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【正文】 嚴(yán)重毀損、散失和泄密。 撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 會(huì)計(jì)資料保管期限： 原始憑證、記帳憑證和匯總憑證 15年。 銀行存款 余額調(diào)節(jié)表 3年。 總賬、會(huì)計(jì)明細(xì)賬、輔助賬 15 年。 月會(huì)計(jì)報(bào)表 5年， 年度決算報(bào)表永久。 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年。 第八十六條 其他有關(guān)管理規(guī)定 所有的財(cái)務(wù)審批程序必須自下而上，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，否則，財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕付款或報(bào)銷。 公司的收支情況、有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)文件資料，是公司高度商業(yè)秘密，未經(jīng)公司董事長(zhǎng)總裁批準(zhǔn)，不得向無權(quán)獲悉的人員提供資料或透漏。 財(cái)務(wù)的印章、支票管理：會(huì)計(jì)、出納印鑒必須各自保管，財(cái)務(wù)專用章由資金經(jīng)理保管。任何時(shí)候不能同時(shí)一人掌握全部印章。印鑒應(yīng)各自親自使用， 不能讓他人使用。支票由總出納購(gòu)買保管，發(fā)票和收據(jù)由財(cái)務(wù)經(jīng)理指定專人購(gòu)買，嚴(yán)格領(lǐng)用和核銷手續(xù)。 貪污、盜竊物品處理：凡貪污、挪用、盜竊、擅吃公司物資、物品、錢財(cái)和侵占員工利益的行為，必須嚴(yán)肅處理，是金錢的按金額，是物品的按原價(jià)給予二十倍以內(nèi)的罰款，對(duì)舉報(bào)有功者，獎(jiǎng)勵(lì)罰款的 30%。 不按公司規(guī)定辦理而造成公司損失的，誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)。如負(fù)責(zé)人管理不善造成的損失，要追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任。 第八十七條 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定： （ 1） 會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告，驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度以及與經(jīng) 營(yíng)管理和投資人權(quán)益有關(guān)的其他重要文件，如合同、章程、董事會(huì)決議和長(zhǎng)期經(jīng)濟(jì)合同等。 （ 2） 控股及子公司應(yīng)按規(guī)定建立會(huì)計(jì)檔案和檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案必須在中國(guó)境內(nèi)的企業(yè)所在地妥善保存，不得丟失損壞。由總經(jīng)辦擬定檔案室《檔案管理制度》。 （ 3）會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和月份、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，至少保存 15年。年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括清算會(huì)計(jì)報(bào)表報(bào)告）及其他重要會(huì)計(jì)檔案必須永久保存。 第十五章 附則 第八十八條：公司各控股公司及附屬公司可根據(jù)本制度和其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體情況，制定相應(yīng)的《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》。 第八十九條：本制度為送 審稿，即使經(jīng)修改通過后，在實(shí)施過程當(dāng)中，可根據(jù)實(shí)際情況予以修改、完善、刪減等補(bǔ)充。 第九十條：本制度最終解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)管理部。 