【正文】 而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。 隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)的工具和手段來捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時(shí)，你也許會注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時(shí)產(chǎn)生的。如果能夠把你的思考能力與高品質(zhì)的存儲工具結(jié)合起來，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時(shí)，卻最為積極主動。 —達(dá)芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見的：如果不清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉庫。這并不意味著你必須處理存放在語音信箱、電子郵箱或任務(wù)中的全部內(nèi)容；其實(shí)，它僅僅要求你把信息從存儲器中取出來，判定這些東西的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么樣的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡直就如同擁有一個(gè)從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動管理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當(dāng)你無法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來是一個(gè)簡單易行的解決辦法。對于很多人來說，工作籃是存儲和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時(shí)。至少，他們知道在某個(gè)地方存有一些東西，可以給他們提個(gè)醒。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。 當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段的技巧，學(xué)會如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時(shí)，“工作籃”就可以恢復(fù)其最初的功能了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時(shí)不必立即動手完成這些工作呢？ 加工處理. 對于參加這個(gè)課程的所有人來說，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考，最終清空他們的收集工具。當(dāng)我與在某家環(huán)球公司的一個(gè)主要部門經(jīng)理共同處理了她所開列出的工作任務(wù)表以后，她坐在那里，對我肅然起敬。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會議，而這種做法本身已經(jīng)使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 對于你的每一封電子和語音郵件、每一條備忘錄或者每一個(gè)自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢？這是行動管理過程中的一個(gè)組成要素，它構(gòu)成了你個(gè)人組織管理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動的決策為依據(jù)，對即將采取的行動進(jìn)行組織管理。整個(gè)過程—加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹型分析圖的主干部分。 在后面的章節(jié)里，我將針對這個(gè)過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對你進(jìn)行指導(dǎo)。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè)工作表，或者拿出一摞資料，對一些項(xiàng)目進(jìn)行評估。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問題。我們已經(jīng)討論過“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ?。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。 后面的行動盡快解決日程表在某一具體時(shí)間內(nèi)處理等待讓別人去處理指派給別人否是工作計(jì)劃行動時(shí)備查工作（策劃）2分鐘能否搞定下一步行動是什么 參考資料（需要時(shí)可取）將來某時(shí)/也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 延遲實(shí)施可以垃圾不可以可否付諸行動是什么工作工作籃“材料” 是否需要采取行動呢？ 對于這個(gè)問題有兩種回答：是和不是。 不需要采取行動 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 2 .目前沒有采取行動的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場（參考）。 人們可以對這三類信息進(jìn)行管理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日程表。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 需要采取行動 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動；或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請顧問的事宜進(jìn)行磋商。 面對每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作…… 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹起一個(gè)樹樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。 下一步行動是什么？ 對于你所進(jìn)行的任何收集工作來說，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。“下一步行動”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標(biāo)前行。 做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動時(shí)，卻要求投入大量的精力。 下面是幾個(gè)下一步行動方案的實(shí)例： * 給弗雷德打個(gè)電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號碼。 * 起草有關(guān)預(yù)算會議議程的想法。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫管理軟件的情況。 這些都是一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選擇： 1. 處理這件事。 如果你能夠在不到2分鐘的時(shí)間內(nèi)就搞定它，那么，一旦這項(xiàng)工作被確定，你就應(yīng)該立刻著手落實(shí)。2. 把這件事指派給別人去處理。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問一問自己，你是否就是解決這個(gè)問題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。