【導(dǎo)讀】提升個(gè)人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂(lè)于使用的管理工具。工作籃是一個(gè)處理問(wèn)題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。準(zhǔn)備行動(dòng)、創(chuàng)造條件，對(duì)工作進(jìn)行一些創(chuàng)造性的思考。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。慣，他們只有對(duì)自身這些工作習(xí)慣加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來(lái)清新的變化。(我是從最普遍的意義出發(fā)來(lái)考慮“工作”的。許多人把“工作”和“個(gè)人生活”嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，但我不是這。他承擔(dān)著公司的管理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會(huì)影響到他的家庭生活；另一。以前，工作是一件不言而喻的事情。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問(wèn)題還懸而未決，一。現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。另一個(gè)問(wèn)題是，工作缺乏明確的邊界導(dǎo)致每一個(gè)人的工作量加大。

　　

【正文】 目前，可以使用的產(chǎn)品包括電話應(yīng)答機(jī)、語(yǔ)音信箱、錄音設(shè)備，如數(shù)碼錄音機(jī)或者微型磁帶錄音機(jī)。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。 電子郵件 中國(guó)最大的管理資源中心 第 16 頁(yè) 共 135 頁(yè) 如果你是通過(guò)電子郵件與世界的各個(gè)角落保持聯(lián)系的，那么，你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時(shí)區(qū)域，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。尋呼機(jī)和電話也擁有這種功能。 高科技產(chǎn)品設(shè)備 現(xiàn)在，你能夠以口述的形式給計(jì)算機(jī)輸入命令，也可以以手寫(xiě)的方式敲進(jìn)信息。隨著 交流模式越來(lái)越多地轉(zhuǎn)換為數(shù)字和無(wú)線形式，我們記錄信息的方式變得更加簡(jiǎn)單易行了。（同時(shí)，我們所收到的數(shù)據(jù)和需要我們進(jìn)行處理的情況也將隨之膨脹?。? “計(jì)算機(jī)！” “是的，戴維，什么事？” “我需要面包。” “好的，戴維?！? 我所需要的食品一項(xiàng)一項(xiàng)地被記錄下來(lái)。在行動(dòng)管理過(guò)程中，組織分析這一階段進(jìn)一步向數(shù)字化的方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的電子食品清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送的程序。 無(wú)論是 高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效?？峙?，你早已經(jīng)在使用這幾種工具了。 影響成功收集的因素 遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件： 中，而不是在你的大腦里。 ，夠用即可。 。 把一切趕出你的大腦 如果你試圖在你的隨機(jī)存儲(chǔ)器內(nèi)塞入過(guò)多的信息，那么，很可能你會(huì)喪失使用和清空這個(gè)工作籃的動(dòng)力。大多數(shù)人并不把這些用于存儲(chǔ)信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄冎?，無(wú)論如何，這些工具并不能代表一個(gè)獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。在他們的工作和大腦中，還分別存放著一系列不完善的事物，因此，他們無(wú)法從任何一處獲取任何回報(bào)。結(jié)果，他們的大腦處于不停地運(yùn)轉(zhuǎn)之中。這就好似在布滿了大洞的桌面上玩彈球一樣，彈球 接連不斷地掉入洞里，使你一下子喪失了繼續(xù)玩下去的興趣。 這些收集工具應(yīng)該成為你生活方式的一部分。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無(wú)論你身處何處，都可以隨心所欲地抓住任何一個(gè)極具潛力和使用價(jià)值的好主意、妙點(diǎn)子，把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的牙刷、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。 最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 中國(guó)最大的管理資源中心 第 17 頁(yè) 共 135 頁(yè) 你需要多少個(gè)工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個(gè)，但要限制在你可以應(yīng)付的最小程度內(nèi)。由于你希望獲取的信息可能從任何一個(gè)地方鉆出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要那些唾手可得、可以隨 時(shí)隨地發(fā)揮功效的收集工具。