【正文】 現(xiàn)在，就開(kāi)始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。 僅僅懷有對(duì)前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來(lái)。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開(kāi)始鎖定這一信息—你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對(duì)部門(mén)進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。這一方法適用于一切事務(wù)—重大事件或者微不足道的小事，個(gè)人的私事或者工作中的問(wèn)題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無(wú)一例外。我應(yīng)該已經(jīng)對(duì)方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獲取了結(jié)果。你每一次只能考慮兩三件事情。最徒勞無(wú)益的做法是：事情毫無(wú)進(jìn)展，而壓力陡然激增。 —薩莉 我們所認(rèn)知的知識(shí)已經(jīng)在行動(dòng)中證明了自己。大多數(shù)人在收集工作中存在著重大的遺漏。而有時(shí)，我可能只需要為會(huì)議準(zhǔn)備一下我的發(fā)言稿。 本章將具體闡述這5個(gè)階段的內(nèi)容。信箱里收到了新的郵件，工作中增添了新的備忘錄，計(jì)算機(jī)向你提示新的電子郵件已經(jīng)到達(dá)，語(yǔ)音信箱里積聚著來(lái)自各方的留言。 為了正確地管理這些懸而未決的問(wèn)題，你需要把這個(gè)清單暫時(shí)放入一個(gè)“存儲(chǔ)器”中，直到你能夠抽出時(shí)間來(lái)思考一下它們到底都是一些什么樣的問(wèn)題，你打算怎樣解決。其他任何需要分類處理的物品也可以存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有已經(jīng)耗盡了電池的手電筒。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能?？峙?，你早已經(jīng)在使用這幾種工具了。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無(wú)法從任何一處獲取任何回報(bào)。 對(duì)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過(guò)多并不會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題；對(duì)于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會(huì)。芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見(jiàn)的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，工作籃是存儲(chǔ)和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對(duì)付像某些書(shū)面形式的資料和電子郵件一類的信息時(shí)?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動(dòng)和信息分門(mén)別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見(jiàn)、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問(wèn)題。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問(wèn)題。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的情況。 如果處理的時(shí)間超過(guò)了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時(shí)，你不得不推遲行動(dòng)，把它記錄在某一個(gè)或者多個(gè)“下一個(gè)行動(dòng)”的清單上。當(dāng)我談到“清單”時(shí)，我僅僅是指人們可以經(jīng)常查閱到的某一組提示信息。我之所以如此下定義，其根據(jù)是：如果采取一個(gè)行動(dòng)不足以完成一項(xiàng)工作的話，那么，你就需要在地上立起一個(gè)木樁，提醒自己還有事情尚未處理。這些情況基本上與你最初所設(shè)想的結(jié)局相吻合，這時(shí)你就大功告成了。如果你擁有一個(gè)運(yùn)行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時(shí)可以調(diào)用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡(jiǎn)便易行的組織管理方法。 日程表 提示信息可以分為兩大類：一類是將在某一具體的日期或時(shí)間里發(fā)生的事情；另一類是應(yīng)該即刻予以辦理且越早動(dòng)手越好的事情。也許你告訴米歐。 當(dāng)然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時(shí)間即可以搞定的工作，也沒(méi)有必要記錄已經(jīng)告一段落的事情。惟一的區(qū)別是，對(duì)于那些處于實(shí)施階段的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動(dòng)。 事實(shí)上，你并沒(méi)有真正地動(dòng)手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動(dòng)了一些相關(guān)的活動(dòng)。這就意味著你的“工作”清單中會(huì)出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情。在管理那些能夠解決掉的事情時(shí)，你需要一張工作任務(wù)清單、一個(gè)保存工作計(jì)劃和資料的存儲(chǔ)器或文件夾、一個(gè)日程表、一張下一步行動(dòng)的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問(wèn)一問(wèn)自己，你是否就是解決這個(gè)問(wèn)題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。 * 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。 面對(duì)每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作…… 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。 不需要采取行動(dòng) 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問(wèn)題時(shí)，卻最為積極主動(dòng)。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)塞入過(guò)多的信息，那么，很可能你會(huì)喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動(dòng)力。在行動(dòng)管理過(guò)程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。這包括你全部的“我將要……”、所有那些你已經(jīng)決定實(shí)施但尚未采取行動(dòng)的事情。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)地代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。但是，如果你認(rèn)為秘書(shū)的生日目前“并非那么重要”，因此暫時(shí)擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問(wèn)題。如果不是絕對(duì)必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來(lái)處理這5個(gè)階段將大有收獲。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地。 第 2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段 如何掌握既輕松又不失控的知識(shí)工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。就這樣，無(wú)孔不入的壓力一下子冒了出來(lái)，而造成它的原因我們就不得而知了。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲(chǔ)器里一躍而起，沖著你大吼大叫。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒(méi)有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲(chǔ)器。