【正文】 什么，明確進 行的時間和地點，使員工感到經(jīng)理對他（她）所進行的工作非常重視，同時，使雙方都清楚要談論的問題是什么，以便于雙方針對具體問題著手準備，提高工作效率。 員工本來想通過與經(jīng)理的會談，反映自己遇到的問題，讓經(jīng)理幫助解決，可是經(jīng)理并不太了解具體的情況，雙方?jīng)]有事先明確到底要談什么，所以會談中經(jīng)理順著自己的思路，把問 題扯到了別的地方，最后經(jīng)過熱烈的談論，雙方在別的問題上達成了一致?？墒钱攩T工繼續(xù)工作時，卻感到自己的問題根本沒有得到解決。 如果工作追蹤過于復雜、瑣碎，就得不償失了，誰希望一件工作的追蹤比這件工作本身更為復雜和困難呢。 另外，不要講一些空泛的話、不可能實現(xiàn)的話、不切實際的話，可能在短期內(nèi)，對員工起到鼓舞的作用?？梢坏﹩T工認識到那是不可能的事情時，對員工的打擊會更大，工作 熱情下降的速度大于其上升的速度。特別是對員工目前所進行的工作評價時，切忌不能因為想鼓勵員工的工作成績，而忘掉自己是否真的有能力實現(xiàn)自己的承諾。 例：部門經(jīng)理對表現(xiàn)好的員工說：你最近工作的比較努力，我可以安排你去學習，還給調(diào)整多少多少薪資等等。 這些不是部門經(jīng)理自己說了算的，需要公司研究決定的，如果兌不了現(xiàn)，部門經(jīng)理在員工心目中的地位和權威就會大大降低，影響工作的正常開展。 5. 經(jīng)濟的 如果追蹤工作需要花費太多的資金和時間的話，那么整個工作的效率就必然會因此而降低，從而使工作無法成功完成。所以我們在進行工作追蹤時，必須平衡其速度、經(jīng)濟性以及精確性三者之間的要求，有時候，我們必須犧牲一些精確性，以便于工作追蹤能夠高效率進行。 二、如何進行工作追蹤 1. 追蹤什么 工作追蹤必須集中在工作成果、工作方法和個人品質(zhì)上。 例： ⑴如果業(yè)務部經(jīng)理注意到各地區(qū)銷售人員的銷售報告中，銷售量與計劃相符合，那么他就可以繼續(xù)看報告了； ⑵若銷售量沒有達到目標的話，他必須自問：這個地區(qū)的銷售人員是否正確地執(zhí)行了銷售計劃； ⑶如果計劃執(zhí)行的恰當?shù)脑?，他必須自問：是否使用了正確的標準，如果沒有正確使用，他必須另行采用更好的、恰當?shù)臉藴剩? ⑷如果標準沒有問題的話，他必須檢查：計劃本身是否有錯誤，一旦發(fā)現(xiàn)問題，他必須加以修正； ⑸ 如果計劃看來可以的話，他必須檢查：目標本身是否合乎實際。 但是也不能否認員工出于個人工作能力和經(jīng)驗的差別。比如有的員工工作經(jīng)驗少一些，掌握的知識暫時比別人 少一 些，工作起來可能相比其他人員慢一些，但工作非常努力，并且在不斷尋找好的工作方法，對他們的工作評價，就不僅局限于他們短期的工作成果，還應看到他們付出的努力；看到他們長期的、將會取得的成績，并對他們的工作加以肯定。 還有以下衡量成果和評價工作狀況的標準： 全部及部分產(chǎn)品的凈銷售值、市場占有率、不同銷售渠道的銷售情況、公司形象、個人銷售效率、銷售費用、銷售技巧、對客戶訪問的頻率。訪問的效果、報告的質(zhì)量、新開發(fā)的客戶等。 ⑴收集信息 ① 個人工作報告 內(nèi)容包括完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、出現(xiàn)的問題及解決的方案。 通過員工個人的工作報告，了解員工工作的進展情況、目前取得的工作成果，并且將個人工作報告當作一項制度進行執(zhí)行。