【正文】 方。查看晚上是否有信件傳送過來。二．郵件的分揀。答：按照收件人的姓名分揀按照收件部門的名稱分揀按照郵件的重要性分揀。三．郵件的拆封。答：一般來說，機(jī)要郵件和私人郵件方秘人員不應(yīng)拆封，除非上司特別授權(quán)，寫時(shí)上司親啟的信件應(yīng)直接交給上司處理，如果文秘人員無意拆開了，在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自已的名字，封上信口，把信件交給上司的時(shí)候向他（她）道歉。四．郵件的處理。答：需要呈交給上司的信件，應(yīng)該趕在上司進(jìn)辦公室之前準(zhǔn)備好，或在上司上班不久就要準(zhǔn)備好文秘人員把辦公室無法處理的信，以及應(yīng)該轉(zhuǎn)交其他人的信件分開放好。五．電子郵件管理的注意事項(xiàng)。答：回復(fù)電子郵件前，要再思考一下，是否應(yīng)拿起電話與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面協(xié)商如果發(fā)電子郵件的目的主要是為了表達(dá)某種情感而不是傳達(dá)信息，則可以采用面談，電話或才親筆寫信或會(huì)議的方式，沒必要去制造不和諧的氣氛或沖突不要因?yàn)殡娮余]件方便，就什么事都依賴電子郵件盡量不采用HTML格式撰寫郵件進(jìn)行郵件溝通要遵守平時(shí)的行為準(zhǔn)則，更要遵守法律法規(guī)，如尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)就非常重要傳送冗長文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車不要一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)還會(huì)占用他人的信箱容積在未經(jīng)同意前，不能將他人的電子郵件轉(zhuǎn)送給第三者，若要這樣做，應(yīng)該先征詢來信者的同意電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期，時(shí)刻來標(biāo)示郵件的發(fā)送時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，文秘 員要定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。六．簡要回答郵件分檢的一般標(biāo)準(zhǔn)。答：按照收件人的姓名分揀按照郵件的重要性分揀按照收件部門的名稱分揀。七。怎樣處理上司不在時(shí)的郵件。答：文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員處理上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件如果郵件很多，文秘人員還可以制作郵件摘要表如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下，這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話，文秘人員在處理郵件時(shí)遇到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司指示把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)（如41，42，43）這樣就會(huì)知道你寄出的郵包是否全部到齊了文秘人員也可以把積壓的信件分別放入低袋，標(biāo)上“需要簽字的信件”“需要你處理的信件”“需要讀的信件”“報(bào)告”“一般閱讀材料”。一．行為舉止方面的禮貌。答：1站立資勢的練習(xí)法走路資勢的練習(xí)法坐下的正確方法站立行禮的方法與人打招呼的方法握手的禮儀。二．儀表方面的禮貌。答：和諧：儀表應(yīng)配合工作的場合整潔：不留給別人不悅的印象靈活性：裝束應(yīng)切合工作上的效率。三．接待平時(shí)來訪者的實(shí)務(wù)。答：初見來訪者、傳達(dá)有關(guān)人員、向有關(guān)人員引見接待計(jì)劃中來賓、內(nèi)賓接待、外賓接待。一．承辦來信注意事項(xiàng)。答：拆封信件前，要檢查信封，郵票是否完整，對(duì)隨信附寄的證件，票據(jù)，現(xiàn)金等要逐項(xiàng)點(diǎn)清，詳細(xì)登記，妥善保管，一般不要隨信下轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)信件時(shí)要保持原信封，郵票的完整登記信件時(shí)，要書寫工整，字跡清楚，摘錄登記內(nèi)容要言簡意賅，需要呈送領(lǐng)導(dǎo)，上司批閱的信件，要附上“信件呈閱單”對(duì)初次寫信者，承辦開始就要復(fù)信或回告承辦情況，避免重信或越級(jí)上訪對(duì)于舉報(bào)違法的，或者申訴遭到打擊報(bào)復(fù)的，或是涉及基層負(fù)責(zé)人的信件，如需要轉(zhuǎn)（交）辦的，只能將信件轉(zhuǎn)（交）被舉報(bào)，申訴或涉及單位（負(fù)責(zé)人）的上級(jí)或有關(guān)部門處理，不得將信件轉(zhuǎn)交給被涉及的單位或本人，以保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益對(duì)下列情況的信件，不再承辦，但可作為已經(jīng)處理的信件登記和統(tǒng)計(jì)：a、已做結(jié)案處理的，三．