【正文】 什么，明確進(jìn) 行的時(shí)間和地點(diǎn)，使員工感到經(jīng)理對他（她）所進(jìn)行的工作非常重視，同時(shí)，使雙方都清楚要談?wù)摰膯栴}是什么，以便于雙方針對具體問題著手準(zhǔn)備，提高工作效率。 員工本來想通過與經(jīng)理的會(huì)談，反映自己遇到的問題，讓經(jīng)理幫助解決，可是經(jīng)理并不太了解具體的情況，雙方?jīng)]有事先明確到底要談什么，所以會(huì)談中經(jīng)理順著自己的思路，把問 題扯到了別的地方，最后經(jīng)過熱烈的談?wù)?，雙方在別的問題上達(dá)成了一致?？墒钱?dāng)員工繼續(xù)工作時(shí)，卻感到自己的問題根本沒有得到解決。 如果工作追蹤過于復(fù)雜、瑣碎，就得不償失了，誰希望一件工作的追蹤比這件工作本身更為復(fù)雜和困難呢。 另外，不要講一些空泛的話、不可能實(shí)現(xiàn)的話、不切實(shí)際的話，可能在短期內(nèi)，對員工起到鼓舞的作用?？梢坏﹩T工認(rèn)識(shí)到那是不可能的事情時(shí)，對員工的打擊會(huì)更大，工作 熱情下降的速度大于其上升的速度。特別是對員工目前所進(jìn)行的工作評價(jià)時(shí)，切忌不能因?yàn)橄牍膭?lì)員工的工作成績，而忘掉自己是否真的有能力實(shí)現(xiàn)自己的承諾。 例：部門經(jīng)理對表現(xiàn)好的員工說：你最近工作的比較努力，我可以安排你去學(xué)習(xí)，還給調(diào)整多少多少薪資等等。 這些不是部門經(jīng)理自己說了算的，需要公司研究決定的，如果兌不了現(xiàn)，部門經(jīng)理在員工心目中的地位和權(quán)威就會(huì)大大降低，影響工作的正常開展。 5. 經(jīng)濟(jì)的 如果追蹤工作需要花費(fèi)太多的資金和時(shí)間的話，那么整個(gè)工作的效率就必然會(huì)因此而降低，從而使工作無法成功完成。所以我們在進(jìn)行工作追蹤時(shí)，必須平衡其速度、經(jīng)濟(jì)性以及精確性三者之間的要求，有時(shí)候，我們必須犧牲一些精確性，以便于工作追蹤能夠高效率進(jìn)行。 二、如何進(jìn)行工作追蹤 1. 追蹤什么 工作追蹤必須集中在工作成果、工作方法和個(gè)人品質(zhì)上。 例： ⑴如果業(yè)務(wù)部經(jīng)理注意到各地區(qū)銷售人員的銷售報(bào)告中，銷售量與計(jì)劃相符合，那么他就可以繼續(xù)看報(bào)告了； ⑵若銷售量沒有達(dá)到目標(biāo)的話，他必須自問：這個(gè)地區(qū)的銷售人員是否正確地執(zhí)行了銷售計(jì)劃； ⑶如果計(jì)劃執(zhí)行的恰當(dāng)?shù)脑?，他必須自問：是否使用了正確的標(biāo)準(zhǔn)，如果沒有正確使用，他必須另行采用更好的、恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)； ⑷如果標(biāo)準(zhǔn)沒有問題的話，他必須檢查：計(jì)劃本身是否有錯(cuò)誤，一旦發(fā)現(xiàn)問題，他必須加以修正； ⑸ 如果計(jì)劃看來可以的話，他必須檢查：目標(biāo)本身是否合乎實(shí)際。 但是也不能否認(rèn)員工出于個(gè)人工作能力和經(jīng)驗(yàn)的差別。比如有的員工工作經(jīng)驗(yàn)少一些，掌握的知識(shí)暫時(shí)比別人 少一 些，工作起來可能相比其他人員慢一些，但工作非常努力，并且在不斷尋找好的工作方法，對他們的工作評價(jià)，就不僅局限于他們短期的工作成果，還應(yīng)看到他們付出的努力；看到他們長期的、將會(huì)取得的成績，并對他們的工作加以肯定。 還有以下衡量成果和評價(jià)工作狀況的標(biāo)準(zhǔn)： 全部及部分產(chǎn)品的凈銷售值、市場占有率、不同銷售渠道的銷售情況、公司形象、個(gè)人銷售效率、銷售費(fèi)用、銷售技巧、對客戶訪問的頻率。訪問的效果、報(bào)告的質(zhì)量、新開發(fā)的客戶等。 ⑴收集信息 ① 個(gè)人工作報(bào)告 內(nèi)容包括完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、出現(xiàn)的問題及解決的方案。 通過員工個(gè)人的工作報(bào)告，了解員工工作的進(jìn)展情況、目前取得的工作成果，并且將個(gè)人工作報(bào)告當(dāng)作一項(xiàng)制度進(jìn)行執(zhí)行。