【正文】 的時(shí)間就可以搞定。 — 希臘諺語(yǔ) 在培訓(xùn)成千上萬(wàn)名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)， 他們的突出問(wèn)題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問(wèn)題，而不是等到問(wèn)題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷。 事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。 自下而上法的價(jià)值 多年來(lái)，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對(duì)提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手。然而問(wèn)題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶帧? 現(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。對(duì)于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們 來(lái)說(shuō)，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺(jué)便會(huì)油然而生。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。 我接觸過(guò)許多主管經(jīng)理，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。 僅僅懷有對(duì)前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來(lái)。 — 瓦茨拉夫“橫向的”控制保證了所有行動(dòng)都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對(duì)你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測(cè)。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過(guò)渡到另一件。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信 中國(guó)最大的管理資源中心 第 12 頁(yè) 共 135 頁(yè) 息 — 你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對(duì)部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。 橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做 好。同時(shí)，適度的工作計(jì)劃能夠使你清楚地認(rèn)識(shí)到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。這一方法適用于一 切事務(wù) — 重大事件或者微不足道的小事，個(gè)人的私事或者工作中的問(wèn)題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無(wú)一例外。 我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來(lái)平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會(huì)開始草擬工作清單。但是，如果你能夠把 這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（ black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。我應(yīng)該已經(jīng)對(duì)方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獲取了結(jié)果。 你沒(méi)有理由兩次產(chǎn)生同一想 法，除非你對(duì)它情有獨(dú)鐘。你的大腦會(huì)緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲(chǔ)不完整、尚未決定和沒(méi)有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲(chǔ)器。你每一次只能考慮兩三件事情。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無(wú)時(shí)無(wú)刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲(chǔ)器里一躍而起，沖著你大吼大叫。最徒勞無(wú)益的做法是：事情毫無(wú) 進(jìn)展，而壓力陡然激增。大腦中從來(lái)就不存在過(guò)去或者將來(lái)的概念。對(duì)于任何你應(yīng)該去解決掉的問(wèn)題，大腦都會(huì)破譯為你應(yīng)該立刻投入辦理。就這樣，無(wú)孔不入的壓力一下子冒了出來(lái)，而造成它的原因我們就不得而知 了。 — 薩莉就像萬(wàn)有引力無(wú)時(shí)不 在，以至于感受萬(wàn)有引力的人們甚至意識(shí)不到壓力的存在。 你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會(huì)的。 第 2 章 橫向管理工作進(jìn)程的 5個(gè)階段 如何掌握既輕松又不失控的知識(shí)工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的 5個(gè)階段。 我們所認(rèn)知的知識(shí)已經(jīng)在行動(dòng)中證明了自己。 — 彼得德魯克（ Peter F. Drucker） 原則上，這個(gè)方法極其簡(jiǎn)單。但是，根據(jù)我的 中國(guó)最大的管理資源中心 第 14 頁(yè) 共 135 頁(yè) 經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這 5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn) 作方法的余地。大多數(shù)人在收集工作中存在著重大的遺漏。另一些人一時(shí)作出了絕妙的決策，卻由于缺乏對(duì)其結(jié)果的有效管理，從而喪失了思考的價(jià)值所在。最后，如果這些連接點(diǎn)中出現(xiàn)任何一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，決策方案都不可能是最佳的選擇。如果不是絕對(duì)必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來(lái)處理這5 個(gè)階段將大有收獲。而有時(shí)，我可能只需要為會(huì)議準(zhǔn)備一下我的發(fā)言稿。還有一些時(shí)候，我希望檢查我的工作清單。 許多人無(wú)法把工作安排得井井有條，主要原因正是他們?cè)噲D一口氣完成這 5個(gè)階段的工作。但是，如果你認(rèn)為秘書的生日目前“并非那么重要”，因此暫時(shí)擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個(gè)懸而未決的問(wèn)題。 本章將具體闡述這 5個(gè)階段的內(nèi)容。 收 集 . 要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識(shí)中解放出來(lái)，你必須認(rèn)識(shí)到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的事情。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)地代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物， 重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。