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開(kāi)始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。你將發(fā)現(xiàn)，本書(shū)中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過(guò)渡到另一件。 我接觸過(guò)許多主管經(jīng)理，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。然而問(wèn)題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶帧? —希臘諺語(yǔ) 在培訓(xùn)成千上萬(wàn)名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問(wèn)題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。真正的問(wèn)題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。 然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。 在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡(jiǎn)直是一堆根本無(wú)法完成的工作，毫無(wú)章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽(tīng)到過(guò)的最生動(dòng)形象的描述了。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無(wú)法加以控制。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識(shí)中浮現(xiàn)出來(lái)。因此，許多人都對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒?！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問(wèn)題。當(dāng)然，事情還沒(méi)有結(jié)束呢。 現(xiàn)在，請(qǐng)寫(xiě)下為了推動(dòng)事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動(dòng)是什么。 檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 我建議，你拿筆記下來(lái)目前盤(pán)踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。 任何沒(méi)有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都?huì)盤(pán)踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問(wèn)題。即使那些并沒(méi)有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了如何更加有效地對(duì)生活中“懸而未決的問(wèn)題”加以控制，毫無(wú)疑問(wèn)，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)呈現(xiàn)出明顯的改觀。很可能你當(dāng)時(shí)感覺(jué)自己完全能夠控制一切，絲毫沒(méi)有緊張的感覺(jué)。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來(lái)。蕩秋千就是這樣一種到達(dá)了的境界。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過(guò)的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。 在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個(gè)人都可能獲得這種狀態(tài)。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來(lái)節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡(jiǎn)。 關(guān)注價(jià)值觀并不會(huì)使你的生活變得簡(jiǎn)單。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來(lái)。 狂風(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。我們不 得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨 一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。由于工作職責(zé)很可能既無(wú)明確的限制，又無(wú)特定的形式，因此，如果你有機(jī)會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。德魯克（P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識(shí)工作”（k n o w l e d g e work ）。在僅僅一周的時(shí)間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見(jiàn)。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場(chǎng)。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 （paradigm shift ）。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。你早已經(jīng)掌 握了如何關(guān)注問(wèn)題，如何把它們記錄下來(lái)，如何判定成果和行為， 以及如何回顧各種選擇并作出決定。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式 提出了這些方法論。 我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這個(gè)信息，同時(shí)在學(xué)校也 存在著這種需求。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長(zhǎng)旅途中，沒(méi)有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會(huì)、一流的個(gè)人計(jì)劃手冊(cè)或者個(gè)人使命的宣言，可以簡(jiǎn)化你的工作或者代替你作出選擇。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題。同時(shí)擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。第8章 檢查階段：回過(guò)頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。339 / 339盡管去做 —無(wú)壓工作的藝術(shù) ［美］戴維第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。第13章 竅門(mén)3：關(guān)注結(jié)果沒(méi)有明確任務(wù)的展望充其量只是一個(gè)夢(mèng)想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間 和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。根據(jù)2 0多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我可以斷言，沒(méi)有一種萬(wàn)能的解決方案。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在工作臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我們急需積極而正確的工作標(biāo) 準(zhǔn)，來(lái)吸引和挽留精英和奇才們。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。此外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng) 建議都是簡(jiǎn)單易行的，根本沒(méi)有涉及任何的新技能。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來(lái)清新的變化。為推動(dòng)這一方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門(mén)。 問(wèn)題：新的要求，匱乏的資源. 這些日子以來(lái)，幾乎我遇到的每個(gè)人都感嘆自己要處理的事情過(guò)于繁多，而且總是缺乏足夠的時(shí)間來(lái)一一搞定。僅僅在2 0世紀(jì)的后5 0年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工