【正文】 存在著重大的遺漏。但是，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)來看，大多數(shù)人都存在有效改進(jìn)這5個(gè)階段中每一個(gè)階段運(yùn)作方法的余地。德魯克（Peter F Drucker）原則上，這個(gè)方法極其簡單?！说梦覀兯J(rèn)知的知識已經(jīng)在行動中證明了自己。第二章 橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的這個(gè)技巧的核心部分就是征服工作進(jìn)程的5個(gè)階段。你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會的。就像萬有引力無時(shí)不在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在?！_莉就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。對于任何你應(yīng)該去解決掉的問題，大腦都會破譯為你應(yīng)該立刻投入辦理。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。最徒勞無益的做法是：事情毫無進(jìn)展，而壓力陡然激增。它們從你大腦中的隨機(jī)存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。他們時(shí)常感到心神不寧、坐臥不定，正是因?yàn)樵谒麄儍?nèi)心深處，超負(fù)荷的精神負(fù)擔(dān)無時(shí)無刻不在侵?jǐn)_他們的注意力。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。你每一次只能考慮兩三件事情。大腦中肩負(fù)短期記憶的那部分組織往往負(fù)責(zé)存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個(gè)人計(jì)算機(jī)中的隨機(jī)存儲器。你的大腦會緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。你沒有理由兩次產(chǎn)生同一想法，除非你對它情有獨(dú)鐘。我應(yīng)該已經(jīng)對方方面面的情況進(jìn)行周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，并以一種可靠的方式獲取了結(jié)果。但是，如果你能夠把這種做法轉(zhuǎn)化為你現(xiàn)在生活和工作中運(yùn)行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個(gè)領(lǐng)域（不僅僅在處理“緊急情況時(shí)”），那么，你就開始進(jìn)入了我們所描述的“黑帶”（blackbelt）水準(zhǔn)的管理模式。然而，大多數(shù)人只是在生活工作變得一團(tuán)糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時(shí)，才會開始草擬工作清單。我相信，當(dāng)你的工作或者生活達(dá)到某一個(gè)階段時(shí)，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。這一方法適用于一切事務(wù)——重大事件或者微不足道的小事，個(gè)人的私事或者工作中的問題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無一例外。你將發(fā)現(xiàn)，本書中所描述的這些獨(dú)立的行為正是目前你正在按部就班進(jìn)行的事情。同時(shí)，適度的工作計(jì)劃能夠使你清楚地認(rèn)識到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。橫向控制和縱向控制的目標(biāo)是一致的：解除你精神上的負(fù)擔(dān)，并把事情做好。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃伲@時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信息——你們將去哪里，什么時(shí)候去，將做些什么，要作什么準(zhǔn)備等；或者你即將對部門進(jìn)行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個(gè)日期，在那天給一位顧客打一個(gè)電話。你也許會對自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件?！皺M向的”控制保證了所有行動都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測?！叽睦騼H僅懷有對前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。我接觸過許多主管經(jīng)理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。對于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生?，F(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。自下而上法的價(jià)值多年來，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動和任務(wù)的最底層入手。事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問題，而不是等到問題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷?！ＥD諺語在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)，他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。在多數(shù)情況下，很多推動整個(gè)工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以搞定。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去……”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。然而，希望管理那些尚未確認(rèn)或決定的行動是極其困難的。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動。因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。或者當(dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號碼本時(shí)，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。畢竟：*你不可能通過對5分鐘進(jìn)行管理，賺取6分鐘的時(shí)間。然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。過程：管理你的行動.你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。在一次研論會臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。作為腦力勞動者，這是我們的責(zé)任。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制?！R勒斯（Horace）“材料”的轉(zhuǎn)化我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的事情。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。而且這往往只會增加你的焦慮不安。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號?！死锶绻喽嗌偕贀碛幸恍┨熨Y的話，它就會在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。通常情況下，當(dāng)你對某件事感到無能為力時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識中浮現(xiàn)出來。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲到那個(gè)系統(tǒng)中去，同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能夠隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)，你的大腦才會放松下來。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外：*你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；*你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么；*你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。大部分的日?；顒樱ㄈ缫患胰说某院壤?，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認(rèn)為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預(yù)期的結(jié)果。