【正文】 盡管去做 —無(wú)壓工作的藝術(shù) ［美］戴維艾倫 著 張靜 譯 fatdragoncat(胖龍貓)手打 中 信 出 版 社 目錄 第一部分 通向從容之道 第1章 新情況，新做法 像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。 第2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段我們應(yīng)該使任何事物都變得越簡(jiǎn)單越好，而不是比較簡(jiǎn)單。第3章 第3章 縱向管理：巧妙制定工作計(jì)劃當(dāng)著手處理平凡瑣事的時(shí)候，必須著眼于大局，這樣一來(lái)，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。 第二部分 遠(yuǎn)離壓力，提高效率 第4章 確定時(shí)間、空間和工具提升個(gè)人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。第5章 收集階段：填充工作籃訓(xùn)練自己發(fā)現(xiàn)那些沒有到位的事情。第6章 處理階段：清空工作籃工作籃是一個(gè)處理問(wèn)題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。第8章 檢查階段：回過(guò)頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。 第9章 行動(dòng)階段：選最佳方案你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章 創(chuàng)造性地思考工作準(zhǔn)備行動(dòng)、創(chuàng)造條件，對(duì)工作進(jìn)行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數(shù)人遠(yuǎn)遠(yuǎn)地拋在后面了。 第三部分 事半功倍的幾個(gè)竅門 第11章 竅門1：養(yǎng)成收集和自省的習(xí)慣焦慮感和內(nèi)疚感并非是由于承擔(dān)太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導(dǎo)致的后果。第12章 竅門2：下一步行動(dòng)無(wú)論問(wèn)題有多么大、多么嚴(yán)峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來(lái)根除掉束手無(wú)策的感覺。行動(dòng)起來(lái)吧。第13章 竅門3：關(guān)注結(jié)果沒有明確任務(wù)的展望充其量只是一個(gè)夢(mèng)想，而缺乏前景的任務(wù)只是痛苦和艱辛的勞作。同時(shí)擁有前景和任務(wù)才是世界的希望。 結(jié)論 歡迎來(lái)到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫(kù)。這里介紹了如 何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。 如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的 滋味，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能 做到在快樂地享受生活的同時(shí)，高效地處理工作上的事務(wù)。 我認(rèn)為高效是一種非常有價(jià)值的東西。也許你目前從事著十 分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作；又或許并非如此，但是 你仍不得不面對(duì)這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間 和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題。 無(wú)論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做 的事情—你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時(shí)， 你正溫柔憐愛地凝視著搖籃中安然酣睡的愛子；也許你正忙忙碌 碌地回復(fù)著涌向你面前的電子郵件，或者在會(huì)議結(jié)束后抽幾分鐘 的時(shí)間與具有潛力的新客戶攀談。 放松精神的技巧和使其遠(yuǎn)離煩惱與憂慮的力量，很可能 就是我們那些偉人的秘訣。 —J A 哈特菲爾德（J. A. Hatfield） 本書寫作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時(shí)，如何才能盡管去做達(dá)到高效和輕松的最佳境界。我已經(jīng)探求了很長(zhǎng)一段時(shí)間（也許你也曾嘗試過(guò)），一直希望找到下列問(wèn)題的答案，即做什么，什么時(shí)間去做，以及如何去做。根據(jù)2 0多年發(fā)展和應(yīng)用提高效率的新方法的實(shí)踐，我可以斷言，沒有一種萬(wàn)能的解決方案。當(dāng)你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長(zhǎng)旅途中，沒有任何一種軟件產(chǎn)品、研討會(huì)、一流的個(gè)人計(jì)劃手冊(cè)或者個(gè)人使命的宣言，可以簡(jiǎn)化你的工作或者代替你作出選擇。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一個(gè)層面提升辦事效率和決策能力時(shí)，又會(huì)不知不覺地接受一批新的任務(wù)和富于創(chuàng)意的目標(biāo)。由此所產(chǎn)生的新的挑戰(zhàn)，公然否定了任何一個(gè)促成你達(dá)到目的、解決問(wèn)題可以套用的簡(jiǎn)單公式或者人們最近流行的某種方法。不過(guò)，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過(guò)采取某些措施來(lái)提高效率和完善個(gè)人管理。當(dāng)我逐漸地成熟起來(lái)，我發(fā)現(xiàn)了許多層次更深刻、內(nèi)容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關(guān)注、探討和付諸行動(dòng)。