【正文】 監(jiān)測。 —瓦茨拉夫 僅僅懷有對前景的展望是遠遠不夠的，它必須與大膽的行結合起來。 我接觸過許多主管經理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。事實上，在你的工作以外，更多有價值的事情還有待思考。對于那些參與具體運作實施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生。 現(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務中難以脫身，嚴重地阻礙了他們去集中精力總攬大局。 自下而上法的價值 多年來，我已經發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對提高個人工作效率具有實用價值，即從當前活動和任務的最底層入手。 事情極少由于時間匱乏而受阻。就像第一次在雷達屏幕上觀察到敵情時，你應在前期界定問題，而不是等到問題嚴重化了才手忙腳亂地判斷。 —希臘諺語 在培訓成千上萬名專業(yè)人士的實踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時間（盡管他們自己這樣認為）。在多數(shù)情況下，很多推動整個工作進程的步驟實際上僅僅需要一兩分鐘的時間就可以搞定。常常聽到有人抱怨“我沒有時間去……”，這完全是可以理解的，因為許多工作似乎都難以控制。然而，希望管理那些尚未確認或決定的行動是極其困難的。真正的問題是，在某一時間，如何恰當?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動。 因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關鍵所在。或者當你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本 時，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。畢竟： * 你不可能通過對5分鐘進行管理，賺取6分鐘的時間。 然而，在你未達到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個習慣：在大腦中不留任何事情。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。 過程：管理你的行動. 你幾乎可以像訓練運動員那樣來訓練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。但是，他們仍然沒有認識到，到底需要組織多少內容，管理什么細節(jié)，才能夠獲得真正的回報。 在一次研論會臨近結束時，一家生物工程公司的資深經理在重新審視她最初列出的工作任務表時，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個人管理系統(tǒng)中所謂的計劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。作為腦力勞動者，這是我們的責任。就其本質而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。 多年以來，我所見過的絕大部分任務清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務中的某一部分的提示信息，而這些事務也仍未轉化為預期結果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細節(jié)。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。 —賀勒斯 （Horace ） “材料”的轉化 我是這樣定義“材料”（S t u ff）的：任何進入你的精神或現(xiàn)實世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的事情。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個實體目前卻無法有效地應付這些情況。而且這往往只會增加你的焦慮不安。如果你的大腦天資聰穎，它就應該當你在商店里看到電池時給你通風報信了，而且提醒你選擇正確的型號。 —克里如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時及時地提醒你。通常情況下，當你對某件事感到無能為力時，你的某根神經仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進一步增加你的精神負擔。它能夠明察秋毫：你是否已經作出了必要的決定，是否已把預期的結果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當?shù)臅r候在你的意識中浮現(xiàn)出來。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結果存儲到那個系統(tǒng)中去，同時心里十分清楚，需要時你能夠隨時調用查詢這個系統(tǒng)，你的大腦才會放松下來。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因為你希望它們當前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認定它們的預期結果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。大部分的日?；顒?（如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預期的結果。因此，許多人都對此產生了抵觸情緒。沃爾多” 行動來源于思想。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇?！@項工作的預期成果是什么？’這是一個提高知識工作者工作效率的關鍵性問題。就像彼得 “知識工作”的本質 歡迎參與到“知識工作”的真實經驗以及意義深遠的運作原則中來。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。當然，事情還沒有結束呢。 —亨利設想一下，在生活和工作中，這種驅動力放大1 000倍時將會是怎樣的一番景象。 你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時完成了這個訓練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會體驗到，至少你的控制力增加了一點點，精神放松了一些，注意力更集中了。 現(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。換句話說，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像 “去夏威夷度假”，“處理有關客戶X 的事情”，“與蘇珊協(xié)調大學里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結構”或者 “實施新的投資策略”。或許你剛剛繼承一筆6 0 0萬美元的遺產，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。也許，你馬上就要背上行裝外出度假去了。 檢驗這種模式的一個重要訓練 我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。你還必須作出判斷：需要采取什么行動來推動工作的發(fā)展進程。任何一件你認為沒有完成的事情，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經常回訪并且清理它。