如每個員工每月交一份工作報告，對月工作做出總結，看起來會加重員工的工作量，但是這種方法可以使員工定期對自己的工作進行反省，同時也有利于部門經(jīng)理及時了解員工目前 2. 工作追蹤的方法 的工作狀況。這里提醒部門經(jīng)理注意：許多員工在報告中多表現(xiàn)突出的工作成績，掩蓋出現(xiàn)的問題，部門經(jīng)理應參看部門及公司內(nèi)部的相關資料，客觀看待員工的個人工作報告。 ② 部門、公司內(nèi)部的客觀數(shù)字資料 如銷售額、費用報告、會計報告、生產(chǎn)出來的產(chǎn)品情況等 ，這些報告和實際的產(chǎn)品，一般能夠客觀的反映員工個人的工作成績，最具有說服力。 然而，對非業(yè)務部門的員工，不像業(yè)務部門有明確的銷售數(shù)字、量化了的工作成績進行參照，就需要建立一套有效的報告機制。如：公司內(nèi)部“客戶”報告，包括員工、部門經(jīng)理和與之相關業(yè)務的其他員工的報告；公司外部“客戶”報告，即與之有工作接觸人員的報告，還可以采用將非量化的評價進行量化處理，以便全面而客觀地反映員工的工作情況。 例：對后勤管理的評價： 滿意（ 5分）、一般（ 3分）、不滿意（ 1分）等。 還可以：滿意（ 5分）、較滿意（ 4分）、一般（ 3分）、不滿意（ 2分）、非常不滿意（ 1分）等。 ③ 會議追蹤 部門經(jīng)理在同員工一起工作、開會時進行觀察，形成評價意見。會上讓員工介紹自己目前工作進展情況、遇到的問題、可能的原因和相應的工作建議等，并隨時進行交流，提出自己的觀點，從而了解、掌握員工的工作情況。 ④ 協(xié)同工作 在工作現(xiàn)場以員工協(xié)同者的身份，在不影響員工工作的條件下，與員工一道工作，從而觀察員工工作狀況，以便發(fā)現(xiàn)員工工作中可改進的地方。 例：某業(yè)務員要去拜訪一客戶，部門經(jīng)理以協(xié)同者的身份參加（不暴露是部門經(jīng)理、不參加與客戶的交流、不進行現(xiàn)場指導），同時，部門經(jīng)理準備了協(xié)同拜訪評估單，以便回來后對這個業(yè)務員工作進行評估和指導。 ⑤ 他人的反映 包括本部門的同事、其他部門的同事、與之有合作關系的公司外部人員的反映。 有兩種情況：一是對人的評價。如，你部門的某某員工工作不太積極。 二 是對事的評價。如，你部門的某某員工昨天已與我約定好，我們今天上午八時前在某個用戶處集合，看公司產(chǎn)品的使用情況，可我等到了九時了，他還沒有到約定的地方。 一般情況下，部門經(jīng)理對于他人的反映，凡是對人的評價可以不考慮或不采用，因為這里有個他人衡量標準問題；而對于事實的描述，應作為以上幾種追蹤方法的印證。 ⑵評估 ① 部門經(jīng)理不可能一次使用所有述及的方法來評估員工。 實際工作中，部門經(jīng)理還有許多事情要做，而且也不只是評估一位員工的工作，如果考慮所有的有關方面以達到精確的評估結果，就會把很多的時間和精力都放在評估上面，而忽略了解決問題、改進目標、計劃等重大事情。為了避免這一類事情的發(fā)生，部門可以在事前或最初訂立工作目標的時候，就將工作評估因素考慮進去。對評估因素要按重要程序進行順序排列，著重分析重要的評估因素，并找出重大的偏差情況，長期必要的措施予以糾正。 ② 按照工作重要性進行評估。 在進行工作追蹤時間，也可以考慮采用對不同工作評估因素給予不同權數(shù)的方法，即對重要因素給予大的權數(shù)，對不重要因素給予小的權數(shù)，這樣便于各部門、各崗位間全面進行工作評估。 