【導讀】提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。工作籃是一個處理問題的站點，而不是一個存儲容器。你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。準備行動、創(chuàng)造條件，對工作進行一些創(chuàng)造性的思考。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。慣，他們只有對自身這些工作習慣加以調(diào)整之后，才有可能實施本系統(tǒng)。整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。(我是從最普遍的意義出發(fā)來考慮“工作”的。許多人把“工作”和“個人生活”嚴格區(qū)分開來，但我不是這。他承擔著公司的管理工作，但他擔心沉重的工作負荷將會影響到他的家庭生活；另一。以前，工作是一件不言而喻的事情。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問題還懸而未決，一?，F(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。另一個問題是，工作缺乏明確的邊界導致每一個人的工作量加大。

　　

【正文】 目前，可以使用的產(chǎn)品包括電話應答機、語音信箱、錄音設備，如數(shù)碼錄音機或者微型磁帶錄音機。這些設備都可以臨時儲存那些你需要記錄或處理的音頻信息。 電子郵件 中國最大的管理資源中心 第 16 頁 共 135 頁 如果你是通過電子郵件與世界的各個角落保持聯(lián)系的，那么，你的計算機中就包含著一些臨時區(qū)域，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。尋呼機和電話也擁有這種功能。 高科技產(chǎn)品設備 現(xiàn)在，你能夠以口述的形式給計算機輸入命令，也可以以手寫的方式敲進信息。隨著 交流模式越來越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡單易行了。（同時，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進行處理的情況也將隨之膨脹?。? “計算機！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包。” “好的，戴維?！? 我所需要的食品一項一項地被記錄下來。在行動管理過程中，組織分析這一階段進一步向數(shù)字化的方向邁進，“面包”將自動添加到我的電子食品清單中，甚至自動完成訂貨和配送的程序。 無論是 高科技設備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務和行動方案的功效?？峙拢阍缫呀?jīng)在使用這幾種工具了。 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實選擇了這種或那種形式的收集設備，但是，這些設備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來看看成功收集的三個必要條件： 中，而不是在你的大腦里。 ，夠用即可。 。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機存儲器內(nèi)塞入過多的信息，那么，很可能你會喪失使用和清空這個工作籃的動力。大多數(shù)人并不把這些用于存儲信息的工具放在心上，因為他們知道，無論如何，這些工具并不能代表一個獨立而完整的系統(tǒng)。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無法從任何一處獲取任何回報。結(jié)果，他們的大腦處于不停地運轉(zhuǎn)之中。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球 接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。 這些收集工具應該成為你生活方式的一部分。你應該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個極具潛力和使用價值的好主意、妙點子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。 最大限度地減少收集設備的數(shù)量 中國最大的管理資源中心 第 17 頁 共 135 頁 你需要多少個工作籃，就應該設置多少個，但要限制在你可以應付的最小程度內(nèi)。由于你希望獲取的信息可能從任何一個地方鉆出來，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨 時隨地發(fā)揮功效的收集工具。然而，如果收集的區(qū)域過于廣泛，你很可能無法做到輕松而連貫地處理這些信息。 對于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過多并不會成為一個問題；對于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實實在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設備方面，還存在改觀的機會。你應該收集和整理所有手寫的便條，而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進抽屜中。所有紙制資料文件也應該井然有序地放進工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個角落里。 隨著生活和工作變得日益復雜煩瑣，采用標準的工具和 手段來捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。比如，當事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時，你也許會注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時產(chǎn)生的。如果能夠把你的思考能力與高品質(zhì)的存儲工具結(jié)合起來，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問題時，卻最為積極主動。 — 達芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個因素是顯而易見的：如果不 清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個裝滿雜亂資料的倉庫。這并不意味著你必須處理存放在語音信箱、電子郵箱或任務中的全部內(nèi)容；其實，它僅僅要求你把信息從存儲器中取出來，判定這些東西的實質(zhì)是什么，以及應該采取什么樣的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡直就如同擁有一個從來沒有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購買新的垃圾桶，來盛放你所有的垃圾。