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅持下去。 任何沒有找到應有的位置和恰當?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務，也可能是 “雇傭一個新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。而每一項協(xié)議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。多琳 （Mark Van Doren ） 如果你確實已經遠遠地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸 “心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導意義。 —馬克你還希望再次體驗這樣的感覺嗎？ 有一件事我們可以做到，最幸?？鞓返娜耸悄切┍M力而為的人，我們完全可以達到這一境界，我們能夠全身心地投入。很可能你當時感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。 任何造成你反應過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、員工、項目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關系，都可能導致比你預期差得多的結果。掃除雜念和靈活柔韌是關鍵之所在。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠學會用雙手劈開木板和磚塊了。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應呢？答案是：依照所投入物體的質量和力度作出相應的反應，然后又歸于平靜。蕩秋千就是這樣一種到達了的境界。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。而過于用力又會阻礙船速。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。使我們回想起，在后院蕩秋千時的那種愜意和歡娛—一種簡單的循環(huán)往復的運動，完全憑借著來自秋千自身的沖力。蘭伯特 （Craig Lambert ）曾在 《碧波上的心境》（M i n d Over Water，霍頓對于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。 在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個人都可能獲得這種狀態(tài)。它使你在這個錯綜復雜的世界里，能夠體驗到武術家們所說的“心靜如水”（mind like water ）的境界，優(yōu)秀的運動員則稱之為“區(qū)域”（z o n e ）。布朗熱 （Nadia Boulanger） 讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時間內都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠1 0 0 %地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？ 這是有可能實現(xiàn)的。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇 巨著都是如此。它必須能夠管理多個層面；必須能夠堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時間和精力；必須化繁為簡。 長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實實在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。 當然，集中精力對付主要的成果和價值觀是至關重要的。 關注價值觀并不會使你的生活變得簡單。對于那些自己原已應接不暇，又不得不應付的工作我們已經作出了強烈的消極反應。結果導致了更加嚴重的干擾作用，進一步強化了壓力。我經?？吹剑鲇谙旅嫒齻€原因，這些努力往往都付諸東流了： 1. 在處理每天、每小時的事務時，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關注更重要的問題。認清主要的目標和價值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。幾乎沒有人能夠 （或者甚至應該）把所有的事務一一按照“3 ”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。而且，已為人們所證實的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠遠不足以應付一個普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復雜的日常事務。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。）有了自由支配的時間，選擇做什么事的要求也接踵而來。（2 0世紀8 0年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。這包括對行動對象和時機的判斷。吉本 （Edward Gibbon ） 傳統(tǒng)的時間管理法和個人管理法在過去的時代大顯身手。 狂風和巨浪永遠站在最精明強干的航海家一邊。要期望在這個波濤洶涌的時代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。然而，我們自身還沒有具備相應的能力來承擔和調整來自于我們內心和外界環(huán)境的一切。 —埃里克我們不 得不調整我們自己，而每一次徹底的調整本身就將使自尊心面臨 一次危機：我們經受著考驗，我們不得不證明自己。簡單地說，他們不會長期從事任何一個職業(yè)。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連4 0多歲和5 0多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。這必然導致各種現(xiàn)存的結構、模式、角色和責任的重組整頓。由于工作職責很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機會在相當長的一段時間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。現(xiàn)在，在這個基礎上還要添加一個變化無窮的工作定義的問題。今天，許許多多大公司的運作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結果，我們這個獨立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個專門的委員會轉發(fā)來的電子郵件，結果導致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。人們耕田種地，用機器加工工具，裝箱搬運，擠牛奶，擺弄精密的工具。 —阿什利德魯克（P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識工作”（k n o w l e d g e work ）。 工作不再有清楚的界線 我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要的原因在于：工作的性質發(fā)生了快速而