例 1： 業(yè)務部門的銷售人員： 例 2：業(yè)務部門的內(nèi)勤人員： 因素 銷售額 回款額 銷售 費用 銷售 技巧 發(fā)展 客戶 出勤 其它 權重 30 20 20 10 10 5 5 因素 標書制作 信息處理 為銷售 人員服務 記錄考勤 出勤 其它 權重 35 25 15 10 10 5 例 3：人力資源部門的薪酬人員 所以，按照工作重要性進行評估，一是建立優(yōu)先順序，并選擇最重要的考核標準，然后專注于這些優(yōu)先事項和標準上；二是在分析員工工作時，應采用“例外原則”，僅分析重大的偏差情況，以避免在不重要的事情上花費時間和精力。 因素 編報工資 記錄考勤 費用記錄 薪酬資料 出勤 其它 權重 30 20 20 15 10 5 ② 避免只做機械式業(yè)績和目標的比較，應當發(fā)掘發(fā)生偏差的原因。 在發(fā)現(xiàn)這些偏差時，必須首先分清哪些是員工無法控制的因素引起的，比如分配員工去做市場調(diào)研，但是經(jīng)費遲遲 不到位，員工無法找到調(diào)研的依據(jù)，從而延誤了工作的完成時間；其次還應當分清哪些原因歸結于員工本人，比如由于員工的工作不得力造成的工作沒有完成。（沒有完成銷售額、沒有按時交工作報告、在規(guī)定的時間內(nèi)沒有完成某個產(chǎn)品的設計等等）因此部門經(jīng)理應分清： a. 什么情況是由于無法控制的因素而引起的 ? b. 什么情況是歸結于員工本身 ? 解決這樣的問題需要部門經(jīng)理具備經(jīng)驗、智慧以及常識。 正確的分清這兩類原因，可以有針對性地采取相應的措施。屬于員工本人的原因，可以從員工本人的工作能力、經(jīng)驗、工作態(tài)度和品質(zhì)區(qū)別對待，進行工作指導、參加培訓、加強工作監(jiān)督、降低工作職位等；屬于員工不可控制的因素，不能因為不可控的緣故，就可以輕易放過，就不采取相應的行動，同樣要分析發(fā)生的原因、造成的危害，制定應急措施，盡量減少今后類似情況發(fā)生時所造成的負面影響。 ⑶反饋 。部門經(jīng)理必須定期的將工作追蹤的情況反饋給當事人，以便于員工能夠： ； ； 。 如果能分析自己工作的實際成果，而不是被動的接受部門經(jīng)理工作追蹤的話，那么員工將能夠更容易地培養(yǎng)出自我工作追蹤及自我管理的態(tài)度，增加責任感，發(fā)揮主動性，完成工作目標。 部門經(jīng)理應當與員工共同討論他們的成果，協(xié)助員工找出問題所在以及應對措施。 總之，工作追蹤過程中，部門經(jīng)理必須做到： 1. 態(tài)度客觀公正，扮演員工工作輔導員的角色； 2. 對員工所取得的階段性各種成績給予積極的肯定，對員工遇到的問題、工作的事物，應協(xié)助找出問題所在； 3. 鼓勵員工自己找出解決問題的措施，共同參與到工作追蹤的過程中去。 另外，培養(yǎng)員工對工作追蹤的正確看法和態(tài)度，不要讓員工認為，一提到追蹤工作，肯定就是經(jīng)理在“雞蛋里面挑骨頭”，給自己挑錯。因為追蹤工作同樣也起到激勵員工的作用，通過了解員工工作的進展情況，肯定員工的工作方法和工作成績，使員工繼續(xù)向期望達到目標努力。 所有的追蹤工作都指向一個目標：確保目標計劃確實被遵循，并且找出糾正計劃偏差的方法： 1. 更好的訓練：訓練可以是來自外部的。如參加相關部門的培訓課程，提高員工的工作技能；訓練也可以來自公司、部門內(nèi)部，同員工共同完成一項工作，演示工作過程，協(xié)助員工改進工作方法。 2. 更頻繁的討論，以找出解決問題的方法。（可以利用午餐時間、在通勤車上的時候進行討論） 3. 如果證實原因是所訂立的目標不實際，或找到完成該目標更佳的工作方法，那么，就應修改目標和工作計劃。 謝謝！