【正文】 “大局”與事物的本質(zhì) 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 135 頁 另一方面，大量的商業(yè)書籍、范例、研討會和專家權威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理我們復雜問題的思路。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單。 你可能已經(jīng)認識到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實際上，它也只是有效地管理了你所從事的大量事務中的一小部分內(nèi)容，至少在某種程度上如此?！?1 2 3”優(yōu)先順序代碼和每日開列的事務清單，就是人們在過去的實踐中逐漸發(fā)展起來的重要手段。時至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要工具。而當“時間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時，個人日程表隨之成為一種關鍵性的工作管理工具。當勞動大軍從工業(yè) 化裝配流水線中抽身出來，涌入一種全新的工作模式時，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參照點。 — 愛德華我們迫切地需要挖掘出一些新方法、新技術和新的工作習慣，以幫助我們永遠立于不敗之地。 舊的模式和習慣已顯得力不從心 無論是我們所接受的標準教育，或是傳統(tǒng)的支配時間的方法，還是當今那些充斥市場、隨手可得的管理輔助工具，如個人記事本、微軟的 O u t l o o k 軟件或者個人掌上電腦 （ P D A ），都無法全面地幫助我們應付我們所面對的各種新要求，如果你已經(jīng)試過使用上述任何一種處理器或者工具， 恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復雜要求?；舾? （ Eric Hoffer） 現(xiàn)在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能夠把它做好呢？我們從外部世界吸取了 大量的信息，同時，在我們的內(nèi)心世界又形成了同樣數(shù)量巨大的觀點以及與別人達成的共識。這需要我們 振奮起自信心去面對劇烈的變革，這樣內(nèi)心深處才不會感到瑟瑟 發(fā)抖。 我們永遠無法為那些新的事物真正作好充分的準備。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于 “包羅萬象的發(fā)展大潮之中，無論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。 2. 與從前相比，當今一般的專業(yè)人士具有更強的獨立性和自由度。但是，很少有人能享 受這個福分，主要有以下兩個原因： ，奮斗目標、產(chǎn)品、用戶、市場、技術，以及所有者都在不斷地更新變化。我經(jīng)常在研討會上提問：“你們當中，有誰做的是招聘你的時候要你做的事情？”很少有人舉手。 工作在不斷地變化 一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對任何人來說都是一個不小的挑戰(zhàn)。 另一個問題是，工作缺乏明確的邊界導致每一個人的工作量加大。這次會議有多大的潛力可以挖掘？這個培訓計劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結構是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開的員工會議能否令人為之振奮不已？公司的重組計劃是否行之有效？還有一個問題：要想更加出色地完成這些 任務，你能夠搜尋到多少相關的資料呢？回答是：通過因特網(wǎng)，你可以輕而易舉地獲取數(shù)目無窮無盡的信息，至少存在著這樣的潛力。我所認識的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白。布里連特（ Ashley Brilliant） 以前，工作是一件不言而喻的事情。 我試圖一次處理一天的事情，但是有時，幾天的問題一起洪水猛獸般地向我襲來。僅僅在 2 0世紀的后 5 0年中，在這個工業(yè)化的世界里，工作的 性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動轉(zhuǎn)變?yōu)楸说眠@似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對怎樣改善這種局面感到茫然。她忘我地工作著，為的是保住自 己在周末能享受到正常的社交生活。他承擔著公司的管理工作，但他擔心沉重的工作負荷將會影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從 1 100 人擴增到 2 000 人。 問題：新的要求，匱乏的資源 . 這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的事情過于繁多，而且總是缺乏足夠的時間來一一搞定。 ) 正如在你之前的很多人已經(jīng)體驗到的那樣，你可以把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。許多人把 “工作”和 “個人生活”嚴格區(qū)分開來，但我不是這樣：對于我來說，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓一名客戶的工作。 (我是從最普遍的意義出發(fā)來考慮“工作”的。為推動這一方法的實施，還列舉了一些實用的手段、技巧及竅門。這樣一來，在任何時候，你都把下一步行動計劃掌握在手，可以實施或者進行再議。凱克奇 （ David Kekich） 我在這里所介紹的 方法主要基于兩個目的：（ 1）抓住所有一切需要處理的事情 （現(xiàn)在的、以后的、將來某時的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。 焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準備和行動不足所造成的。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。同時，這也是那些經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種關鍵性的運作模式，你已經(jīng)知 如何做才能達到這種高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會有一種被深埋其中的感覺。 