接待來訪注意事項(xiàng)。答：組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期或不定期地親自接待群眾來訪，如我國許多城市已設(shè)立了“市長接待日”、“局長接待日”等制度企事業(yè)單位一般都有接待室，鐵路，交通，商業(yè)等服務(wù)性行業(yè)，也都有值班室（臺(tái)），服務(wù)崗或監(jiān)督崗等接待人員應(yīng)該有比較高的思想修養(yǎng)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力接待者要做好登記，記錄來訪處理的全過程，并要簽署接待者，承辦者（單位），姓名（名稱）。四．怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：上司正在開會(huì)時(shí)上司繁忙時(shí)上司即將外出時(shí)遠(yuǎn)道來訪或重要事情的來訪時(shí)。一．會(huì)議的目的。答：會(huì)議的具體目的是：信息的傳達(dá)；信息的交換；相互啟發(fā)；作出決定。在一個(gè)企業(yè)中所舉行的會(huì)議，包括有下列各種名稱的會(huì)議，有包含其中之一或更多的目的。說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議、創(chuàng)意會(huì)議。二．會(huì)議以職級(jí)來分類。答：股東會(huì)議、董事會(huì)、常務(wù)董事會(huì)、中層管理人員會(huì)議、員工大會(huì)、工作場所會(huì)議。三．會(huì)議用語。答：議案、提案、表決、議決、票決、例行會(huì)議、分科會(huì)、咨詢、答詢、最低出席數(shù)、臨時(shí)動(dòng)議。四．會(huì)議的計(jì)劃與準(zhǔn)備。答：舉行會(huì)議的決定參加會(huì)議的人選會(huì)議日期，時(shí)間的決定會(huì)議場所的選擇議程表制作和執(zhí)行方法會(huì)議通知的定法和傳達(dá)方法。五．會(huì)議材料的準(zhǔn)備。答：作為判斷議題材料的會(huì)議資料，與會(huì)議能否圓滿成功關(guān)系極大。文秘人員要向上司確定會(huì)議需要的資料有哪些？必須重新收集的資料是什么？制作復(fù)印件，為參加者準(zhǔn)備好需要的份數(shù)。制作資料時(shí)，盡可能逐項(xiàng)列出要點(diǎn)或繪制成圖表，以便能很快地掌握議題要點(diǎn)。資料（譬如會(huì)議議程和上次會(huì)議記錄）如果和通知一起送出，有關(guān)部門和人員就能提前知曉情況，要作什么準(zhǔn)備，在會(huì)議上作什么發(fā)言，在開會(huì)時(shí)就能馬上討論議題，如此更能節(jié)省會(huì)議的時(shí)間。在公司的會(huì)議中，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備方程的可能是公司的文秘人員，這樣就必須在收集辦公寶信息、組織議題、給與會(huì)者寄發(fā)材料等方面做許多工作。六．會(huì)議中的實(shí)務(wù)。答：接待事務(wù)、會(huì)場的管理、會(huì)議中的電話或來訪者、會(huì)議記錄。七．會(huì)議記錄的要求。答：簡潔清除通俗、清潔。八．會(huì)議記錄的制作方法。答：迅速作出一張座位圖，便于你識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者要一份議程表和其他文件，在你需要核對(duì)事實(shí)和數(shù)據(jù)時(shí)隨時(shí)可用簡要概括一般性的討論，但要將決議，修正案、重要聲明、決定和結(jié)論等一字不差地記錄下來，可以利用錄音機(jī)幫助記錄，但不可過分依賴它西方企業(yè)規(guī)定，不管是誰提出了一個(gè)動(dòng)議，或附議一個(gè)動(dòng)議，或提出了會(huì)后行動(dòng)、意見，都要把此人的姓名記下來如果文秘人員漏記了什么或需要額外的信息，可提示主席，也可以事先準(zhǔn)備某種暗號(hào)，用來提示主席應(yīng)該重復(fù)的內(nèi)容或?qū)δ骋粌?nèi)容作出解釋。九．會(huì)議記錄的內(nèi)容與注意事項(xiàng)。答：記錄的內(nèi)容：會(huì)議名稱會(huì)議記錄人的姓名，蓋章時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）會(huì)議地點(diǎn)議題主持人，主席出席者名單會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論相關(guān)的資料下次會(huì)議預(yù)定日期。會(huì)議記錄的寫法，應(yīng)該注意如下的事項(xiàng)：以決定事項(xiàng)為重點(diǎn)，逐項(xiàng)列出較易明了簡潔而有要領(lǐng)地寫出會(huì)議經(jīng)過，不必寫所有人員的發(fā)言要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒有定案？