工作安排得井井有條，主要原因正是他們試圖一口氣完成這5個階段的工作。還有一些時候，我希望檢查我的工作清單。而有時，我可能只需要為會議準(zhǔn)備一下我的發(fā)言稿。如果不是絕對必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來處理這5個階段將大有收獲。最后，如果這些連接點中出現(xiàn)任何一個薄弱環(huán)節(jié)，決策方案都不可能是最佳的選擇。另一些人一時作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對其結(jié)果的有效管理，從而喪失了思考的價值所在。大多數(shù)人在收集工作中存在著重大的遺漏。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個階段中每一個階段運作方法的余地。德魯克（Peter F. Drucker） 原則上，這個方法極其簡單。 —彼得 我們所認(rèn)知的知識已經(jīng)在行動中證明了自己。 第 2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個階段 如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的這個技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個階段。 你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會的。就像萬有引力無時不 在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在。 —薩莉就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。對于任何你應(yīng)該去解決掉的問題，大腦都會破譯為你應(yīng)該立刻投入辦理。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。最徒勞無益的做法是：事情毫無進(jìn)展，而壓力陡然激增。它們從你大腦中的隨機存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。他們時常感到心神不寧、坐臥不定，正是因為在他們內(nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。你每一次只能考慮兩三件事情。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個人計算機中的隨機存儲器。你的大腦會緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。 你沒有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對它情有獨鐘。我應(yīng)該已經(jīng)對方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄茫⒁砸环N可靠的方式獲取了結(jié)果。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時，才會開始草擬工作清單。 我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個階段時，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。這一方法適用于一切事務(wù)—重大事件或者微不足道的小事，個人的私事或者工作中的問題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無一例外。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。同時，適度的工作計劃能夠使你清楚地認(rèn)識到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。 橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息—你們將去哪里，什么時候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個日期，在那天給一位顧客打一個電話。你也許會對自己在僅僅一天的時間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時及時地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。“橫向的”控制保證了所有行動都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測。