【正文】 第 13 頁 共 135 頁 糟糕的是，當(dāng)你對(duì)這些事情感到無能為力、無可奈何時(shí)，你的大腦仍然毫不懈怠地一個(gè)勁地提醒你。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個(gè)可靠的籃子里，這樣你知道你將很快再次回顧這個(gè)問題，否則，它很可能對(duì)你糾纏不休。 比如，在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是已經(jīng)走神了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在閱讀的內(nèi)容毫不相干的事情了呢？很可能你的大腦開了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。很多人終日里忙忙碌碌， 而隨機(jī)存儲(chǔ)器的接縫處早已漲裂四溢了。但是那些不完整的項(xiàng)目仍然存儲(chǔ)于短期記憶空間里。你的意識(shí)就仿佛是計(jì)算機(jī)的顯示器，只是一個(gè)用于聚集的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場(chǎng)所。但是，大腦負(fù)載這些未盡事宜的能力是有限度的一旦超越了這個(gè)限度，它就會(huì)暴跳如雷。 你無法逃避這種思考。我不希望再次浪費(fèi)時(shí)間來考慮它們，否則，就是徒勞無益地耗費(fèi)創(chuàng)造力，同時(shí)自己制造挫折和壓力。 注視著我面前的幾種選擇，我盡量依賴于直覺作出判斷，而不是為這些選擇絞盡腦汁、苦苦思索。通常情況下，這個(gè)清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。如果是這樣的話，對(duì)于我所說的一切你就獲取了一個(gè)參照點(diǎn)。 通常，你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實(shí)實(shí)在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，并且利用這些工具進(jìn)行處理。 主要的變化：把一切趕出你的大腦 如果你把一切事情僅僅存儲(chǔ)在大腦里，那么，你就無法真正地獲取我所承諾的那種輕松的控制感。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領(lǐng)域之中。從廣泛的意義上講，這就是“工作計(jì)劃”，它的重點(diǎn)聚集在某一情況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過程中一切必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序，至少在目前是這樣的。 相比之下，“縱向的”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題和 工作所進(jìn)行的思考。它 可能捕捉到 2 4小時(shí)內(nèi)吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場(chǎng)電影等等。哈維爾 （ Vaclav Havel） 橫向和縱向的行動(dòng)管理 你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度出發(fā)來控制各種任務(wù)、工作和行動(dòng)。僅僅靠雙眼盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自 然而然引發(fā)的結(jié)果。但如果你這一層次上的控制管理能力不夠，就好似穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。 當(dāng)你用于對(duì)付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個(gè)組成部分時(shí)，這也就是說，你為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)作好了更加充分的準(zhǔn)備。如此一來，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時(shí)，你也會(huì)滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來的新成果。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效。頭腦精明的人一般認(rèn) 為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個(gè)人和公司的任務(wù)；然后定義工作的主要目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問題上。它們陷入困境往往是由于未能判定行動(dòng)而造成的。這將讓你收獲行為管理所帶來的豐碩成果。問題的關(guān)鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。 開始便是行動(dòng)的一半。之所以有這種感覺，是因?yàn)槟愀緵]有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個(gè)步驟。很多人 手頭有許多事情有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒有搞清楚要做些什么。 這似乎是顯而易見的。 管理行動(dòng)是一個(gè)重要的挑戰(zhàn) 你利用你的時(shí)間都做了些什么事情呢？你是如何運(yùn)用你獲取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的身體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。 * 你不能管理重要事 宜，你只是擁有它們。 * 你無法對(duì)付超載的信息量，否則，你會(huì)走進(jìn)圖書館便立刻死 掉。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。此外，你還可以針對(duì)搜集到的全部“材料”進(jìn)行前期階段 的判定，為你的工作和生活制定出標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作程序。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清 、殘缺不全的任務(wù)清單。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過程，而且明白無誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動(dòng)）就大可不必存在了。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。 “材料”在本質(zhì)上并不是一件壞事。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。對(duì)于很多人來說，大部分的組織管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng) 有的功效，原因在于沒有首先完成對(duì)它們的轉(zhuǎn)化。 控制你的頭腦，要么由它來操縱你。 似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。 從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。格利森 （ Kerry Gleeson） 你有沒有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦 一般是什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒有電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。 持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對(duì)時(shí)間和精力的最大浪費(fèi)。 你的大腦并不總那么管用 有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果你沒有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。然而事實(shí)上，思考后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。