而且，我已經(jīng)找到了一些完全可以學(xué)習(xí)到的簡(jiǎn)單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務(wù)的能力。 下面是對(duì)2 0多年來(lái)有關(guān)個(gè)人效率各種發(fā)現(xiàn)的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質(zhì)模糊不定的現(xiàn)實(shí)世界推行這種做法。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在工作臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。在我花費(fèi)了2 0年的時(shí)間培養(yǎng) 和訓(xùn)練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會(huì)正如饑似渴地尋求這些方法。 長(zhǎng)期以來(lái)，頂層的經(jīng)理主管們一直不遺余力地向他們自己和 其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經(jīng)過(guò)幾個(gè)小時(shí)的苦苦奮斗，還存在著 一大堆沒來(lái)得及回復(fù)的電話，需要應(yīng)付的電子郵件，有待指派他 人處理的任務(wù)，會(huì)后尚未處理的事務(wù)，以及缺乏管理的個(gè)人工作。而無(wú)數(shù)的商業(yè)人士之所以成功，是因?yàn)樗麄兘鉀Q的危機(jī)和把握的 機(jī)遇，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問(wèn)題。 一方面，我們需要一些大家公認(rèn)的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)的雙重角度來(lái)集中精力，不遺漏任何一件事情。另一方 面，我們需要?jiǎng)?chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的 人們，不會(huì)因?yàn)椴豢爸刎?fù)而慘敗。我們急需積極而正確的工作標(biāo) 準(zhǔn)，來(lái)吸引和挽留精英和奇才們。 我們知道各種企業(yè)機(jī)構(gòu)迫切地需要這個(gè)信息，同時(shí)在學(xué)校也 存在著這種需求。在那里，我們的孩子尚未受到有關(guān)如何處理信息、如何關(guān)注成果，和采取哪些行動(dòng)達(dá)到目標(biāo)的教育。而對(duì)于我 們每個(gè)人來(lái)說(shuō)，這樣的信息也是不可或缺的。只有這樣，我們才能夠充分地利用機(jī)遇，積極、長(zhǎng)久地為這個(gè)世界增添價(jià)值。 我在 《盡管去做》一書中所討論的簡(jiǎn)單性和高效性最好成為 你在生活中實(shí)時(shí)的親身體驗(yàn)，因此，本書必須將工作流程管理法 的精髓用直線的形式體現(xiàn)出來(lái)。我試圖這樣安排本書，以便使你 在實(shí)踐的過(guò)程中，一面領(lǐng)悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見影的成效。 本書分為三個(gè)部分。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式 提出了這些方法論。第二部分展示了如何實(shí)施這個(gè)系統(tǒng)。它是你 的私人培訓(xùn)顧問(wèn)，指導(dǎo)你循序漸進(jìn)地在真刀真槍的現(xiàn)實(shí)生活中運(yùn) 用這些行動(dòng)模式。第三部分進(jìn)入更加深刻的討論。描述了當(dāng)你把 這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產(chǎn)生的形式 更加微妙、意義更加深遠(yuǎn)的眾多成果。 我希望你加入這個(gè)行列，我盼望你檢驗(yàn)這些內(nèi)容，甚至提出質(zhì)疑。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不 僅可能而且伸手可及。此外，我還希望你了解，我提出的每一項(xiàng) 建議都是簡(jiǎn)單易行的，根本沒有涉及任何的新技能。你早已經(jīng)掌 握了如何關(guān)注問(wèn)題，如何把它們記錄下來(lái)，如何判定成果和行為， 以及如何回顧各種選擇并作出決定。你將證實(shí)，你長(zhǎng)久以來(lái)一直 憑借本能和直覺對(duì)許多問(wèn)題進(jìn)行的處理都是正確而恰當(dāng)?shù)?。我? 為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推 向高效的新境界。我希望能夠激勵(lì)你把它們納入一個(gè)令你為之振 奮的全新的行為模式中。 在本書中，我自始至終地提及針對(duì)這些資料所開展的培訓(xùn)工作和研討會(huì)。在過(guò)去的2 0多年中，我作為一名“管理學(xué)顧問(wèn)”獨(dú)立地工作著，并與別人進(jìn)行了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會(huì)。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。 我的一位客戶曾經(jīng)生動(dòng)形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時(shí)，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中的 ‘救火現(xiàn)象’（在某個(gè)工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機(jī)）；同時(shí)也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力?！钡谝徊糠滞?向 從 容 之 道 第 1章 新情況，新做法 可能有這樣一種情況：一個(gè)人整日事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。同時(shí)，這也是那些經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種關(guān)鍵性的運(yùn)作模式，你已經(jīng)知 如何做才能達(dá)到這種高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多數(shù)人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運(yùn)用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會(huì)有一種被深埋其中的感覺。