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動管理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效 的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當你無法即時即刻地處理某些事情，但同時又感到必須采取一定的措施時，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來是一個簡單易行的解決辦法。對于很多人來說，工作籃是存儲和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對付像某些書面形式的資料和電子郵件一類的信息時。至少，他們知道在某個地方存有一些東西，可以給他們提個醒。令人遺憾的是，當這個體系陷入失控狀態(tài)，或者當積存的電子郵件多得超過一整屏時，這個安全網(wǎng)絡就崩潰了。 當你掌握了下一個階段 的技巧，學會如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務時，“工作籃”就可以恢復其最初的功能了。讓我們一起來看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時不必立即動手完成這些工作呢？ 加工處理 . 對于參加這個課程的所有人來說，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M，恐怕就是指導他們按部就班地針對每一項工作進行思考，最終清空他們的收集工具。當我與在某家環(huán)球公司的一個主要部門經(jīng)理共同處理了她所開列出的工作任務表以后，她坐在那里，對我肅然起敬。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個接一個的會議，而這種做法本身已經(jīng) 使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗到了前所未有的一種輕松?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動和信息分門別類地逐個確定，并存入了一個看得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 中國最大的管理資源中心 第 18 頁 共 135 頁 對于你的每一封電子和語音郵件、每一條備忘錄或者每一個自然萌生的念頭，你需要捫心自問一些什么樣的問題呢？這是行動管理過程中的一個組成要素，它構(gòu)成了你個人組織管理體系的基礎。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯誤地動手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些 即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動的決策為依據(jù)，對即將采取的行動進行組織管理。整個過程 — 加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹型分析圖的主干部分。 在后面的章節(jié)里，我將針對這個過程的每一個環(huán)節(jié)詳細地對你進行指導。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過程的同時，從你的任務籃中選擇一個工作表，或者拿出一摞資料，對一些項目進行評估。 這是一件什么事情？ 這不是一個愚蠢的問題。我們已經(jīng)討論過“材料”了，也談論了收集工具。但是，我們還沒有討論過這些材料到底是什么，需要做些什么 。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個人管理體系中溜掉，是不是應該想想辦法、加以解決呢？當我們收到人力資源部門轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時，我們又應該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價值的信息，這僅僅是由于客戶當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。 中國最大的管理資源中心 第 19 頁 共 135 頁 “材料” 是什么工作 工作籃 可否付諸行動 不可以 工作（策劃） 下一步行動是什么 可以 參考資料 （需要時可取） 將來某時 / 也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 垃圾 實施 否 是 2 分鐘能否搞定 工作計劃 行動時備查 指派給別人 延遲 后面的行動 盡快解決 日程表 在某一具體時間內(nèi)處理 等待 讓別人去處理 中國最大的管理資源中心 第 20 頁 共 135 頁 是否需要采取行動呢？ 對于這個問題有兩種回答：是和不是。 不需要采取行動 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 2 .目前沒有采取行動的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 3 .該信息具有潛在的利用價值，今后也許能夠派上用場（參考）。 人們可以對這三類信息進行管理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個對付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵，一個用于記錄處于醞釀階段事務的備忘錄文件夾或者日 程表。此外，你還需要一個完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 需要采取行動 這一類信息要求我們進行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務活動；或者你任務籃中的一個備忘錄提醒你同集團的副總裁會面，就某一個新設立的重要項目雇請顧問的事宜進行磋商。 面對每一件需要處理的信息時，你必須作出兩個方面的決定： ？需要達到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項工作?? 你必須在一個“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹起一個樹樁，提醒你一個懸而未決的問題的存在。每周回顧一下這個工作清單將會幫助你回憶起這個尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項工作或者把它徹底地消滅掉。 下一步行動是什么？ 對于你所進行的任何收集工作來說，這都是一個關(guān)鍵性的問題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。“下一步行動”是指那些必須付諸實施的具體活動，它們推動著形勢朝著既定目標前行。 做事情時，并不需要花費很多氣力，但是在決策行動時，卻要求投入大量的精力。 下面是幾個下一步行動方案的實例： * 給弗雷德打個電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號碼。 * 起草有關(guān)預算會議議程的想法。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫管理軟件的情況。 這些都是一些需要實實在在地發(fā)生的、真實而具體的活動。這些提示信息將使你的個人管理系統(tǒng)獲益良多。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動方案出臺，緊接著，你面臨三種選 擇： 中國最大的管理資源中心 第 21 頁 共