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【正文】 嚴重毀損、散失和泄密。 撤銷、合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 會計資料保管期限： 原始憑證、記帳憑證和匯總憑證 15年。 銀行存款 余額調節(jié)表 3年。 總賬、會計明細賬、輔助賬 15 年。 月會計報表 5年， 年度決算報表永久。 會計移交清冊 15年。 第八十六條 其他有關管理規(guī)定 所有的財務審批程序必須自下而上，經(jīng)財務經(jīng)理審核后報有關領導審批，否則，財務部應拒絕付款或報銷。 公司的收支情況、有關財務數(shù)據(jù)、財務文件資料，是公司高度商業(yè)秘密，未經(jīng)公司董事長總裁批準，不得向無權獲悉的人員提供資料或透漏。 財務的印章、支票管理：會計、出納印鑒必須各自保管，財務專用章由資金經(jīng)理保管。任何時候不能同時一人掌握全部印章。印鑒應各自親自使用， 不能讓他人使用。支票由總出納購買保管，發(fā)票和收據(jù)由財務經(jīng)理指定專人購買，嚴格領用和核銷手續(xù)。 貪污、盜竊物品處理：凡貪污、挪用、盜竊、擅吃公司物資、物品、錢財和侵占員工利益的行為，必須嚴肅處理，是金錢的按金額，是物品的按原價給予二十倍以內的罰款，對舉報有功者，獎勵罰款的 30%。 不按公司規(guī)定辦理而造成公司損失的，誰經(jīng)辦誰負責。如負責人管理不善造成的損失，要追究負責人的責任。 第八十七條 會計檔案管理規(guī)定： （ 1） 會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報告，驗資報告、審計報告、財務會計制度以及與經(jīng) 營管理和投資人權益有關的其他重要文件，如合同、章程、董事會決議和長期經(jīng)濟合同等。 （ 2） 控股及子公司應按規(guī)定建立會計檔案和檔案管理制度，會計檔案必須在中國境內的企業(yè)所在地妥善保存，不得丟失損壞。由總經(jīng)辦擬定檔案室《檔案管理制度》。 （ 3）會計憑證、會計賬簿和月份、季度會計報表，至少保存 15年。年度會計報表（包括清算會計報表報告）及其他重要會計檔案必須永久保存。 第十五章 附則 第八十八條：公司各控股公司及附屬公司可根據(jù)本制度和其他有關規(guī)定，結合具體情況，制定相應的《財務管理規(guī)定》。 第八十九條：本制度為送 審稿，即使經(jīng)修改通過后，在實施過程當中，可根據(jù)實際情況予以修改、完善、刪減等補充。 第九十條：本制度最終解釋權歸財務管理部。 附件：補充規(guī)定 4 關于明確收款過程當中的幾個特殊問題的通知 各相關部門： 為理順收款過程中我司與客戶、客戶與客戶、營業(yè)部與財務、收款處與入帳等牽涉到的外部與內部，內部各部門之間的在各環(huán)節(jié)當中的工作流程，可能的法律責任、經(jīng)濟責任等以及為明確內部工作職責，避免因渠道不暢、溝通不順、信息不靈造成不必要的混亂，特根據(jù)我司的實際情況對下列幾件特殊事項作出如下規(guī)定： 1． 代為付款： ① 、意思為 ：原來委托我司加工的單位在不改變我方開出發(fā)票為其本人名稱的前提下，由其它單位為其代付貨款給我方。 ② 、此種情況，我司只需對方與其委托付款的單位簽定一份委托付款書，給我方即可。 ③ 、委托付款書必須寫明：收款單位為我方，委托付款的原因，付款的金額， 雙方法人代表的簽名，雙方加蓋公章，委托日期等。 ④ 、財務部對此的處理如下： ⅰ 、屬于原來已經(jīng)掛帳的，掛帳單位與付款單位抬頭不符的，只須讓原委托加工單位補給一份付款單位付款的委托書后，即可進行帳務對沖，無須更改前工序的加工合同、發(fā)貨單等； ⅱ 、今后新發(fā)生的，一是要有委 托付款書，二是出納要直接在銀行進帳單上注明，此款是代 XXX 單位支付字樣，會計直接沖對原加工單位的掛帳，避免重復，提高效率。 ⑤ 、委托付款書的式樣見附件 1 2． 代開發(fā)票： ① 、意思為：原來委托我司加工的單位在改變我方開出發(fā)票，發(fā)票抬頭不為其本人名稱的前提下，由其它單位或原單位支付貨款給我方。 ② 、此種情況，我司非特殊情況，一般不許出現(xiàn)； ③ 、確須辦理的，分兩種情況： ⅰ 、完全是不同的兩個法人單位，按原來的方法，將此工作前的所有資料予以更改后，才能執(zhí)行； ⅱ 、兩個單位是同一個法人代表的關聯(lián)單位，我方要求其提供變更申明，在委托付款書必須再加注申明，說明變更的原因后，我方可以不對以前工序的資料進行改進，由財務直接處理。 ④ 、委托付款書的式樣見附件 2 3． 我方三個關聯(lián)方的業(yè)務處理： ① 、原則上原來落單是哪個單位的，那么從材料投入到發(fā)貨后收款，整個流程中口徑要全部一致，不能混淆，以免造成混亂； ② 、如果出現(xiàn)客戶要求開票單位跟原訂單名稱不同的，那屬于我司三個單位之間代開發(fā)票的問題，則完全要求改單后才可執(zhí)行 。 公司財務管理部 年 月 日 附件 1 代為付款的委托付款書式樣： 代為付款的委托付款書式樣： 采購部物資采購 發(fā)票管理 的暫行辦法 發(fā)票是一種重要的見證經(jīng)濟活動的憑證，特別是增值稅專用發(fā)票在開具、取得、抵扣等環(huán)節(jié)有嚴格的稅收政策條文監(jiān)管，增值稅專用發(fā)票的抵扣直接關系到公司稅收負擔的問題，在涉稅事項中一定要謹慎從事。 因此，特根據(jù)我司的具體情況作出如下規(guī)定： 一、 采購物資的類型劃分： 1． 生產型耗用：原材料、輔助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料、潤滑油等； 2． 辦公型耗用：辦公文具、用品； 3． 固定資產類：機器設備、電子設備、運輸工具； 4． 飯?zhí)蔑嬍澄镔Y：飯?zhí)妹?、油、菜、調味品等； 5． 業(yè)務招待類：煙酒食品等。 二、 按上述類別劃分后，需要開具發(fā)票的層次可以下述圖表描述： ① ② 1．生產型耗用：必須開增值稅票 2．辦公型耗用：增值稅票、普通票 3．固定資產類：普通票、 裝修工程 5．業(yè)務招待類：普通票、收據(jù) ③ 4．飯?zhí)蔑嬍巢牧希菏論?jù)或支付證明單 ① ：表示開增值稅發(fā)票（ 17%、 6%） ② ：表示需要開發(fā)票 ③ ：表示不需開票的。 財務入帳對發(fā)票的處理： ； . 三、 在上述圖表顯示的需要開票的： 第 123款中一定要有發(fā)票，特別是增值票； 第 2款中，在不增加采購成本的情況下，最好是增值稅發(fā)票； 第 5款中，在不增加成本的情況下，最好是普通發(fā)票； 第 4款中，非設備、大型用具類的，由于屬福利開 支，能省則省，可不開發(fā)票。 四、 需要開具增值稅發(fā)票而暫時不能的，采購部將收據(jù)集中造冊登記保管好，以后集中處理；物品交倉庫，倉庫先作代管處理或暫估入帳，此部分也應與采購部對應集中造冊登記，待有正式發(fā)票時再做更正處理。 五、 采購部采購的物品必須明確配合后續(xù)部門輸入電腦時的需要，填寫規(guī)范、內容齊全、價格的口徑要跟倉庫一致。 六、 發(fā)票：要求先：收票后才按月結時間進行結算。采購物資進倉的同時，要求有發(fā)票的必須要有發(fā)票，無論是現(xiàn)金支付還是月結的，特別是月結的，先收發(fā)票非常有利于我司合理的、整體的有序安排稅款，并且 結合其他大公司的做法莫不如此?。ㄎ夜镜年P聯(lián)企業(yè)除外） 七、 物資進倉后，采購、倉庫、財務必須三條線，保證單據(jù)傳遞（按進倉單的流程規(guī)定執(zhí)行）的順暢、及時到達各接收單據(jù)的位置，避免因不及時造成漏單、重復、出錯，以至三方數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，特別是月末扎數(shù)的時候，要注意三方時點（最后一日下午 3： 00）的統(tǒng)一，月結后所有以前的單據(jù)第二天上午 10： 30 要到財務處（遇節(jié)假日休息，時間順延）。 八、 本意見經(jīng)討論通過后于 年 月 日開始實行，在執(zhí)行中再行完善、修改、補充。 公司財務管理部 年 月 日 關于明確物流單據(jù)流程及相關工作的通知 各相關單位： 為理順產品銷售過程中各部門的實際操作順序，財務部對產品出倉單流程現(xiàn)重新明確如下： 業(yè)務事項：物品銷售發(fā)貨 涉及帳目：應收帳款 相關單據(jù)：出倉單 單據(jù)用途：本單由業(yè)務部（業(yè)務組）憑銷售合同（協(xié)議）、 銷售計劃、開具； 各聯(lián)單據(jù)功能 ：本單一式六聯(lián)，六聯(lián)單分配如下： ① 、 第一聯(lián)：存根，業(yè)務部存根記賬； ② 、 第二聯(lián)： 隨貨同行 ，收貨單位實物入賬用； ③ 、 第三聯(lián)：結算，財務結算收款（交客戶）； ④ 、 第四聯(lián)：記帳，我司財務記賬（應收賬款或發(fā)出商品）； ⑤ 、 第五聯(lián)：倉庫記賬備查； ⑥ 、 第六聯(lián)：放行，財務對賬備查，出廠放行； 倉單流程圖：一式六聯(lián)由倉庫、營業(yè)部雙方簽名才生效。 