【正文】 松自如地控制這一切。許多人把 “工作”和 “個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，但我不是這樣：對(duì)于我來(lái)說(shuō)，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫(xiě)本書(shū)或者培訓(xùn)一名客戶的工作。布里連特（Ashley Brilliant） 以前，工作是一件不言而喻的事情。 2. 與從前相比，當(dāng)今一般的專業(yè)人士具有更強(qiáng)的獨(dú)立性和自由度。當(dāng)勞動(dòng)大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來(lái)，涌入一種全新的工作模式時(shí)，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參照點(diǎn)。 2. 由于個(gè)人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識(shí)的抵觸情緒，在面對(duì)那些原本棘手的重要項(xiàng)目和目標(biāo)時(shí)，這種情緒阻止了具體行動(dòng)的實(shí)施。 —納迪亞我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地?fù)]槳加快速度，避免拖其后腿。 任何造成你反應(yīng)過(guò)度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問(wèn)題”。出發(fā)之前，你還有幾個(gè)重大決策要敲定。你并不需要進(jìn)行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了。然而事實(shí)上，思考后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。 似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問(wèn)題，然后開(kāi)始冥思苦想。很多人手頭有許多事情有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒(méi)有搞清楚要做些什么。如此一來(lái)，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時(shí)，你也會(huì)滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來(lái)的新成果。從廣泛的意義上講，這就是“工作計(jì)劃”，它的重點(diǎn)聚集在某一情況或某一個(gè)人身上，勾勒出執(zhí)行過(guò)程中一切必要的想法、細(xì)節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序，至少在目前是這樣的。我不希望再次浪費(fèi)時(shí)間來(lái)考慮它們，否則，就是徒勞無(wú)益地耗費(fèi)創(chuàng)造力，同時(shí)自己制造挫折和壓力。 糟糕的是，當(dāng)你對(duì)這些事情感到無(wú)能為力、無(wú)可奈何時(shí)，你的大腦仍然毫不懈怠地一個(gè)勁地提醒你。我這里所談的知識(shí)是指行動(dòng)中的信息，以及關(guān)注結(jié)果的信息?；蛘呶覄倓偮眯谢貋?lái)，需要對(duì)一路上收集和加工好的資料進(jìn)行組織分類。但是，與此同時(shí)，你正在從周圍的環(huán)境以及你的大腦里，一刻不停地收集著那些原本不屬于這些區(qū)域的信息。 書(shū)寫(xiě)用的紙張或記事簿 活頁(yè)筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標(biāo)準(zhǔn)拍紙本，都可以出色地記錄你靈機(jī)一動(dòng)時(shí)冒出來(lái)的主意、隨意搜羅來(lái)的信息，以及有待處理的事情等。 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。你應(yīng)該收集和整理所有手寫(xiě)的便條，而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。至少，他們知道在某個(gè)地方存有一些東西，可以給他們提個(gè)醒。我們已經(jīng)討論過(guò)“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ?。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。 組織管理. 在工作流程圖的外環(huán)中，有8個(gè)自成體系的結(jié)構(gòu)，這就是你的 “材料”經(jīng)過(guò)加工處理以后，引導(dǎo)出來(lái)的提示信息和內(nèi)容。如果你沒(méi)有一個(gè)替代符號(hào)隨時(shí)隨地地給你提個(gè)醒，這件事情很有可能將會(huì)滑落到隨機(jī)存儲(chǔ)器里。盡管也有一些時(shí)候，把資料放在你的面前，抬眼便可以看到，這種做法會(huì)更加方便快捷。 在某一個(gè)確切日期里采取的行動(dòng) 一些事情需要在某一個(gè)特定的日子里搞定，但不一定非得苛求于某一個(gè)確定的時(shí)間段。 輔助性資料及參考資料的文件夾 一旦你把工作的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，它們幾乎與你的參考資料一模一樣，而且也可以同參考資料一道保存在同一個(gè)系統(tǒng)中（例如，一個(gè)有關(guān)“婚禮”的文件可以保存在一個(gè)一般性參考資料文件夾中）。 工作任務(wù) 我是這樣給工作下定義的：任何一個(gè)由幾個(gè)步驟構(gòu)成的我們所期待的結(jié)果。2. 把這件事指派給別人去處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動(dòng)；或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會(huì)面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請(qǐng)顧問(wèn)的事宜進(jìn)行磋商。整個(gè)過(guò)程—加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹(shù)型分析圖的主干部分。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動(dòng)管理系統(tǒng)必須全部到位。 最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 你需要多少個(gè)工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個(gè)，但要限制在你可以應(yīng)付的最小程度內(nèi)。” 我所需要的食品一項(xiàng)一項(xiàng)地被記錄下來(lái)。在這里，我們主要講的是，如何確保一切必要的事情統(tǒng)統(tǒng)得到了收集并且存儲(chǔ)在你大腦之外的某個(gè)地方。而在將來(lái)的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些事情。 我們需要了解這5個(gè)階段的發(fā)展歷史，此外，為了使它們的功能發(fā)揮得淋漓盡致，我們還需要運(yùn)用一些有效的技巧和工具。下面的內(nèi)容將 告訴你具體的做法。 比如，在剛剛過(guò)去的幾分鐘里，你是不是已經(jīng)走神了，腦子里冒出一些與你現(xiàn)在閱讀的內(nèi)容毫不相干的事情了呢？很可能你的大腦開(kāi)了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。通常情況下，這個(gè)清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問(wèn)題。它可能捕捉到2 4小時(shí)內(nèi)吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場(chǎng)電影等等。頭腦精明的人一般認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個(gè)人和公司的任務(wù)；然后定義工作的主要目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問(wèn)題上。 管理行動(dòng)是一個(gè)重要的挑戰(zhàn) 你利用你的時(shí)間都做了些什么事情呢？你是如何運(yùn)用你獲取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的身體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過(guò)程，而且明白無(wú)誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動(dòng)）就大可不必存在了。格利森 （Kerry Gleeson） 你有沒(méi)有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒(méi)有電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。愛(ài)默生（Ralph Waldo Emerson） 要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的氣力。伯格森（Henry Bergson） 如果這個(gè)小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬(wàn)確的。 