然而，如果收集的區(qū)域過(guò)于廣泛，你很可能無(wú)法做到輕松而連貫地處理這些信息。 對(duì)于高科技產(chǎn)品而言，收集容器數(shù)量過(guò)多并不會(huì)成為一個(gè)問(wèn)題；對(duì)于大多數(shù)人而言，主要是在記事簿和實(shí)實(shí)在在的工作籃這些技術(shù)含量較低的設(shè)備方面，還存在改觀的機(jī)會(huì)。你應(yīng)該收集和整理所有手寫(xiě)的便條，而不是把它們隨心所欲地堆放著，夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。所有紙制資料文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃中，而不是七零八落地堆積到任何一個(gè)角落里。 隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)的工具和 手段來(lái)捕捉一些想法和信息就顯得尤為重要。比如，當(dāng)事業(yè)處于蒸蒸日上的發(fā)展中時(shí)，你也許會(huì)注意到，一些奇思妙想往往不是在勤奮工作時(shí)產(chǎn)生的。如果能夠把你的思考能力與高品質(zhì)的存儲(chǔ)工具結(jié)合起來(lái)，你就獲得了提高工作效率的制勝法寶。 一些品德高尚的天才人物在處理最少的問(wèn)題時(shí)，卻最為積極主動(dòng)。 — 達(dá)芬奇 定期清空收集工具 成功收集信息的最后一個(gè)因素是顯而易見(jiàn)的：如果不 清空收集工具，加工處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一個(gè)裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。這并不意味著你必須處理存放在語(yǔ)音信箱、電子郵箱或任務(wù)中的全部?jī)?nèi)容；其實(shí)，它僅僅要求你把信息從存儲(chǔ)器中取出來(lái)，判定這些東西的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么樣的措施。如果你仍然感到困惑，那么，把它們編排進(jìn)你的系統(tǒng)之中好了。不要把它再次放回到工作籃中。不清理你的工作籃，簡(jiǎn)直就如同擁有一個(gè)從來(lái)沒(méi)有人傾倒的垃圾桶一樣，你不得不忙于接連購(gòu)買(mǎi)新的垃圾桶，來(lái)盛放你所有的垃圾。 為了把工作籃清掃干凈，你的行動(dòng)管理系統(tǒng)必須全部到位。缺乏有效 的“流出”系統(tǒng)，你的工作籃里容納的“材料”就會(huì)堆積如山、擁擠不堪。在通常情況下，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來(lái)是一個(gè)簡(jiǎn)單易行的解決辦法。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，工作籃是存儲(chǔ)和管理組織信息的最為理想的工具，特別是對(duì)付像某些書(shū)面形式的資料和電子郵件一類的信息時(shí)。至少，他們知道在某個(gè)地方存有一些東西，可以給他們提個(gè)醒。令人遺憾的是，當(dāng)這個(gè)體系陷入失控狀態(tài)，或者當(dāng)積存的電子郵件多得超過(guò)一整屏?xí)r，這個(gè)安全網(wǎng)絡(luò)就崩潰了。 當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段 的技巧，學(xué)會(huì)如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的事務(wù)時(shí)，“工作籃”就可以恢復(fù)其最初的功能了。讓我們一起來(lái)看一看，如何清空你的工作籃和電子郵件系統(tǒng)，同時(shí)不必立即動(dòng)手完成這些工作呢？ 加工處理 . 對(duì)于參加這個(gè)課程的所有人來(lái)說(shuō)，我?guī)椭鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地針對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考，最終清空他們的收集工具。當(dāng)我與在某家環(huán)球公司的一個(gè)主要部門(mén)經(jīng)理共同處理了她所開(kāi)列出的工作任務(wù)表以后，她坐在那里，對(duì)我肅然起敬。此前她一直依賴于工作日程表提醒她去參加一個(gè)接一個(gè)的會(huì)議，而這種做法本身已經(jīng) 使她備感輕松了。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松?，F(xiàn)在，我們已經(jīng)把她需要提醒的行動(dòng)和信息分門(mén)別類地逐個(gè)確定，并存入了一個(gè)看得見(jiàn)、摸得到的具體的系統(tǒng)里面。 中國(guó)最大的管理資源中心 第 18 頁(yè) 共 135 頁(yè) 對(duì)于你的每一封電子和語(yǔ)音郵件、每一條備忘錄或者每一個(gè)自然萌生的念頭，你需要捫心自問(wèn)一些什么樣的問(wèn)題呢？這是行動(dòng)管理過(guò)程中的一個(gè)組成要素，它構(gòu)成了你個(gè)人組織管理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得“井井有條”，但是他們卻錯(cuò)誤地動(dòng)手管理那些不完整的“材料”。你不可能整理組織那些 即將降臨的信息，你只能收集它們，加工它們。此外，你必須以下一步行動(dòng)的決策為依據(jù)，對(duì)即將采取的行動(dòng)進(jìn)行組織管理。整個(gè)過(guò)程 — 加工和組織階段，體現(xiàn)在決策樹(shù)型分析圖的主干部分。 