3. 延遲處理。 如果處理的時(shí)間超過了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時(shí)，你不得不推遲行動，把它記錄在某一個(gè)或者多個(gè)“下一個(gè)行動”的清單上。 組織管理. 在工作流程圖的外環(huán)中，有8個(gè)自成體系的結(jié)構(gòu)，這就是你的 “材料”經(jīng)過加工處理以后，引導(dǎo)出來的提示信息和內(nèi)容。綜合在一起，它們就構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)可以處理你分內(nèi)的工作，或者接納隨時(shí)可能增添進(jìn)來的新內(nèi)容。 對于那些不可能采取行動的事務(wù)來說，它們可以劃分為垃圾、孵化工具和參考資料存儲器。如果某件事不需要立即采取行動，你可以把它輕輕地拋進(jìn)垃圾桶，或者“存入備忘錄”以備日后再次評估，或者歸檔保存起來以便今后需要參閱時(shí)能夠及時(shí)地選取。在管理那些能夠解決掉的事情時(shí)，你需要一張工作任務(wù)清單、一個(gè)保存工作計(jì)劃和資料的存儲器或文件夾、一個(gè)日程表、一張下一步行動的提示清單，以及一張你所期待的回復(fù)信息的提示清單。 所有這些資料都應(yīng)該分門別類地存放在一些棱角分明的器皿中。當(dāng)我談到“清單”時(shí)，我僅僅是指人們可以經(jīng)常查閱到的某一組提示信息。這些清單既可以保存在備忘錄手冊中，也可以放進(jìn)計(jì)算機(jī)程序中，甚至還能夠出現(xiàn)在那些獨(dú)立收錄資料的文件夾中。比如，我們可以把當(dāng)前的工作清單列入每天的工作計(jì)劃中，也可以使之顯示在掌上電腦中“需要完成”的目錄下，或者也可以在標(biāo)注為“工作清單”的文件夾中找到它們。孵化器提示信息（如“3月1日后，與我的會計(jì)師聯(lián)系，約定一次會面?！保┘瓤梢员４嬖跁嫘问降膫渫浳募A中，也可以存放在書面形式或者計(jì)算機(jī)程序中的日程表內(nèi)。 工作任務(wù) 我是這樣給工作下定義的：任何一個(gè)由幾個(gè)步驟構(gòu)成的我們所期待的結(jié)果。這就意味著你的“工作”清單中會出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情。而在一般的情況下，你根本不會將它們稱為工作。我之所以如此下定義，其根據(jù)是：如果采取一個(gè)行動不足以完成一項(xiàng)工作的話，那么，你就需要在地上立起一個(gè)木樁，提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有一個(gè)替代符號隨時(shí)隨地地給你提個(gè)醒，這件事情很有可能將會滑落到隨機(jī)存儲器里。另一種提示方法是列出一個(gè)包含著所有懸而未決問題的清單。 “工作”清單的部分范例 安排新的董事會成員 研發(fā)合資生產(chǎn)錄像機(jī)的項(xiàng)目 8月份的度假安排 制作一個(gè)新的培訓(xùn)光盤 為非現(xiàn)場聆訊會安排人員 確定明年學(xué)術(shù)研究會的日程安排 出版書籍 組織一個(gè)小時(shí)左右的重要講話 完成計(jì)算機(jī)升級 演講 更新遺囑 熟悉視頻會議的操作 決定預(yù)算規(guī)程 敲定一個(gè)新產(chǎn)品生產(chǎn)線 簽署一個(gè)雇傭協(xié)議 了解新的聯(lián)絡(luò)管理軟件 在后院安裝新的照明燈 找到《財(cái)富》雜志的再版文章 與南美的代表正式建立合作關(guān)系 尋找一位公關(guān)人員 制定雇員政策和工作程序 在新果園里種一些植物 為起居室添置一把新的靠椅 這些工作不需要按照某一種特殊的順序進(jìn)行排列。你只需把它們列在一張主清單上，以便經(jīng)常地查閱它們就足夠了。這將確保你針對每一項(xiàng)任務(wù)制定出恰當(dāng)?shù)男袆臃桨浮? 事實(shí)上，你并沒有真正地動手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動了一些相關(guān)的活動。當(dāng)你經(jīng)歷了足夠多的正確步驟以后，也就順理成章地創(chuàng)造出了某些局面。這些情況基本上與你最初所設(shè)想的結(jié)局相吻合，這時(shí)你就大功告成了。實(shí)際上，這個(gè)工作清單就是一個(gè)放在我們面前的各種終點(diǎn)線的匯編手冊。它指導(dǎo)我們所采取的每一步行動將能夠沿著正確的方向推進(jìn)。 工作的輔助性資料 在工作中，你會積累大量的相關(guān)資料，希望按照主題、話題或者工作名稱分別進(jìn)行歸納管理，“工作”清單僅僅是一個(gè)索引。當(dāng)你著手處理各種各樣的工作時(shí)，你所需要的一切詳情細(xì)目、計(jì)劃、輔助資料都應(yīng)該分門別類地存放于獨(dú)立的文件夾中，也可以存入計(jì)算機(jī)的文件里、筆記本中或者活頁文件夾中。 輔助性資料及參考資料的文件夾 一旦你把工作的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時(shí)，你會發(fā)現(xiàn)，它們幾乎與你的參考資料一模一樣，而且也可以同參考資料一道保存在同一個(gè)系統(tǒng)中（例如，一個(gè)有關(guān)“婚禮”的文件可以保存在一個(gè)一般性參考資料文件夾中）。惟一的區(qū)別是，對于那些處于實(shí)施階段的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動。 通常，我建議人們在自己的視線之外保存他們的輔助性資料。如果你擁有一個(gè)運(yùn)行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時(shí)可以調(diào)用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡便易行的組織管理方法。盡管也有一些時(shí)候，把資料放在你的面前，抬眼便可以看到，這種做法會更加方便快捷。特別是當(dāng)你正在處理一件熱門的工程時(shí)，在同一天里急切需要多次查閱這些資料，這時(shí)后一種方法便大顯身手了。在這種情況下，把這類“懸而未決”的文書資料存放在伸手可及的、鋼絲編制的文件筐里，或者一摞疊起堆放的抽屜中，不失為一種實(shí)用的選擇。 下一步行動的種類 正如同工作流程示意圖所清楚顯示的那樣，下一步行動的決策是最為最礎(chǔ)、最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對于每一個(gè)懸而未決的問題，下一步的舉措應(yīng)該都是那些可以一目了然的具體行動。 當(dāng)然，你不必再去追蹤任何用不了2分鐘時(shí)間即可以搞定的工作，也沒有必要記錄已經(jīng)告一段落的事情。需要緊追不放的是那些將在某一個(gè)特定時(shí)間或日期里將要發(fā)生的事情 （把它們記入你的日程表中）；那些處理得越快越好的事情（把它們添加到你的 “下一步行動”的清單中）；以及所有你等待其他人去辦理的事情（把這些填入“等候”目錄中去）。 日程表 提示信息可以分為兩大類：一類是將在某一具體的日期或時(shí)間里發(fā)生的事情；另一類是應(yīng)該即刻予以辦理且越早動手越好的事情。第一類事情可以委托給你的日程表。 你的日程表上一般標(biāo)注三種情況： * 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動； * 在某一個(gè)確切的日期里采取的行動； * 在某一個(gè)確切的日期里將要獲取的信息。 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動 這其實(shí)是給約會起了一個(gè)花里胡哨的別名。通常情況下，如果某項(xiàng)工作的下一步行動是參加這個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)討論會，你只需把它標(biāo)注在日程表里就足夠了。 在某一個(gè)確切日期里采取的行動 一些事情需要在某一個(gè)特定的日子里搞定，但不一定非得苛求于某一個(gè)確定的時(shí)間段。也許你