附件：補(bǔ)充規(guī)定 4 關(guān)于明確收款過程當(dāng)中的幾個(gè)特殊問題的通知 各相關(guān)部門： 為理順收款過程中我司與客戶、客戶與客戶、營(yíng)業(yè)部與財(cái)務(wù)、收款處與入帳等牽涉到的外部與內(nèi)部，內(nèi)部各部門之間的在各環(huán)節(jié)當(dāng)中的工作流程，可能的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等以及為明確內(nèi)部工作職責(zé)，避免因渠道不暢、溝通不順、信息不靈造成不必要的混亂，特根據(jù)我司的實(shí)際情況對(duì)下列幾件特殊事項(xiàng)作出如下規(guī)定： 1． 代為付款： ① 、意思為 ：原來委托我司加工的單位在不改變我方開出發(fā)票為其本人名稱的前提下，由其它單位為其代付貨款給我方。 ② 、此種情況，我司只需對(duì)方與其委托付款的單位簽定一份委托付款書，給我方即可。 ③ 、委托付款書必須寫明：收款單位為我方，委托付款的原因，付款的金額， 雙方法人代表的簽名，雙方加蓋公章，委托日期等。 ④ 、財(cái)務(wù)部對(duì)此的處理如下： ⅰ 、屬于原來已經(jīng)掛帳的，掛帳單位與付款單位抬頭不符的，只須讓原委托加工單位補(bǔ)給一份付款單位付款的委托書后，即可進(jìn)行帳務(wù)對(duì)沖，無須更改前工序的加工合同、發(fā)貨單等； ⅱ 、今后新發(fā)生的，一是要有委 托付款書，二是出納要直接在銀行進(jìn)帳單上注明，此款是代 XXX 單位支付字樣，會(huì)計(jì)直接沖對(duì)原加工單位的掛帳，避免重復(fù)，提高效率。 ⑤ 、委托付款書的式樣見附件 1 2． 代開發(fā)票： ① 、意思為：原來委托我司加工的單位在改變我方開出發(fā)票，發(fā)票抬頭不為其本人名稱的前提下，由其它單位或原單位支付貨款給我方。 ② 、此種情況，我司非特殊情況，一般不許出現(xiàn)； ③ 、確須辦理的，分兩種情況： ⅰ 、完全是不同的兩個(gè)法人單位，按原來的方法，將此工作前的所有資料予以更改后，才能執(zhí)行； ⅱ 、兩個(gè)單位是同一個(gè)法人代表的關(guān)聯(lián)單位，我方要求其提供變更申明，在委托付款書必須再加注申明，說明變更的原因后，我方可以不對(duì)以前工序的資料進(jìn)行改進(jìn)，由財(cái)務(wù)直接處理。 ④ 、委托付款書的式樣見附件 2 3． 我方三個(gè)關(guān)聯(lián)方的業(yè)務(wù)處理： ① 、原則上原來落單是哪個(gè)單位的，那么從材料投入到發(fā)貨后收款，整個(gè)流程中口徑要全部一致，不能混淆，以免造成混亂； ② 、如果出現(xiàn)客戶要求開票單位跟原訂單名稱不同的，那屬于我司三個(gè)單位之間代開發(fā)票的問題，則完全要求改單后才可執(zhí)行 。 公司財(cái)務(wù)管理部 年 月 日 附件 1 代為付款的委托付款書式樣： 代為付款的委托付款書式樣： 采購(gòu)部物資采購(gòu) 發(fā)票管理 的暫行辦法 發(fā)票是一種重要的見證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑證，特別是增值稅專用發(fā)票在開具、取得、抵扣等環(huán)節(jié)有嚴(yán)格的稅收政策條文監(jiān)管，增值稅專用發(fā)票的抵扣直接關(guān)系到公司稅收負(fù)擔(dān)的問題，在涉稅事項(xiàng)中一定要謹(jǐn)慎從事。 因此，特根據(jù)我司的具體情況作出如下規(guī)定： 一、 采購(gòu)物資的類型劃分： 1． 生產(chǎn)型耗用：原材料、輔助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料、潤(rùn)滑油等； 2． 辦公型耗用：辦公文具、用品； 3． 固定資產(chǎn)類：機(jī)器設(shè)備、電子設(shè)備、運(yùn)輸工具； 4． 飯?zhí)蔑嬍澄镔Y：飯?zhí)妹住⒂?、菜、調(diào)味品等； 5． 業(yè)務(wù)招待類：煙酒食品等。 二、 按上述類別劃分后，需要開具發(fā)票的層次可以下述圖表描述： ① ② 1．生產(chǎn)型耗用：必須開增值稅票 2．辦公型耗用：增值稅票、普通票 3．固定資產(chǎn)類：普通票、 裝修工程 5．業(yè)務(wù)招待類：普通票、收據(jù) ③ 4．飯?zhí)蔑嬍巢牧希菏論?jù)或支付證明單 ① ：表示開增值稅發(fā)票（ 17%、 6%） ② ：表示需要開發(fā)票 ③ ：表示不需開票的。 財(cái)務(wù)入帳對(duì)發(fā)票的處理： ； . 三、 在上述圖表顯示的需要開票的： 第 123款中一定要有發(fā)票，特別是增值票； 第 2款中，在不增加采購(gòu)成本的情況下，最好是增值稅發(fā)票； 第 5款中，在不增加成本的情況下，最好是普通發(fā)票； 第 4款中，非設(shè)備、大型用具類的，由于屬福利開 支，能省則省，可不開發(fā)票。 