在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)這個(gè)過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地對(duì)你進(jìn)行指導(dǎo)。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過(guò)程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè)工作表，或者拿出一摞資料，對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。 這是一件什么事情？ 這不是一個(gè)愚蠢的問(wèn)題。我們已經(jīng)討論過(guò)“材料”了，也談?wù)摿耸占ぞ?。但是，我們還沒(méi)有討論過(guò)這些材料到底是什么，需要做些什么 。比如，我們從政府方面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務(wù)，而這些內(nèi)容往往容易從我們的個(gè)人管理體系中溜掉，是不是應(yīng)該想想辦法、加以解決呢？當(dāng)我們收到人力資源部門(mén)轉(zhuǎn)發(fā)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們又應(yīng)該怎么處理呢？我曾經(jīng)從客戶的書(shū)桌抽屜里和堆積如山的文件中，挖掘出一打有價(jià)值的信息，這僅僅是由于客戶當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來(lái)搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。由此，我們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。 中國(guó)最大的管理資源中心 第 19 頁(yè) 共 135 頁(yè) “材料” 是什么工作 工作籃 可否付諸行動(dòng) 不可以 工作（策劃） 下一步行動(dòng)是什么 可以 參考資料 （需要時(shí)可取） 將來(lái)某時(shí) / 也許 （備忘錄文件夾；保留備查） 垃圾 實(shí)施 否 是 2 分鐘能否搞定 工作計(jì)劃 行動(dòng)時(shí)備查 指派給別人 延遲 后面的行動(dòng) 盡快解決 日程表 在某一具體時(shí)間內(nèi)處理 等待 讓別人去處理 中國(guó)最大的管理資源中心 第 20 頁(yè) 共 135 頁(yè) 是否需要采取行動(dòng)呢？ 對(duì)于這個(gè)問(wèn)題有兩種回答：是和不是。 不需要采取行動(dòng) 如果答案是否定的，那么有三種可能性： 。 2 .目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。 3 .該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。 人們可以對(duì)這三類信息進(jìn)行管理，我們將在下一章介紹它們。就目前而言，你所需要的是一個(gè)對(duì)付垃圾的垃圾箱和一個(gè)刪除鍵，一個(gè)用于記錄處于醞釀階段事務(wù)的備忘錄文件夾或者日 程表。此外，你還需要一個(gè)完善的歸檔保存參考資料的系統(tǒng)。 需要采取行動(dòng) 這一類信息要求我們進(jìn)行處理。典型的情況可能是一封電子郵件，要求你在某一天參加公司組織的一次服務(wù)活動(dòng)；或者你任務(wù)籃中的一個(gè)備忘錄提醒你同集團(tuán)的副總裁會(huì)面，就某一個(gè)新設(shè)立的重要項(xiàng)目雇請(qǐng)顧問(wèn)的事宜進(jìn)行磋商。 面對(duì)每一件需要處理的信息時(shí)，你必須作出兩個(gè)方面的決定： ？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ ？ 如果是關(guān)于一項(xiàng)工作?? 你必須在一個(gè)“工作”清單中體 現(xiàn)出其結(jié)果。這如同在地上樹(shù)起一個(gè)樹(shù)樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問(wèn)題的存在。每周回顧一下這個(gè)工作清單將會(huì)幫助你回憶起這個(gè)尚未解決的問(wèn)題。它活靈活現(xiàn)地存在你的管理系統(tǒng)中，直到你完成這項(xiàng)工作或者把它徹底地消滅掉。 下一步行動(dòng)是什么？ 對(duì)于你所進(jìn)行的任何收集工作來(lái)說(shuō)，這都是一個(gè)關(guān)鍵性的問(wèn)題，如果你的回答恰如其分，你便掌握了實(shí)質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。“下一步行動(dòng)”是指那些必須付諸實(shí)施的具體活動(dòng)，它們推動(dòng)著形勢(shì)朝著既定目標(biāo)前行。 做事情時(shí)，并不需要花費(fèi)很多氣力，但是在決策行動(dòng)時(shí)，卻要求投入大量的精力。 下面是幾個(gè)下一步行動(dòng)方案的實(shí)例： * 給弗雷德打個(gè)電話，讓他提供他所推薦的那家修理廠的電話 號(hào)碼。 * 起草有關(guān)預(yù)算會(huì)議議程的想法。 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。 * 從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的情況。 這些都是一些需要實(shí)實(shí)在在地發(fā)生的、真實(shí)而具體的活動(dòng)。這些提示信息將使你的個(gè)人管理系統(tǒng)獲益良多。 處理這件事，把這件事指派給別人處理，或者延遲處理 一旦你的下一步行動(dòng)方案出臺(tái)，緊接著，你面臨三種選 擇： 中國(guó)最大的管理資源中心 第 21 頁(yè) 共