【正文】 也許你告訴米歐奇奧星期五會(huì)給她打電話，問(wèn)。通常情況下，如果某項(xiàng)工作的下一步行動(dòng)是參加這個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)討論會(huì)，你只需把它標(biāo)注在日程表里就足夠了。 你的日程表上一般標(biāo)注三種情況： * 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)； * 在某一個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)； * 在某一個(gè)確切的日期里將要獲取的信息。 日程表 提示信息可以分為兩大類：一類是將在某一具體的日期或時(shí)間里發(fā)生的事情；另一類是應(yīng)該即刻予以辦理且越早動(dòng)手越好的事情。 當(dāng)然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時(shí)間即可以搞定的工作，也沒(méi)有必要記錄已經(jīng)告一段落的事情。 下一步行動(dòng)的種類 正如同工作流程示意圖所清楚顯示的那樣，下一步行動(dòng)的決策是最為最礎(chǔ)、最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。特別是當(dāng)你正在處理一件熱門的工程時(shí)，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時(shí)后一種方法便大顯身手了。如果你擁有一個(gè)運(yùn)行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時(shí)可以調(diào)用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡(jiǎn)便易行的組織管理方法。惟一的區(qū)別是，對(duì)于那些處于實(shí)施階段的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動(dòng)。當(dāng)你著手處理各種各樣的工作時(shí)，你所需要的一切詳情細(xì)目、計(jì)劃、輔助資料都應(yīng)該分門別類地存放于獨(dú)立的文件夾中，也可以存入計(jì)算機(jī)的文件里、筆記本中或者活頁(yè)文件夾中。它指導(dǎo)我們所采取的每一步行動(dòng)將能夠沿著正確的方向推進(jìn)。這些情況基本上與你最初所設(shè)想的結(jié)局相吻合，這時(shí)你就大功告成了。 事實(shí)上，你并沒(méi)有真正地動(dòng)手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動(dòng)了一些相關(guān)的活動(dòng)。你只需把它們列在一張主清單上，以便經(jīng)常地查閱它們就足夠了。另一種提示方法是列出一個(gè)包含著所有懸而未決問(wèn)題的清單。我之所以如此下定義，其根據(jù)是：如果采取一個(gè)行動(dòng)不足以完成一項(xiàng)工作的話，那么，你就需要在地上立起一個(gè)木樁，提醒自己還有事情尚未處理。這就意味著你的“工作”清單中會(huì)出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情。”）既可以保存在書面形式的備忘錄文件夾中，也可以存放在書面形式或者計(jì)算機(jī)程序中的日程表內(nèi)。比如，我們可以把當(dāng)前的工作清單列入每天的工作計(jì)劃中，也可以使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也可以在標(biāo)注為“工作清單”的文件夾中找到它們。當(dāng)我談到“清單”時(shí)，我僅僅是指人們可以經(jīng)常查閱到的某一組提示信息。在管理那些能夠解決掉的事情時(shí)，你需要一張工作任務(wù)清單、一個(gè)保存工作計(jì)劃和資料的存儲(chǔ)器或文件夾、一個(gè)日程表、一張下一步行動(dòng)的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。 對(duì)于那些不可能采取行動(dòng)的事務(wù)來(lái)說(shuō)，它們可以劃分為垃圾、孵化工具和參考資料存儲(chǔ)器。綜合在一起，它們就構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)。 如果處理的時(shí)間超過(guò)了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時(shí)，你不得不推遲行動(dòng)，把它記錄在某一個(gè)或者多個(gè)“下一個(gè)行動(dòng)”的清單上。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問(wèn)一問(wèn)自己，你是否就是解決這個(gè)問(wèn)題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。 如果你能夠在不到2分鐘的時(shí)間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實(shí)。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的情況。 * 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。 做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動(dòng)時(shí)，卻要求投入大量的精力。 下一步行動(dòng)是什么？ 對(duì)于你所進(jìn)行的任何收集工作來(lái)說(shuō)，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問(wèn)題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問(wèn)題。 面對(duì)每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作…… 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。 需要采取行動(dòng) 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對(duì)付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。 不需要采取行動(dòng) 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。但是，我們還沒(méi)有討論過(guò)這些材料到底是什么，需要做些什么。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問(wèn)題。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。此外，你必須以下一步行動(dòng)的決策為依據(jù)，對(duì)即將采取的行動(dòng)進(jìn)行組織管理。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動(dòng)手管理那些不完整的“材料”。現(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動(dòng)和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。讓我們一起來(lái)看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時(shí)不必立即動(dòng)手完成這些工作呢？ 加工處理. 對(duì)于參加這個(gè)課程的所有人來(lái)說(shuō)，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考，最終清空他們的收集工具。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過(guò)一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，工作籃是存儲(chǔ)和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對(duì)付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時(shí)。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。不清理你的工作籃，簡(jiǎn)直就如同擁有一個(gè)從來(lái)沒(méi)有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購(gòu)買新的垃圾桶，來(lái)盛放你所有的垃圾。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問(wèn)題時(shí)，卻最為積極主動(dòng)。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時(shí)，你也許會(huì)注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時(shí)產(chǎn)生的。