這些都要簡要地寫上要寫正確、清楚，要注意會(huì)議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄者的主觀感覺，用主觀意識(shí)去影響記錄內(nèi)容。十．編寫會(huì)議簡報(bào)。答：政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的大型、重要會(huì)議在進(jìn)行過程中需要編寫會(huì)議簡報(bào)，這是一種內(nèi)部性質(zhì)的，用來反映會(huì)議動(dòng)態(tài)、進(jìn)程和主要內(nèi)容的簡要報(bào)道。它的作用表現(xiàn)為：向上級(jí)部門或會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議情況；向有關(guān)平級(jí)和下屬單位傳遞會(huì)議信息；在會(huì)議各小組內(nèi)部交流溝通信息。會(huì)議簡報(bào)大多是在會(huì)議進(jìn)行過程中編寫的，也有的在會(huì)后總結(jié)編寫。因而，其寫作要點(diǎn)是內(nèi)容準(zhǔn)確、新穎，編排短小精悍，擬寫、印刷和發(fā)送快速。會(huì)議簡報(bào)的寫法有兩種：（1）報(bào)道式。采用新聞報(bào)道的方式，介紹會(huì)議進(jìn)程和動(dòng)態(tài)；（2）轉(zhuǎn)發(fā)式。把會(huì)議成員的一些有代表性的、重要的發(fā)言稿加上編者按予以轉(zhuǎn)發(fā)。十一．?dāng)M寫會(huì)議紀(jì)要。答：議決性會(huì)議紀(jì)要。（一般日常辦公會(huì)議所用，是與會(huì)者經(jīng)過商議，對(duì)某些問題作出一致決定，需要共用遵守、執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)）周知性會(huì)議紀(jì)要。（座談會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議常用的，用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件）。十二．召開各種會(huì)議方法。答：辦公會(huì)議、代表會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、報(bào)告會(huì)、一．照料上司身邊瑣事的準(zhǔn)備。答：照料身邊瑣事的心理準(zhǔn)備各種照料身邊事務(wù)的工作。二．各種照料身邊事務(wù)的工作。答：各種身邊工作，安排餐飲，協(xié)助服飾，辦公室的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等，私人日常例得事務(wù)調(diào)整，采購物品，注意上司的健康。座談會(huì)、國際會(huì)議、電話、電視會(huì)議、簽約儀式。十三．提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn)。答：遵循法律法規(guī)合理確定會(huì)議目標(biāo)確定必要的會(huì)議者減少會(huì)議數(shù)量縮小會(huì)議規(guī)模簡化會(huì)議程序縮短會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)分析會(huì)議成本。一．日程安排的意義。答：所謂日程安排，就是“關(guān)管理者的會(huì)議、面談、出差、訪問等作計(jì)劃、實(shí)行、變更及調(diào)整”。概括地說，是指“文秘人員為使管理者（上司）能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動(dòng)”。管理者對(duì)于有限時(shí)間的如何分配及活用，可以說是與該企業(yè)的業(yè)績息息相關(guān)，所以日程安排計(jì)劃的制作、管理都有很大的意義。通常，上司對(duì)于應(yīng)該從事的各種活動(dòng)，先判斷其緊急和重要程度之后，再編進(jìn)日程計(jì)劃中。為處理管理者所遭遇的各種問題而制作的日程計(jì)劃，這可以說是對(duì)管理者能力的一種考驗(yàn)。二．日程安排計(jì)劃表的種類和管理。答：文秘人員制作的日程安排計(jì)劃表在上司看來，是為了按照該計(jì)劃表有效進(jìn)行工作的一種工具；但在文秘人員看來，則是為了使上司能夠在某一天、某個(gè)時(shí)間，依照計(jì)劃行動(dòng)而輔佐上司對(duì)時(shí)間進(jìn)行支配的備忘錄或核對(duì)表。在制作日程安排計(jì)劃時(shí)，文秘人員被授權(quán)能夠自行決定的程度，如上一節(jié)所述，有許多種，但是文秘人員不管在任何情況下，都必須能夠適當(dāng)?shù)貞?yīng)對(duì)。因此，無論由誰去管理日程安排計(jì)劃并不重要，重要的是要講求管理的方法。三．日程安排計(jì)劃表的種類：答：年預(yù)定表月預(yù)定表周預(yù)定表日預(yù)定表。