實(shí)際上，我們從來沒有學(xué)過在開始行動(dòng)之前進(jìn)行周密的思考。愛默生（ Ralph Waldo Emerson） 要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的氣力。 — 拉爾夫想要獲取高效益，一定要明確地認(rèn)定預(yù)期結(jié)果。這個(gè)問題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。德魯克所描寫的那樣：“在知識(shí)工作中，任務(wù)沒有被指定，它需要被確定。原則是：你對(duì)工作投入的思考必須比你認(rèn)識(shí)到的多得多，但是又比你所擔(dān)心的工作量少得多。你并不需要進(jìn)行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了?？峙?，所發(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。伯格森（ Henry Bergson） 如果這個(gè)小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬確的。 像實(shí)干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。此外，對(duì)于某些長久以來一團(tuán)亂麻的局面，你似乎也會(huì)增加動(dòng)手解決它的沖動(dòng)。如果你目前除了要馬上結(jié)束這件事，再無其他的事情要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動(dòng)步驟呢？ 你會(huì)不會(huì)打一個(gè)電話？會(huì)不會(huì)走到計(jì)算機(jī)前敲一封電子郵件？會(huì)不會(huì)坐下來，取出紙和筆，心血來潮地寫上幾筆呢？有沒有 可能與你的配偶、秘書、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？還是去五金商店買一些釘子呢？是什么？ 你找到答案了嗎？好極了。你現(xiàn)在都清楚了嗎？好極了。明白了嗎？好，請(qǐng)用簡(jiǎn)單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結(jié)果是什么。出發(fā)之前，你還有幾個(gè)重大決策要敲定。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個(gè)問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以 中國最大的管理資源中心 第 8 頁 共 135 頁 其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問題需要解決，而且越早處理越好。 第三，一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。 第二，你必須明白你的工作到底是什么。 管理承諾時(shí)的基本要求 如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面 幾點(diǎn)： 首先，如果這件事總占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會(huì)受阻。 為了能夠高效地應(yīng)付這一切問題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計(jì)劃如何一一地解決掉。比如，你需要以某種 方式回復(fù)電子郵箱、語言信箱以及工作中的新信息；你知道有無數(shù)的工程項(xiàng)目將會(huì)被劃分到你的責(zé)任范圍內(nèi)；你還需要確定某些目標(biāo)和方向，經(jīng)營自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。 現(xiàn)在，你內(nèi)心很有可能已經(jīng)承擔(dān)了比你自己所意識(shí)到的還多得多的工作。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。 恐怕你已經(jīng)與自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議 （這一點(diǎn)多半連你自己也尚未認(rèn)識(shí)到）。 原則：有效地處理內(nèi)心中的承諾 . 從事 2 0 余載的培訓(xùn)工作，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)最為基本的常識(shí)，即由于人們對(duì)自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)不明確，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。范我們可以全神貫注地關(guān)注我們面前的機(jī)遇。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了，（怎么已經(jīng)到了午餐的時(shí)間了？）你明顯地感受到工作上取得的進(jìn)展。 你能夠在需要時(shí)進(jìn)入自己的“高效狀態(tài)”嗎？ 回想一下上一次你感覺工作高效時(shí)的情形。很多人對(duì)于一些事情，要么給予過分的關(guān)注，要么不屑一顧，這僅僅是因?yàn)樗麄儫o法做到“心靜如水”般地行事。 任何造成你反應(yīng)過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚集沖力的能力。 — Shunryu Suzuki 空手道中的擊拳動(dòng)作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。池水既不會(huì)反應(yīng)過激，也不會(huì)聽之任之。 “心靜如水”的比喻 空手道中用“心靜如水”來形容一切就緒的狀態(tài)。貴族們并不需要努力，他們?cè)缫呀?jīng)到達(dá)了這種境界。努力變成了為努力而努力，其結(jié)果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地?fù)]槳加快速度，避免拖其后腿。與其說我們蕩秋千，還不如說我們被蕩了起來。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。米夫林公司 1998年出版）一書中這樣描述這種感受： 劃船手們用這樣一個(gè)詞語來描述這種無摩擦的狀態(tài)：搖蕩。世界級(jí)的劃船手克雷格要想積極有效地應(yīng)付 2 1世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們對(duì)這種狀態(tài)的需求日益增強(qiáng)。事實(shí)上，你很有可能已經(jīng)體會(huì)到這種美妙的感覺了， 你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個(gè)角落的所有的事情，同時(shí)保持隨意而放松，花費(fèi)最少的氣力完成一切有意義的工作。 — 納迪亞 承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)” . 缺乏洞察力，生活就會(huì)拒絕你。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機(jī) 地融合在一起。例如，對(duì)一位人力資源部的經(jīng)理來說，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來吸引并留住人才，這并不能使事情變得簡(jiǎn)單化。但是，這并不意味著我們要做的工作就減輕了，或者遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而 且?guī)砀鄰?fù)雜的情況。那么，是什么促使我們首先在清單上堆積了大量的任務(wù)呢？是我們的價(jià)值觀。 3. 一旦闡明了更高一級(jí)的水準(zhǔn)和價(jià)值觀，我們?cè)械臉?biāo)準(zhǔn)尺度也隨之提升，這使我們認(rèn)識(shí)到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。 2. 由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識(shí)的抵觸情緒，在面對(duì)那些原本棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí)，這種情緒阻止了具體行動(dòng)的實(shí)施。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。