四、 需要開具增值稅發(fā)票而暫時(shí)不能的，采購(gòu)部將收據(jù)集中造冊(cè)登記保管好，以后集中處理；物品交倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)先作代管處理或暫估入帳，此部分也應(yīng)與采購(gòu)部對(duì)應(yīng)集中造冊(cè)登記，待有正式發(fā)票時(shí)再做更正處理。 五、 采購(gòu)部采購(gòu)的物品必須明確配合后續(xù)部門輸入電腦時(shí)的需要，填寫規(guī)范、內(nèi)容齊全、價(jià)格的口徑要跟倉(cāng)庫(kù)一致。 六、 發(fā)票：要求先：收票后才按月結(jié)時(shí)間進(jìn)行結(jié)算。采購(gòu)物資進(jìn)倉(cāng)的同時(shí)，要求有發(fā)票的必須要有發(fā)票，無論是現(xiàn)金支付還是月結(jié)的，特別是月結(jié)的，先收發(fā)票非常有利于我司合理的、整體的有序安排稅款，并且 結(jié)合其他大公司的做法莫不如此?。ㄎ夜镜年P(guān)聯(lián)企業(yè)除外） 七、 物資進(jìn)倉(cāng)后，采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)必須三條線，保證單據(jù)傳遞（按進(jìn)倉(cāng)單的流程規(guī)定執(zhí)行）的順暢、及時(shí)到達(dá)各接收單據(jù)的位置，避免因不及時(shí)造成漏單、重復(fù)、出錯(cuò)，以至三方數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，特別是月末扎數(shù)的時(shí)候，要注意三方時(shí)點(diǎn)（最后一日下午 3： 00）的統(tǒng)一，月結(jié)后所有以前的單據(jù)第二天上午 10： 30 要到財(cái)務(wù)處（遇節(jié)假日休息，時(shí)間順延）。 八、 本意見經(jīng)討論通過后于 年 月 日開始實(shí)行，在執(zhí)行中再行完善、修改、補(bǔ)充。 公司財(cái)務(wù)管理部 年 月 日 關(guān)于明確物流單據(jù)流程及相關(guān)工作的通知 各相關(guān)單位： 為理順產(chǎn)品銷售過程中各部門的實(shí)際操作順序，財(cái)務(wù)部對(duì)產(chǎn)品出倉(cāng)單流程現(xiàn)重新明確如下： 業(yè)務(wù)事項(xiàng)：物品銷售發(fā)貨 涉及帳目：應(yīng)收帳款 相關(guān)單據(jù)：出倉(cāng)單 單據(jù)用途：本單由業(yè)務(wù)部（業(yè)務(wù)組）憑銷售合同（協(xié)議）、 銷售計(jì)劃、開具； 各聯(lián)單據(jù)功能 ：本單一式六聯(lián)，六聯(lián)單分配如下： ① 、 第一聯(lián)：存根，業(yè)務(wù)部存根記賬； ② 、 第二聯(lián)： 隨貨同行 ，收貨單位實(shí)物入賬用； ③ 、 第三聯(lián)：結(jié)算，財(cái)務(wù)結(jié)算收款（交客戶）； ④ 、 第四聯(lián)：記帳，我司財(cái)務(wù)記賬（應(yīng)收賬款或發(fā)出商品）； ⑤ 、 第五聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)記賬備查； ⑥ 、 第六聯(lián)：放行，財(cái)務(wù)對(duì)賬備查，出廠放行； 倉(cāng)單流程圖：一式六聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)、營(yíng)業(yè)部雙方簽名才生效。 司機(jī)或客戶提貨隨 貨同行，留存第二聯(lián) 財(cái)務(wù)結(jié)算收款 交客戶第三聯(lián) 營(yíng)業(yè)部開單記賬， 留存第一聯(lián) 財(cái)務(wù)備查出廠放行轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)對(duì)賬，留存第六聯(lián) 倉(cāng) 庫(kù)發(fā)貨記賬 留存第五聯(lián) 財(cái)務(wù)記賬應(yīng)收款或發(fā)出商品，留存第四聯(lián) 出倉(cāng)單開具由營(yíng)業(yè)部 — 出貨組負(fù)責(zé)為此財(cái)務(wù)部有如下要求： ① ．已發(fā)貨出倉(cāng)單須在 1個(gè)工作日內(nèi)交回財(cái)務(wù)部。 ② ．由財(cái)務(wù)部發(fā)出的信件須在 1個(gè)工作日內(nèi)送相關(guān)部門或客戶。 ③ ．由營(yíng)業(yè)部填寫的開發(fā)票資料，必須寫清楚所要開具發(fā)票的明細(xì)，如 “ 客戶名稱、金額、貨款所屬月份、是否需開具明細(xì)發(fā)票、電腦專用發(fā)票或普通發(fā)票、品名 ” 。