司機或客戶提貨隨 貨同行，留存第二聯(lián) 財務結算收款 交客戶第三聯(lián) 營業(yè)部開單記賬， 留存第一聯(lián) 財務備查出廠放行轉財務對賬，留存第六聯(lián) 倉 庫發(fā)貨記賬 留存第五聯(lián) 財務記賬應收款或發(fā)出商品，留存第四聯(lián) 出倉單開具由營業(yè)部 — 出貨組負責為此財務部有如下要求： ① ．已發(fā)貨出倉單須在 1個工作日內交回財務部。 ② ．由財務部發(fā)出的信件須在 1個工作日內送相關部門或客戶。 ③ ．由營業(yè)部填寫的開發(fā)票資料，必須寫清楚所要開具發(fā)票的明細，如 “ 客戶名稱、金額、貨款所屬月份、是否需開具明細發(fā)票、電腦專用發(fā)票或普通發(fā)票、品名 ” 。如需開具第三方發(fā)票（代開發(fā)票）須附有相應的合同及出倉單。 繳款及收據(jù)的使用流程： 再由營業(yè)部核對此筆貨款是在哪家公司下單 {圣都、宏力 、新強盛、內賬（新強盛） }然后打出繳款單。 業(yè)務組收到客戶的貨款開具一式三聯(lián)收據(jù)，把第二聯(lián)（客戶聯(lián)）交客戶，以便確認已收款項。 由業(yè)務組在財務部統(tǒng)一領用，收款收據(jù)。 業(yè)務組把收到的款項連同收據(jù)第三聯(lián)交司機帶回公司營業(yè)部，以確認款項，并保存收據(jù)備查核對 出納核對無誤后，在繳款單上簽字確認，司機把已確認的繳款單第一聯(lián)交回營業(yè)部存查，作月結依據(jù)。 司機將營業(yè)部打出的繳款單連同貨款一齊交出納處，出納根據(jù)繳款單作收款處理。 業(yè)務組（門市）把用完的收據(jù)整本（存根聯(lián)）交財務部核銷，如有作廢應一式三聯(lián)連同核 銷。 9. 繳款單一式四聯(lián)流程： 繳款人留存第四聯(lián)備查（黃色） 出納員憑會計憑證及本單入賬，交第三聯(lián)應收賬備查（紅色） 應收賬會計留存第二聯(lián)（綠色）作為應收賬款入賬依據(jù) 營業(yè)部留存第一聯(lián) （白色） 出納員、制單員繳款人簽名核實 繳款單由出納簽名后即時將綠色聯(lián)交應收會計審核是否有不對口收款現(xiàn)象，及時與營業(yè)部、業(yè)務組聯(lián)系。 1期票、外幣等，由出納登記與繳款人交接，到期后才開具繳款單 1客戶對賬 \記賬： 發(fā)出對賬單給業(yè)務組由業(yè)務組送客戶確認 對賬不清楚的客戶，每月列明細呈交上級部門審批 考核業(yè)務經(jīng)理 監(jiān)督對賬單是否已確認及收回情況 應收賬根據(jù)出倉單、繳款單分別作賬務處理： ① 已開票作銷售賬 ② 未開票作發(fā)出商品 ③ 款到未開票作預收賬款 應收賬與客戶對賬： ① 應收賬余額 ② 發(fā)出商品賬 ③ 預收賬款賬（抵減） ④ 每月 6號前，出具對賬單、 銷售月報表、賬齡分析表 公司財務部 年 月 日 財務部 單據(jù)流程變動 通知 為配合各部門的實際操作，財務部的物料進倉單流程現(xiàn)更改如下： 進倉單第三聯(lián)改為報銷聯(lián)。進倉單流程中倉庫留第一、三聯(lián)改為倉庫留第一聯(lián)記賬及與財務對賬用。第二、三、四聯(lián)進倉單流程分為二種情況即現(xiàn)金結算及月結進倉單流程。 凡進倉物料屬現(xiàn)金結算： 第二、三、四聯(lián)必須在三天內（特殊情況需財務經(jīng)理 批）送財務處交應付賬會計核對，財務核對之后三聯(lián)同時簽名并留存第三聯(lián)。財務憑有倉管員、質檢員、采購員、財務人員簽名的進倉單第三聯(lián)與批審之后的物料報銷單核對，如無誤方可制記賬憑證交出納報銷。 屬月結：跟單員每 5天交供應商送貨單、請購單及有倉管員、采購員、質檢員簽名的進倉單給財務，財務核對之后于進倉單第二、三、四聯(lián)同時簽名，跟單員返回第四聯(lián)給采購部。