【正文】 而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進抽屜中。所有紙制資料文件也應該井然有序地放進工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個角落里。 隨著生活和工作變得日益復雜煩瑣，采用標準的工具和手段來捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。比如，當事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時，你也許會注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時產生的。如果能夠把你的思考能力與高品質的存儲工具結合起來，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時，卻最為積極主動。 —達芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個因素是顯而易見的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個裝滿雜亂資料的倉庫。這并不意味著你必須處理存放在語音信箱、電子郵箱或任務中的全部內容；其實，它僅僅要求你把信息從存儲器中取出來，判定這些東西的實質是什么，以及應該采取什么樣的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡直就如同擁有一個從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動管理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當你無法即時即刻地處理某些事情，但同時又感到必須采取一定的措施時，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來是一個簡單易行的解決辦法。對于很多人來說，工作籃是存儲和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時。至少，他們知道在某個地方存有一些東西，可以給他們提個醒。令人遺憾的是，當這個體系陷入失控狀態(tài)，或者當積存的電子郵件多得超過一整屏時，這個安全網絡就崩潰了。 當你掌握了下一個階段的技巧，學會如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務時，“工作籃”就可以恢復其最初的功能了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時不必立即動手完成這些工作呢？ 加工處理. 對于參加這個課程的所有人來說，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M，恐怕就是指導他們按部就班地針對每一項工作進行思考，最終清空他們的收集工具。當我與在某家環(huán)球公司的一個主要部門經理共同處理了她所開列出的工作任務表以后，她坐在那里，對我肅然起敬。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個接一個的會議，而這種做法本身已經使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗到了前所未有的一種輕松。現(xiàn)在，我們已經把她需要提醒的行動和信息分門別類地逐個確定，并存入了一個看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 對于你的每一封電子和語音郵件、每一條備忘錄或者每一個自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢？這是行動管理過程中的一個組成要素，它構成了你個人組織管理體系的基礎。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯誤地動手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動的決策為依據，對即將采取的行動進行組織管理。整個過程—加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹型分析圖的主干部分。 在后面的章節(jié)里，我將針對這個過程的每一個環(huán)節(jié)詳細地對你進行指導。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時，從你的任務籃中選擇一個工作表，或者拿出一摞資料，對一些項目進行評估。 這是一件什么事情？ 這不是一個愚蠢的問題。我們已經討論過“材料”了，也談論了收集工具。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務，而這些內容往往容易從我們的個人管理體系中溜掉，是不是應該想想辦法、加以解決呢？當我們收到人力資源部門轉發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時，我們又應該怎么處理呢？我曾經從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價值的信息，這僅僅是由于客戶當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步決策的重要性。 后面的行動盡快解決日程表在某一具體時間內處理等待讓別人去處理指派給別人否是工作計劃行動時備查工作（策劃）2分鐘能否搞定下一步行動是什么 參考資料（需要時可?。砟硶r/也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 延遲實施可以垃圾不可以可否付諸行動是什么工作工作籃“材料” 是否需要采取行動呢？ 對于這個問題有兩種回答：是和不是。 不需要采取行動 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 2 .目前沒有采取行動的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 3 .該信息具有潛在的利用價值，今后也許能夠派上用場（參考）。 人們可以對這三類信息進行管理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個對付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵，一個用于記錄處于醞釀階段事務的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 需要采取行動 這一類信息要求我們進行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務活動；或者你任務籃中的一個備忘錄提醒你同集團的副總裁會面，就某一個新設立的重要項目雇請顧問的事宜進行磋商。 面對每一件需要處理的信息時，你必須作出兩個方面的決定： ？需要達到什么樣的結果？ ？ 如果是關于一項工作…… 你必須在一個“工作”清單中體 現(xiàn)出其結果。這如同在地上樹起一個樹樁，提醒你一個懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個工作清單將會幫助你回憶起這個尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項工作或者把它徹底地消滅掉。 下一步行動是什么？ 對于你所進行的任何收集工作來說，這都是一個關鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實質性的組織管理內容?！