如需開具第三方發(fā)票（代開發(fā)票）須附有相應(yīng)的合同及出倉(cāng)單。 繳款及收據(jù)的使用流程： 再由營(yíng)業(yè)部核對(duì)此筆貨款是在哪家公司下單 {圣都、宏力 、新強(qiáng)盛、內(nèi)賬（新強(qiáng)盛） }然后打出繳款單。 業(yè)務(wù)組收到客戶的貨款開具一式三聯(lián)收據(jù)，把第二聯(lián)（客戶聯(lián)）交客戶，以便確認(rèn)已收款項(xiàng)。 由業(yè)務(wù)組在財(cái)務(wù)部統(tǒng)一領(lǐng)用，收款收據(jù)。 業(yè)務(wù)組把收到的款項(xiàng)連同收據(jù)第三聯(lián)交司機(jī)帶回公司營(yíng)業(yè)部，以確認(rèn)款項(xiàng)，并保存收據(jù)備查核對(duì) 出納核對(duì)無誤后，在繳款單上簽字確認(rèn)，司機(jī)把已確認(rèn)的繳款單第一聯(lián)交回營(yíng)業(yè)部存查，作月結(jié)依據(jù)。 司機(jī)將營(yíng)業(yè)部打出的繳款單連同貨款一齊交出納處，出納根據(jù)繳款單作收款處理。 業(yè)務(wù)組（門市）把用完的收據(jù)整本（存根聯(lián)）交財(cái)務(wù)部核銷，如有作廢應(yīng)一式三聯(lián)連同核 銷。 9. 繳款單一式四聯(lián)流程： 繳款人留存第四聯(lián)備查（黃色） 出納員憑會(huì)計(jì)憑證及本單入賬，交第三聯(lián)應(yīng)收賬備查（紅色） 應(yīng)收賬會(huì)計(jì)留存第二聯(lián)（綠色）作為應(yīng)收賬款入賬依據(jù) 營(yíng)業(yè)部留存第一聯(lián) （白色） 出納員、制單員繳款人簽名核實(shí) 繳款單由出納簽名后即時(shí)將綠色聯(lián)交應(yīng)收會(huì)計(jì)審核是否有不對(duì)口收款現(xiàn)象，及時(shí)與營(yíng)業(yè)部、業(yè)務(wù)組聯(lián)系。 1期票、外幣等，由出納登記與繳款人交接，到期后才開具繳款單 1客戶對(duì)賬 \記賬： 發(fā)出對(duì)賬單給業(yè)務(wù)組由業(yè)務(wù)組送客戶確認(rèn) 對(duì)賬不清楚的客戶，每月列明細(xì)呈交上級(jí)部門審批 考核業(yè)務(wù)經(jīng)理 監(jiān)督對(duì)賬單是否已確認(rèn)及收回情況 應(yīng)收賬根據(jù)出倉(cāng)單、繳款單分別作賬務(wù)處理： ① 已開票作銷售賬 ② 未開票作發(fā)出商品 ③ 款到未開票作預(yù)收賬款 應(yīng)收賬與客戶對(duì)賬： ① 應(yīng)收賬余額 ② 發(fā)出商品賬 ③ 預(yù)收賬款賬（抵減） ④ 每月 6號(hào)前，出具對(duì)賬單、 銷售月報(bào)表、賬齡分析表 公司財(cái)務(wù)部 年 月 日 財(cái)務(wù)部 單據(jù)流程變動(dòng) 通知 為配合各部門的實(shí)際操作，財(cái)務(wù)部的物料進(jìn)倉(cāng)單流程現(xiàn)更改如下： 進(jìn)倉(cāng)單第三聯(lián)改為報(bào)銷聯(lián)。進(jìn)倉(cāng)單流程中倉(cāng)庫(kù)留第一、三聯(lián)改為倉(cāng)庫(kù)留第一聯(lián)記賬及與財(cái)務(wù)對(duì)賬用。第二、三、四聯(lián)進(jìn)倉(cāng)單流程分為二種情況即現(xiàn)金結(jié)算及月結(jié)進(jìn)倉(cāng)單流程。 凡進(jìn)倉(cāng)物料屬現(xiàn)金結(jié)算： 第二、三、四聯(lián)必須在三天內(nèi)（特殊情況需財(cái)務(wù)經(jīng)理 批）送財(cái)務(wù)處交應(yīng)付賬會(huì)計(jì)核對(duì)，財(cái)務(wù)核對(duì)之后三聯(lián)同時(shí)簽名并留存第三聯(lián)。財(cái)務(wù)憑有倉(cāng)管員、質(zhì)檢員、采購(gòu)員、財(cái)務(wù)人員簽名的進(jìn)倉(cāng)單第三聯(lián)與批審之后的物料報(bào)銷單核對(duì)，如無誤方可制記賬憑證交出納報(bào)銷。 屬月結(jié)：跟單員每 5天交供應(yīng)商送貨單、請(qǐng)購(gòu)單及有倉(cāng)管員、采購(gòu)員、質(zhì)檢員簽名的進(jìn)倉(cāng)單給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)核對(duì)之后于進(jìn)倉(cāng)單第二、三、四聯(lián)同時(shí)簽名，跟單員返回第四聯(lián)給采購(gòu)部。