四．日程安排計(jì)劃的變更和調(diào)整。答：在制作日程安排計(jì)劃時(shí)，要按照業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)預(yù)測可能召開會(huì)議或集會(huì)，而保留寬裕的時(shí)間最重要的是上司與文秘人員之間必須有密切的聯(lián)系，這樣就能避免任何一方不小心所犯的錯(cuò)誤也需要與有關(guān)啊門的文秘人員彼此聯(lián)絡(luò)，以便能預(yù)先獲得會(huì)議等信息，并通知上司對(duì)于變更及信息的追加，每一次都要在主要的日程安排計(jì)劃表上填寫，同時(shí)也要通知上司及所有相關(guān)人員日程安排計(jì)劃表上的行動(dòng)被注銷時(shí)，要立即和上司聯(lián)系，以便能夠?qū)e的行動(dòng)計(jì)劃編入為了在發(fā)生變更時(shí)能夠快速地應(yīng)對(duì)，要事先準(zhǔn)備好與相關(guān)人員聯(lián)系的有關(guān)事項(xiàng)。五．日程安排計(jì)劃管理。答：文秘人員經(jīng)常要提醒上司在什么時(shí)間做某事，可以使用提示系統(tǒng)，包括電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)：電子提示系統(tǒng)人工提示系統(tǒng)。六．日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？答：年預(yù)定表：是企業(yè)在每年例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)，董事會(huì)，公司創(chuàng)立記念日，年休假等，一般于年初將整個(gè)的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。月預(yù)定表，周預(yù)定表，日預(yù)定表：（1）月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)的會(huì)議，面談，出差，訪問等預(yù)定計(jì)劃（2）周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)（3）日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一．文秘人員在差旅工作過程中的主要任務(wù)。答：準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息制定約會(huì)計(jì)劃為商務(wù)洽談收集資料決定旅行用品。二．旅行過程安排。答：旅行中的注意事項(xiàng)旅行時(shí)飲食安排旅行時(shí)的安全防范4三．旅行結(jié)束后的有關(guān)工作。答：整理好旅行過程中所有的單據(jù)，憑證，送上司審閱，簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完成的工作對(duì)在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士，單位等的情況做好記錄，以便將來有用對(duì)在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。四．文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。答：準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息制定約會(huì)計(jì)劃為商務(wù)洽談收集資料決定旅行用品行李問題安排差旅費(fèi)：預(yù)支差旅費(fèi)，個(gè)人支票，旅行支票，信用證建立旅行—旅館信息資料庫辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。三． 照料身邊瑣事的做法。答：安排飲食打點(diǎn)更換服飾與上司家人聯(lián)絡(luò)。四．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？答：提神醒腦的服務(wù)私事方面的協(xié)肋：特別指示事項(xiàng)的時(shí)候，純私人性請求時(shí)財(cái)物管理：薪金收入管理，支票往來管理其他。五．舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作，請列出相關(guān)要點(diǎn)，并選擇其中某一項(xiàng)工作，做出較為具體的說明。答：１、客人的選擇：文秘人員向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定２、確定時(shí)間：如果是涉及外宴請，宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日會(huì)場的選擇：決定舉行宴會(huì)后，要及早選定會(huì)場擬定菜單：宴請的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，最好能查詢一下客人有什么是特別不喜歡的寄發(fā)請柬：宴請需要發(fā)請柬