因此，許多人都對此產(chǎn)生了抵觸情緒。沃爾多”行動來源于思想。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇?！@項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識工作者工作效率的關(guān)鍵性問題。就像彼得“知識工作”的本質(zhì)歡迎參與到“知識工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。當(dāng)然，事情還沒有結(jié)束呢。—亨利設(shè)想一下，在生活和工作中，這種驅(qū)動力放大1000倍時(shí)將會是怎樣的一番景象。你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價(jià)值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時(shí)完成了這個(gè)訓(xùn)練的大多數(shù)人一樣，那么，你就會體驗(yàn)到，至少你的控制力增加了一點(diǎn)點(diǎn)，精神放松了一些，注意力更集中了?，F(xiàn)在，請寫下為了推動事情的進(jìn)程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。換句話說，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像“去夏威夷度假”，“處理有關(guān)客戶X的事情”，“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結(jié)構(gòu)”或者“實(shí)施新的投資策略”?；蛟S你剛剛繼承一筆600萬美元的遺產(chǎn)，而你不知道該如何處置這些現(xiàn)金等。也許，你馬上就要背上行裝外出度假去了。檢驗(yàn)這種模式的一個(gè)重要訓(xùn)練我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。你還必須作出判斷：需要采取什么行動來推動工作的發(fā)展進(jìn)程。任何一件你認(rèn)為沒有完成的事情，都必須置于一個(gè)客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中——必須經(jīng)?；卦L并且清理它。這看起來似乎極為簡單，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅(jiān)持下去。任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是“雇傭一個(gè)新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。而每一項(xiàng)協(xié)議，無論大小，都時(shí)時(shí)刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。即使那些并沒有明顯體驗(yàn)到壓力的人，如果他們學(xué)會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。多琳（Mark Van Doren）如果你確實(shí)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸“心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。—馬克你還希望再次體驗(yàn)這樣的感覺嗎？有一件事我們可以做到，最幸?？鞓返娜耸悄切┍M力而為的人，我們完全可以達(dá)到這一境界，我們能夠全身心地投入。很可能你當(dāng)時(shí)感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。任何造成你反應(yīng)過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、員工、項(xiàng)目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關(guān)系，都可能導(dǎo)致比你預(yù)期差得多的結(jié)果。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵之所在。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會用雙手劈開木板和磚塊了。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。蕩秋千就是這樣一種到達(dá)了的境界。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進(jìn)貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。而過于用力又會阻礙船速。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。使我們回想起，在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛—一種簡單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動，完全憑借著來自秋千自身的沖力。蘭伯特（CraigLambert）曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water，霍頓對于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個(gè)人都可能獲得這種狀態(tài)。它使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所說的“心靜如水”（mind like water）的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動員則稱之為“區(qū)域”（zone）。布朗熱（NadiaBoulanger）讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時(shí)間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？這是有可能實(shí)現(xiàn)的。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇巨著都是如此。它必須能夠管理多個(gè)層面；必須能夠堅(jiān)持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時(shí)間和精力；必須化繁為簡。長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。當(dāng)然，集中精力對付主要的成果和價(jià)值觀是至關(guān)重要的。關(guān)注價(jià)值觀并不會使你的生活變得簡單。對于那些自己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們已經(jīng)作出了強(qiáng)烈的消極反應(yīng)。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴(yán)重的干擾作用，進(jìn)一步強(qiáng)化了壓力。我經(jīng)?？吹?，出于下面三個(gè)原因，這些努力往往都付諸東流了： 在處理每天、每小時(shí)的事務(wù)時(shí)，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問題。認(rèn)清主要的目標(biāo)和價(jià)值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。幾乎沒有人能夠（或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“3”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。而且，已為人們所證實(shí)的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以應(yīng)付一個(gè)普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。）有了自由支配的時(shí)間，選擇做什么事的要求也接踵而來。（20世紀(jì)80年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。這包括對行動對象和時(shí)機(jī)的判斷。吉本（EdwardGibbon）傳統(tǒng)的時(shí)間管理法和個(gè)人管理法在過去的時(shí)代大顯身手?？耧L(fēng)和巨浪永遠(yuǎn)站在最精明強(qiáng)干的航海家一邊。要期望在這個(gè)波濤洶涌的時(shí)代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔(dān)和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切?！＠锟宋覀儾坏貌徽{(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨一次危機(jī)：我們經(jīng)受著考驗(yàn)，我們不得不證明自己。簡單地說，他們不會長期從事任何一個(gè)職業(yè)。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至