第三，一旦決定了需要采取的行動(dòng)方案，你必須在某一個(gè)你會(huì)經(jīng)常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。 原則：有效地處理內(nèi)心中的承諾. 從事2 0余載的培訓(xùn)工作，我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)最為基本的常識(shí)，即由于人們對(duì)自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)不明確，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運(yùn)用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚集沖力的能力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機(jī)地融合在一起。 “大局”與事物的本質(zhì) 另一方面，大量的商業(yè)書(shū)籍、范例、研討會(huì)和專家權(quán)威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理我們復(fù)雜問(wèn)題的思路。我們迫切地需要挖掘出一些新方法、新技術(shù)和新的工作習(xí)慣，以幫助我們永遠(yuǎn)立于不敗之地。我經(jīng)常在研討會(huì)上提問(wèn)：“你們當(dāng)中，有誰(shuí)做的是招聘你的時(shí)候要你做的事情？”很少有人舉手。僅僅在2 0世紀(jì)的后5 0年中，在這個(gè)工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運(yùn)一類的活動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)楸说脼橥苿?dòng)這一方法的實(shí)施，還列舉了一些實(shí)用的手段、技巧及竅門(mén)。我（和我的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。第一部分扼要地介紹了這個(gè)系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨(dú)特性和時(shí)效性。我曾經(jīng)耗費(fèi)幾千個(gè)小時(shí)，在工作臺(tái)邊實(shí)地培訓(xùn)，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間 和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。第7章 管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，一個(gè)完整和同步的工作清單堪稱為一個(gè)主要的運(yùn)作手段。第8章 檢查階段：回過(guò)頭看看只要你保證在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間查閱適當(dāng)?shù)馁Y料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時(shí)間。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學(xué)校里，也已經(jīng)證明是功效卓著的。接著，又以最為凝練和基礎(chǔ)的形式 提出了這些方法論。這就是我提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。 你將發(fā)現(xiàn)，這些原理和方法無(wú)論是在你的個(gè)人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場(chǎng)。德魯克（P e t e r D r u c k e r ）所恰如其分地描述的那種 “知識(shí)工作”（k n o w l e d g e work ）。由于工作職責(zé)很可能既無(wú)明確的限制，又無(wú)特定的形式，因此，如果你有機(jī)會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。 狂風(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對(duì)每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來(lái)節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡(jiǎn)。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過(guò)的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。但是如果肌肉緊張，動(dòng)作就會(huì)慢下來(lái)。即使那些并沒(méi)有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會(huì)了如何更加有效地對(duì)生活中“懸而未決的問(wèn)題”加以控制，毫無(wú)疑問(wèn)，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會(huì)呈現(xiàn)出明顯的改觀。 檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練 我建議，你拿筆記下來(lái)目前盤(pán)踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。當(dāng)然，事情還沒(méi)有結(jié)束呢。因此，許多人都對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。 在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡(jiǎn)直是一堆根本無(wú)法完成的工作，毫無(wú)章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽(tīng)到過(guò)的最生動(dòng)形象的描述了。真正的問(wèn)題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。然而問(wèn)題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來(lái)輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過(guò)渡到另一件。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域 （不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開(kāi)始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（black belt ）水準(zhǔn)的管理模式。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲(chǔ)器里一躍而起，沖著你大吼大叫。 第 2章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段 如何掌握既輕松又不失控的知識(shí)工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。如果不是絕對(duì)必要的話，我發(fā)現(xiàn)在一天的工作中分別來(lái)處理這5個(gè)階段將大有收獲。 百分之百地捕獲一切“未盡事宜” 為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)地代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。 收集工具 有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。在行動(dòng)管理過(guò)程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。缺乏有效的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。 面對(duì)每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作…… 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。 如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止2分鐘，那么，你應(yīng)該問(wèn)一問(wèn)自己，你是否就是解決這個(gè)問(wèn)題的最佳人選呢？如果回答是否定的，那就干脆委托給一個(gè)合適的人員去辦理。這就意味著你的“工作”清單中會(huì)出現(xiàn)一些相當(dāng)細(xì)小瑣碎的事情。惟一的區(qū)別是，對(duì)于那些處于實(shí)施階段的工作項(xiàng)目而言，我們可能需要比較頻繁地查閱這些輔助性資料，以指導(dǎo)我們判定一切必要的行動(dòng)。也許你告訴米歐。如果你擁有一個(gè)運(yùn)行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且隨時(shí)可以調(diào)用，你就能發(fā)現(xiàn)，這是最為簡(jiǎn)便易行的組織管理方法。我之所以如此下定義，其根據(jù)是：如果采取一個(gè)行動(dòng)不足以完成一項(xiàng)工作的話，那么，你就需要在地上立起一個(gè)木樁，提醒自己還有事情尚未處理。 如果處理的時(shí)間超過(guò)了2分鐘，而你又恰恰是最佳人選，這時(shí)，你不得不推遲行動(dòng)，把它記錄在某一個(gè)或者多個(gè)“下一個(gè)行動(dòng)”的清單上。每周回顧一下這個(gè)工作清單將