中國最大的管理資源中心 第 2 頁 共 135 頁 第一部分 通 向 從 容 之 道 第 1 章 新情況，新做法 可能有這樣一種情況：一個人整日事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。 第 13章 竅門 3：關注結果 沒有明確任務的展望充其量只是一個夢想，而缺乏前景的任務只是痛苦和艱辛的勞作。 第 12章 竅門 2：下一步行動 無論問題有多么大、多么嚴峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來根除掉束手無策的感覺。然后，你就把大多數(shù)人遠遠地拋在后面了。 第 9章 行動階段：選最佳方案 你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。 第 7章 管理階段：建立好清單 在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個主要的運作手段。 第 5章 收集階段：填充工作籃 訓練自己發(fā)現(xiàn)那些沒有到位的事 情。 第 3章 縱向管理：巧妙制定工作計劃 當著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。 中國最大的管理資源中心 第 1 頁 共 135 頁 盡管去做 — 無壓工作的藝術 目錄 第一部分 通向從容之道 第 1章 新情況，新做法 像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。 第 2章 橫向管理工作進程的 5個階段 我們應該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。 第二部分 遠離壓力，提高效率 第 4章 確定時間、空間和工具 提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。 第 6章 處理階段：清空工作籃 工作籃是一個處理問題的站點，而不是一個存儲容器。 第 8章 檢查階段：回過頭看看 只要你保證在適當?shù)臅r間查閱適當?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。 第 10章 創(chuàng)造性地思考工作 準備行動、創(chuàng)造條件，對工作進行一些創(chuàng)造性的思考。 第三部分 事半功倍的幾個 竅門 第 11章 竅門 1：養(yǎng)成收集和自省的習慣 焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導致的后果。行動起來吧。同時擁有前景和任務才是世界的希望。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。盡管本書中所描寫的方法 和技巧具有極強的實用價值，并且源于生活常理，但是，大多數(shù)人都已經(jīng)養(yǎng)成了自成體系的工作習慣，他們只有對自身這些工作習慣加以調(diào)整之后，才有可能實施本系統(tǒng)。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 （ paradigm shift ）。 — 戴維 （ 2 ）訓練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。本書提供了一種經(jīng)過實踐驗證的、高效的工作流程管理方法。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無論是在你的個人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派 上用場。它可以是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有別于當前狀況的事情。本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個領域中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人的做法，當你感覺必要時，把它僅僅選定為一個向?qū)?，?獲得更佳的控制狀態(tài)。在僅僅一周的時間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。由于受到這一目標的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理 1 5 0 多封電子郵件。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個自相矛盾 中國最大的管理資源中心 第 3 頁 共 135 頁 的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但是同時又承擔著自己力所不能及的工作，結果導致他們承受了越來越大的壓力。 工作不再有清楚的界線 我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤柖甲汾s不上的。德魯克（ P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識工作”（ k n o w l e d g e work ）。 — 阿什利人們耕田種地，用機器加工工具，裝箱搬運，擠牛奶，擺弄精密的工具 。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。今天，許許多多大公司的運作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結果，我們這個獨立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個專門的委員會轉(zhuǎn)發(fā)來的電子郵件，結果導致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅?，F(xiàn)在，在這個基礎上還要添加一個變化無窮的工作定義的問題。由于工作職責很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機會在相當長的一段時間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。這必然導致各種現(xiàn)存的結構、模式、角色和責任的重組整頓。他們變換職業(yè)就如同他 中國最大的管理資源中心 第 4 頁 共 135 頁 們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連 4 0 多歲和 5 0 多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。簡單地說， 他們不會長期從事任何一個職業(yè)。我們不 得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨 一次危機：我們經(jīng)受著考驗，我們不得不證明自己。