信箱里收到了新的郵件，工作中增添了新的備忘錄，計(jì)算機(jī)向你提示新的電子郵件已經(jīng)到達(dá)，語(yǔ)音信箱里積聚著來(lái)自各方的留言。即使它們不會(huì)像電子郵件那樣一目了然，這類“材料”仍然需要某種解決方法。 一旦你給某一事物貼上“需要”或者“應(yīng)當(dāng)”的標(biāo)簽，它就變成了一件未完成的工作。這包括你全部的“我將要??”、所有那些你已經(jīng)決定實(shí)施但尚未采取行動(dòng)的事情。 為了正確地管理這些懸而未決的問(wèn)題，你需要 把這個(gè)清單暫時(shí)放入一個(gè)“存儲(chǔ)器”中，直到你能夠抽出時(shí)間來(lái)思考一下它們到底都是一些什么樣的問(wèn)題，你打算怎樣解決。 大致說(shuō)來(lái)，在廣泛的意義上，一切事情都處于人們的收集之 中。事實(shí)上，即使你沒(méi) 有把某項(xiàng)任務(wù)放入你的工作籃，也并不意味著它就不存在。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。其他任何需要分類 處理的物品也可以存放其中，如：信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話記事簿、收據(jù)，甚至還有已經(jīng)耗盡了電池的手電筒。哪一種符合你的口味，哪一種滿足你的需要，你就選擇哪一種。隨著字符識(shí)別技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世，掌上電腦和電子記事簿都可以 用來(lái)存儲(chǔ)這類信息。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能。隨著 交流模式越來(lái)越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無(wú)線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡(jiǎn)單易行了?！? “好的，戴維。在行動(dòng)管理過(guò)程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序?？峙?，你早已經(jīng)在使用這幾種工具了。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。 ，夠用即可。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)塞入過(guò)多的信息，那么，很可能你會(huì)喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動(dòng)力。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無(wú)法從任何一處獲取任何回報(bào)。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球 接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無(wú)論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個(gè)極具潛力和使用價(jià)值的好主意、妙點(diǎn)子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨 時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。 對(duì)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過(guò)多并不會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題；對(duì)于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會(huì)。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時(shí)，你也許會(huì)注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時(shí)產(chǎn)生的。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問(wèn)題時(shí)，卻最為積極主動(dòng)。芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見的：如果不 清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。不清理你的工作籃，簡(jiǎn)直就如同擁有一個(gè)從來(lái)沒(méi)有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購(gòu)買新的垃圾桶，來(lái)盛放你所有的垃圾。缺乏有效 的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，工作籃是存儲(chǔ)和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對(duì)付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時(shí)。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過(guò)一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。讓我們一起來(lái)看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時(shí)不必立即動(dòng)手完成這些工作呢？ 加工處理 . 對(duì)于參加這個(gè)課程的所有人來(lái)說(shuō)，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考，最終清空他們的收集工具。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，而這種做法本身已經(jīng) 使她備感輕松了?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動(dòng)和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動(dòng)手管理那些不完整的“材料”。此外，你必須以下一步行動(dòng)的決策為依據(jù)，對(duì)即將采取的行動(dòng)進(jìn)行組織管理。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問(wèn)題。但是，我們還沒(méi)有討論過(guò)這些材料到底是什么，需要做些什么 。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。 不需要采取行動(dòng) 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對(duì)付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日 程表。 需要采取行動(dòng) 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。 面對(duì)每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作?? 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問(wèn)題。 下一步行動(dòng)是什么？ 對(duì)于你所進(jìn)行的任何收集工作來(lái)說(shuō)，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問(wèn)題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。 做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動(dòng)時(shí)，卻要求投入大量的精力。 * 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的情況。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良