跋乱徊叫袆印笔侵改切┍仨毟吨T實施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標前行。 做事情時，并不需要花費很多氣力，但是在決策行動時，卻要求投入大量的精力。 下面是幾個下一步行動方案的實例： * 給弗雷德打個電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號碼。 * 起草有關預算會議議程的想法。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 * 從因特網上了解一下數(shù)據庫管理軟件的情況。 這些都是一些需要實實在在地發(fā)生的、真實而具體的活動。這些提示信息將使你的個人管理系統(tǒng)獲益良多。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選擇： 1. 處理這件事。 如果你能夠在不到2分鐘的時間內就搞定它，那么，一旦這項工作被確定，你就應該立刻著手落實。2. 把這件事指派給別人去處理。 如果處理這件事情需要花費的時間不止2分鐘，那么，你應該問一問自己，你是否就是解決這個問題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個合適的人員去辦理。3. 延遲處理。 如果處理的時間超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時，你不得不推遲行動，把它記錄在某一個或者多個“下一個行動”的清單上。 組織管理. 在工作流程圖的外環(huán)中，有8個自成體系的結構，這就是你的 “材料”經過加工處理以后，引導出來的提示信息和內容。綜合在一起，它們就構成了一個完整的系統(tǒng)。這個系統(tǒng)可以處理你分內的工作，或者接納隨時可能增添進來的新內容。 對于那些不可能采取行動的事務來說，它們可以劃分為垃圾、孵化工具和參考資料存儲器。如果某件事不需要立即采取行動，你可以把它輕輕地拋進垃圾桶，或者“存入備忘錄”以備日后再次評估，或者歸檔保存起來以便今后需要參閱時能夠及時地選取。在管理那些能夠解決掉的事情時，你需要一張工作任務清單、一個保存工作計劃和資料的存儲器或文件夾、一個日程表、一張下一步行動的提示清單，以及一張你所期待的回復信息的提示清單。 所有這些資料都應該分門別類地存放在一些棱角分明的器皿中。當我談到“清單”時，我僅僅是指人們可以經常查閱到的某一組提示信息。這些清單既可以保存在備忘錄手冊中，也可以放進計算機程序中，甚至還能夠出現(xiàn)在那些獨立收錄資料的文件夾中。比如，我們可以把當前的工作清單列入每天的工作計劃中，也可以使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也可以在標注為“工作清單”的文件夾中找到它們。孵化器提示信息（如“3月1日后，與我的會計師聯(lián)系，約定一次會面。”）既可以保存在書面形式的備忘錄文件夾中，也可以存放在書面形式或者計算機程序中的日程表內。 工作任務 我是這樣給工作下定義的：任何一個由幾個步驟構成的我們所期待的結果。這就意味著你的“工作”清單中會出現(xiàn)一些相當細小瑣碎的事情。而在一般的情況下，你根本不會將它們稱為工作。我之所以如此下定義，其根據是：如果采取一個行動不足以完成一項工作的話，那么，你就需要在地上立起一個木樁，提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有一個替代符號隨時隨地地給你提個醒，這件事情很有可能將會滑落到隨機存儲器里。另一種提示方法是列出一個包含著所有懸而未決問題的清單。 “工作”清單的部分范例 安排新的董事會成員 研發(fā)合資生產錄像機的項目 8月份的度假安排 制作一個新的培訓光盤 為非現(xiàn)場聆訊會安排人員 確定明年學術研究會的日程安排 出版書籍 組織一個小時左右的重要講話 完成計算機升級 演講 更新遺囑 熟悉視頻會議的操作 決定預算規(guī)程 敲定一個新產品生產線 簽署一個雇傭協(xié)議 了解新的聯(lián)絡管理軟件 在后院安裝新的照明燈 找到《財富》雜志的再版文章 與南美的代表正式建立合作關系 尋找一位公關人員 制定雇員政策和工作程序 在新果園里種一些植物 為起居室添置一把新的靠椅 這些工作不需要按照某一種特殊的順序進行排列。你只需把它們列在一張主清單上，以便經常地查閱它們就足夠了。這將確保你針對每一項任務制定出恰當?shù)男袆臃桨浮? 事實上，你并沒有真正地動手去落實任何一項工作，只是啟動了一些相關的活動。當你經歷了足夠多的正確步驟以后，也就順理成章地創(chuàng)造出了某些局面。這些情況基本上與你最初所設想的結局相吻合，這時你就大功告成了。實際上，這個工作清單就是一個放在我們面前的各種終點線的匯編手冊。它指導我們所采取的每一步行動將能夠沿著正確的方向推進。 工作的輔助性資料 在工作中，你會積累大量的相關資料，希望按照主題、話題或者工作名稱分別進行歸納管理，“工作”清單僅僅是一個索引。當你著手處理各種各樣的工作時，你所需要的一切詳情細目、計劃、輔助資料都應該分門別類地存放于獨立的文件夾中，也可以存入計算機的文件里、筆記本中或者活頁文件夾中。 輔助性資料及參考資料的文件夾 一旦你把工作的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時，你會發(fā)現(xiàn)，它們幾乎與你的參考資料一模一樣，而且也可以同參考資料一道保存在同一個系統(tǒng)中（例如，一個有關“婚禮”的文件可以保存在一個一般性參考資料文件夾中）。惟一的區(qū)別是，對于那些處于實施階段的工作項目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導我們判定一切必要的行動。 通常，我建議人們在自己的視線之外保存他們的輔助性資料。如果你擁有一個運行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時可以調用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡便易行的組織管理方法。盡管也有一些時候，把資料放在你的面前，抬眼便可以看到，這種做法會更加方便快捷。特別是當你正在處理一件熱門的工程時，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時后一種方法便大顯身手了。在這種情況下，把這類“懸而未決”的文書資料存放在伸手可及的、鋼絲編制的文件筐里，或者一摞疊起堆放的抽屜中，不失為一種實用的選擇。 下一步行動的種類 正如同工作流程示意圖所清楚顯示的那樣，下一步行動的決策是最為最礎、最重要的一個環(huán)節(jié)。對于每一個懸而未決的問題，下一步的舉措應該都是那些可以一目了然的具體行動。 當然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時間即可以搞定的工作，也沒有必要記錄已經告一段落的事情。需要緊追不放的是那些將在某一個特定時間或日期里將要發(fā)生的事情 （把它們記入你的日程表中）；那些處理得越快越好的事情（把它們添加到你的 “下一步行動”的清單中）；以及所有你等待其他人去辦理的事情（把這些填入“等候”目錄中去）。 日程表 提示信息可以分為兩大類：一類是將在某一具體的日期或時間里發(fā)生的事情；另一類是應該即刻予以辦理且越早動手越好的事情。第一類事情可以委托給你的日程表。 你的日程表上一般標注三種情況： * 在某一個確切的時間里采取的行動； * 在某一個確切的日期里采取的行動； * 在某一個確切的日期里將要獲取的信息。 在某一個確切的時間里采取的行動 這其實是給約會起了一個花里胡哨的別名。通常情況下，如果某項工作的下一步行動是參加這個項目的一個討論會，你只需把它標注在日程表里就足夠了。 在某一個確切日期里采取的行動 一些事情需要在某一個特定的日子里搞定，但不一定非得苛求于某一個確定的時間段。也許你