【正文】 —瓦茨拉夫 僅僅懷有對(duì)前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。 我接觸過許多主管經(jīng)理，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。對(duì)于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會(huì)油然而生。 現(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶帧? 自下而上法的價(jià)值 多年來，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對(duì)提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手。 事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問題，而不是等到問題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷。 —希臘諺語 在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。在多數(shù)情況下，很多推動(dòng)整個(gè)工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以搞定。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。然而，希望管理那些尚未確認(rèn)或決定的行動(dòng)是極其困難的。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。 因此，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。或者當(dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號(hào)碼本 時(shí)，你就會(huì)大發(fā)脾氣，失去耐心。畢竟： * 你不可能通過對(duì)5分鐘進(jìn)行管理，賺取6分鐘的時(shí)間。 然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。 過程：管理你的行動(dòng). 你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識(shí)工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識(shí)到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。 在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動(dòng)形象的描述了。作為腦力勞動(dòng)者，這是我們的責(zé)任。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。 多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。 —賀勒斯 （Horace ） “材料”的轉(zhuǎn)化 我是這樣定義“材料”（S t u ff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動(dòng)的事情。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。而且這往往只會(huì)增加你的焦慮不安。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。 —克里如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會(huì)在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。通常情況下，當(dāng)你對(duì)某件事感到無能為力時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù)不斷地對(duì)你施加壓力，這僅僅會(huì)進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識(shí)中浮現(xiàn)出來。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲(chǔ)到那個(gè)系統(tǒng)中去，同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能夠隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)，你的大腦才會(huì)放松下來。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對(duì)一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的體系中去。大部分的日?；顒?dòng) （如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認(rèn)為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預(yù)期的結(jié)果。因此，許多人都對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。沃爾多” 行動(dòng)來源于思想。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇?！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問題。就像彼得 “知識(shí)工作”的本質(zhì) 歡迎參與到“知識(shí)工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。當(dāng)然，事情還沒有結(jié)束呢。 —亨利設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動(dòng)力放大1 000倍時(shí)將會(huì)是怎樣的一番景象。 你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會(huì)時(shí)完成了這個(gè)訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會(huì)體驗(yàn)到，至少你的控制力增加了一點(diǎn)點(diǎn)，精神放松了一些，注意力更集中了。 現(xiàn)在，請(qǐng)寫下為了推動(dòng)事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動(dòng)是什么。換句話說，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像 “去夏威夷度假”，“處理有關(guān)客戶X 的事情”，“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結(jié)構(gòu)”或者 “實(shí)施新的投資策略”?；蛟S你剛剛繼承一筆6 0 0萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。也許，你馬上就要背上行裝外出度假去了。 檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。你還必須作出判斷：需要采取什么行動(dòng)來推動(dòng)工作的發(fā)展進(jìn)程。任何一件你認(rèn)為沒有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經(jīng)?；卦L并且清理它。這看起來似乎極為簡單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。 任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛铮紩?huì)盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是 “雇傭一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。而每一項(xiàng)協(xié)議，無論大小，都時(shí)時(shí)刻刻地被你自身中的無意識(shí)緊密地追隨著。即使那些并沒有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了如何更加有效地對(duì)生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)呈現(xiàn)出明顯的改觀。多琳 （Mark Van Doren ） 如果你確實(shí)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸 “心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對(duì)你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。 —馬克你還希望再次體驗(yàn)這樣的感覺嗎？ 有一件事我們可以做到，最幸?？鞓返娜耸悄切┍M力而為的人，我們完全可以達(dá)到這一境界，我們能夠全身心地投入。很可能你當(dāng)時(shí)感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。 任何造成你反應(yīng)過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、員工、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵之所在。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會(huì)用雙手劈開木板和磚塊了。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會(huì)向一切事情敞開大門。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會(huì)有何種反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。蕩秋千就是這樣一種到達(dá)了的境界。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。而過于用力又會(huì)阻礙船速。船推動(dòng)著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。使我們回想起，在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛—一種簡單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動(dòng)，完全憑借著來自秋千自身的沖力。蘭伯特 （Craig Lambert ）曾在 《碧波上的心境》（M i n d Over Water，霍頓對(duì)于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。 在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個(gè)人都可能獲得這種狀態(tài)。它使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所說的“心靜如水”（mind like water ）的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動(dòng)員則稱之為“區(qū)域”（z o n e ）。布朗熱 （Nadia Boulanger） 讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會(huì)是怎么樣呢？如果你能夠1 0 0 %地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會(huì)是怎么樣呢？ 這是有可能實(shí)現(xiàn)的。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇 巨著都是如此。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡。 長期以來，在“知識(shí)工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。 當(dāng)然，集中精力對(duì)付主要的成果和價(jià)值觀是至關(guān)重要的。 關(guān)注價(jià)值觀并不會(huì)使你的生活變得簡單。對(duì)于那些自己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們已經(jīng)作出了強(qiáng)烈的消極反應(yīng)。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴(yán)重的干擾作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。我經(jīng)?？吹剑鲇谙旅嫒齻€(gè)原因，這些努力往往都付諸東流了： 1. 在處理每天、每小時(shí)的事務(wù)時(shí)，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問題。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。幾乎沒有人能夠 （或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“3 ”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號(hào)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付一個(gè)普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來。（2 0世紀(jì)8 0年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。這包括對(duì)行動(dòng)對(duì)象和時(shí)機(jī)的判斷。吉本 （Edward Gibbon ） 傳統(tǒng)的時(shí)間管理法和個(gè)人管理法在過去的時(shí)代大顯身手。 狂風(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。要期望在這個(gè)波濤洶涌的時(shí)代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔(dān)和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。 —埃里克我們不 得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨 一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。簡單地說，他們不會(huì)長期從事任何一個(gè)職業(yè)。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連4 0多歲和5 0多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。這必然導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組整頓。由于工作職責(zé)很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機(jī)會(huì)在相當(dāng)長的一段時(shí)間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒?，F(xiàn)在，在這個(gè)基礎(chǔ)上還要添加一個(gè)變化無窮的工作定義的問題。今天，許許多多大公司的運(yùn)作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結(jié)果，我們這個(gè)獨(dú)立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個(gè)專門的委員會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)來的電子郵件，結(jié)果導(dǎo)致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。 幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實(shí)的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。人們耕田種地，用機(jī)器加工工具，裝箱搬運(yùn)，擠牛奶，擺弄精密的工具。 —阿什利德魯克（P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識(shí)工作”（k n o w l e d g e work ）。 工作不再有清楚的界線 我們感到身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們