盡管本書中所描寫的方法和技巧具有極強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，并且源于生活常理，但是，大多數(shù)人都已經(jīng)養(yǎng)成了自成體系的工作習(xí)慣，他們只有對(duì)自身這些工作習(xí)慣加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調(diào)整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來(lái)清新的變化。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 （paradigm shift ）。 焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)不足所造成的。 —戴維凱克奇 （David Kekich） 我在這里所介紹的方法主要基于兩個(gè)目的：（1）抓住所有一切需要處理的事情 （現(xiàn)在的、以后的、將來(lái)某時(shí)的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個(gè)脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。 （2 ）訓(xùn)練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。這樣一來(lái)，在任何時(shí)候，你都把下一步行動(dòng)計(jì)劃掌握在手，可以實(shí)施或者進(jìn)行再議。本書提供了一種經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。為推動(dòng)這一方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場(chǎng)。(我是從最普遍的意義出發(fā)來(lái)考慮“工作”的。它可以是指你希望或者需要改變?nèi)魏我环N有別于當(dāng)前狀況的事情。許多人把 “工作”和 “個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開來(lái)，但我不是這樣：對(duì)于我來(lái)說(shuō)，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓(xùn)一名客戶的工作。本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個(gè)領(lǐng)域中去。) 正如在你之前的很多人已經(jīng)體驗(yàn)到的那樣，你可以把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人的做法，當(dāng)你感覺必要時(shí)，把它僅僅選定為一個(gè)向?qū)?，以獲得更佳的控制狀態(tài)。 問(wèn)題：新的要求，匱乏的資源. 這些日子以來(lái)，幾乎我遇到的每個(gè)人都感嘆自己要處理的事情過(guò)于繁多，而且總是缺乏足夠的時(shí)間來(lái)一一搞定。在僅僅一周的時(shí)間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。他承擔(dān)著公司的管理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會(huì)影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴(kuò)增到2 000人。由于受到這一目標(biāo)的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理1 5 0多封電子郵件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始，就出現(xiàn)了這樣一個(gè)自相矛盾的現(xiàn)象：人們的生活質(zhì)量得到了顯著提高，但是同時(shí)又承擔(dān)著自己力所不能及的工作，結(jié)果導(dǎo)致他們承受了越來(lái)越大的壓力。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對(duì)怎樣改善這種局面感到茫然。 工作不再有清楚的界線 我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤?xùn)都追趕不上的。僅僅在2 0世紀(jì)的后5 0年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)楸说玫卖斂耍≒ e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識(shí)工作”（k n o w l e d g e work ）。 我試圖一次處理一天的事情，但是有時(shí)，幾天的問(wèn)題一起洪水猛獸般地向我襲來(lái)。 —阿什利布里連特（Ashley Brilliant） 以前，工作是一件不言而喻的事情。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄精密的工具。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問(wèn)題還懸而未決，一切都明明白白。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認(rèn)識(shí)的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。這次會(huì)議有多大的潛力可以挖掘？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開的員工會(huì)議能否令人為之振奮不已？公司的重組計(jì)劃是否行之有效？還有一個(gè)問(wèn)題：要想更加出色地完成這些任務(wù)，你能夠搜尋到多少相關(guān)的資料呢？回答是：通過(guò)因特網(wǎng)，你可以輕而易舉地獲取數(shù)目無(wú)窮無(wú)盡的信息，至少存在著這樣的潛力。 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)