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。 對(duì)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過(guò)多并不會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題；對(duì)于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會(huì)。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無(wú)論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個(gè)極具潛力和使用價(jià)值的好主意、妙點(diǎn)子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無(wú)法從任何一處獲取任何回報(bào)。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)塞入過(guò)多的信息，那么，很可能你會(huì)喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動(dòng)力。 ，夠用即可。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。恐怕，你早已經(jīng)在使用這幾種工具了。在行動(dòng)管理過(guò)程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序。” “好的，戴維。隨著交流模式越來(lái)越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無(wú)線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡(jiǎn)單易行了。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。隨著字符識(shí)別技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世，掌上電腦和電子記事簿都可以用來(lái)存儲(chǔ)這類信息。哪一種符合你的口味，哪一種滿足你的需要，你就選擇哪一種。其他任何需要分類處理的物品也可以存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有已經(jīng)耗盡了電池的手電筒。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。事實(shí)上，即使你沒(méi) 有把某項(xiàng)任務(wù)放入你的工作籃，也并不意味著它就不存在。 大致說(shuō)來(lái)，在廣泛的意義上，一切事情都處于人們的收集之 中。 為了正確地管理這些懸而未決的問(wèn)題，你需要把這個(gè)清單暫時(shí)放入一個(gè)“存儲(chǔ)器”中，直到你能夠抽出時(shí)間來(lái)思考一下它們到底都是一些什么樣的問(wèn)題，你打算怎樣解決。這包括你全部的“我將要……”、所有那些你已經(jīng)決定實(shí)施但尚未采取行動(dòng)的事情。 一旦你給某一事物貼上“需要”或者“應(yīng)當(dāng)”的標(biāo)簽，它就變成了一件未完成的工作。即使它們不會(huì)像電子郵件那樣一目了然，這類“材料”仍然需要某種解決方法。信箱里收到了新的郵件，工作中增添了新的備忘錄，計(jì)算機(jī)向你提示新的電子郵件已經(jīng)到達(dá)，語(yǔ)音信箱里積聚著來(lái)自各方的留言。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)地代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識(shí)中解放出來(lái)，你必須認(rèn)識(shí)到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的事情。 收集. 要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。 本章將具體闡述這5個(gè)階段的內(nèi)容。但是，如果你認(rèn)為秘書的生日目前“并非那么重要”，因此暫時(shí)擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問(wèn)題。 許多人無(wú)法把工作安排得井井有條，主要原因正是他們?cè)噲D一口氣完成這5個(gè)階段的工作。還有一些時(shí)候，我希望檢查我的工作清單。而有時(shí)，我可能只需要為會(huì)議準(zhǔn)備一下我的發(fā)言稿。如果不是絕對(duì)必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來(lái)處理這5個(gè)階段將大有收獲。最后，如果這些連接點(diǎn)中出現(xiàn)任何一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，決策方案都不可能是最佳的選擇。另一些人一時(shí)作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對(duì)其結(jié)果的有效管理，從而喪失了思考的價(jià)值所在。大多數(shù)人在收集工作中存在著重大的遺漏。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地。德魯克（Peter F. Drucker） 原則上，這個(gè)方法極其簡(jiǎn)單。 —彼得 我們所認(rèn)知的知識(shí)已經(jīng)在行動(dòng)中證明了自己。 第 2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段 如何掌握既輕松又不失控的知識(shí)工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。 你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會(huì)的。就像萬(wàn)有引力無(wú)時(shí)不 在，以至于感受萬(wàn)有引力的人們甚至意識(shí)不到壓力的存在。 —薩莉就這樣，無(wú)孔不入的壓力一下子冒了出來(lái)，而造成它的原因我們就不得而知了。對(duì)于任何你應(yīng)該去解決掉的問(wèn)題，大腦都會(huì)破譯為你應(yīng)該立刻投入辦理。大腦中從來(lái)就不存在過(guò)去或者將來(lái)的概念。最徒勞無(wú)益的做法是：事情毫無(wú)進(jìn)展，而壓力陡然激增。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲(chǔ)器里一躍而起，沖著你大吼大叫。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無(wú)時(shí)無(wú)刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。你每一次只能考慮兩三件事情。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒(méi)有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲(chǔ)器。你的大腦會(huì)緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。 你沒(méi)有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對(duì)它情有獨(dú)鐘。我應(yīng)該已經(jīng)對(duì)方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獲取了結(jié)果。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會(huì)開始草擬工作清單。 我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來(lái)平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。這一方法適用于一切事務(wù)—重大事件或者微不足道的小事，個(gè)人的私事或者工作中的問(wèn)題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無(wú)一例外。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。同時(shí)，適度的工作計(jì)劃能夠使你清楚地認(rèn)識(shí)到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。 橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息—你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對(duì)部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過(guò)渡到另一件。“橫向的”控制保證了所有行動(dòng)都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對(duì)你周圍的一切事物進(jìn)行掃描