如每個(gè)員工每月交一份工作報(bào)告，對月工作做出總結(jié)，看起來會(huì)加重員工的工作量，但是這種方法可以使員工定期對自己的工作進(jìn)行反省，同時(shí)也有利于部門經(jīng)理及時(shí)了解員工目前 2. 工作追蹤的方法 的工作狀況。這里提醒部門經(jīng)理注意：許多員工在報(bào)告中多表現(xiàn)突出的工作成績，掩蓋出現(xiàn)的問題，部門經(jīng)理應(yīng)參看部門及公司內(nèi)部的相關(guān)資料，客觀看待員工的個(gè)人工作報(bào)告。 ② 部門、公司內(nèi)部的客觀數(shù)字資料 如銷售額、費(fèi)用報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)告、生產(chǎn)出來的產(chǎn)品情況等 ，這些報(bào)告和實(shí)際的產(chǎn)品，一般能夠客觀的反映員工個(gè)人的工作成績，最具有說服力。 然而，對非業(yè)務(wù)部門的員工，不像業(yè)務(wù)部門有明確的銷售數(shù)字、量化了的工作成績進(jìn)行參照，就需要建立一套有效的報(bào)告機(jī)制。如：公司內(nèi)部“客戶”報(bào)告，包括員工、部門經(jīng)理和與之相關(guān)業(yè)務(wù)的其他員工的報(bào)告；公司外部“客戶”報(bào)告，即與之有工作接觸人員的報(bào)告，還可以采用將非量化的評價(jià)進(jìn)行量化處理，以便全面而客觀地反映員工的工作情況。 例：對后勤管理的評價(jià)： 滿意（ 5分）、一般（ 3分）、不滿意（ 1分）等。 還可以：滿意（ 5分）、較滿意（ 4分）、一般（ 3分）、不滿意（ 2分）、非常不滿意（ 1分）等。 ③ 會(huì)議追蹤 部門經(jīng)理在同員工一起工作、開會(huì)時(shí)進(jìn)行觀察，形成評價(jià)意見。會(huì)上讓員工介紹自己目前工作進(jìn)展情況、遇到的問題、可能的原因和相應(yīng)的工作建議等，并隨時(shí)進(jìn)行交流，提出自己的觀點(diǎn)，從而了解、掌握員工的工作情況。 ④ 協(xié)同工作 在工作現(xiàn)場以員工協(xié)同者的身份，在不影響員工工作的條件下，與員工一道工作，從而觀察員工工作狀況，以便發(fā)現(xiàn)員工工作中可改進(jìn)的地方。 例：某業(yè)務(wù)員要去拜訪一客戶，部門經(jīng)理以協(xié)同者的身份參加（不暴露是部門經(jīng)理、不參加與客戶的交流、不進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)），同時(shí)，部門經(jīng)理準(zhǔn)備了協(xié)同拜訪評估單，以便回來后對這個(gè)業(yè)務(wù)員工作進(jìn)行評估和指導(dǎo)。 ⑤ 他人的反映 包括本部門的同事、其他部門的同事、與之有合作關(guān)系的公司外部人員的反映。 有兩種情況：一是對人的評價(jià)。如，你部門的某某員工工作不太積極。 二 是對事的評價(jià)。如，你部門的某某員工昨天已與我約定好，我們今天上午八時(shí)前在某個(gè)用戶處集合，看公司產(chǎn)品的使用情況，可我等到了九時(shí)了，他還沒有到約定的地方。 一般情況下，部門經(jīng)理對于他人的反映，凡是對人的評價(jià)可以不考慮或不采用，因?yàn)檫@里有個(gè)他人衡量標(biāo)準(zhǔn)問題；而對于事實(shí)的描述，應(yīng)作為以上幾種追蹤方法的印證。 ⑵評估 ① 部門經(jīng)理不可能一次使用所有述及的方法來評估員工。 實(shí)際工作中，部門經(jīng)理還有許多事情要做，而且也不只是評估一位員工的工作，如果考慮所有的有關(guān)方面以達(dá)到精確的評估結(jié)果，就會(huì)把很多的時(shí)間和精力都放在評估上面，而忽略了解決問題、改進(jìn)目標(biāo)、計(jì)劃等重大事情。為了避免這一類事情的發(fā)生，部門可以在事前或最初訂立工作目標(biāo)的時(shí)候，就將工作評估因素考慮進(jìn)去。對評估因素要按重要程序進(jìn)行順序排列，著重分析重要的評估因素，并找出重大的偏差情況，長期必要的措施予以糾正。 ② 按照工作重要性進(jìn)行評估。 在進(jìn)行工作追蹤時(shí)間，也可以考慮采用對不同工作評估因素給予不同權(quán)數(shù)的方法，即對重要因素給予大的權(quán)數(shù)，對不重要因素給予小的權(quán)數(shù)，這樣便于各部門、各崗位間全面進(jìn)行工作評估。 例 1： 業(yè)務(wù)部門的銷售人員： 例 2：業(yè)務(wù)部門的內(nèi)勤人員： 因素 銷售額 回款額 銷售 費(fèi)用 銷售 技巧 發(fā)展 客戶 出勤 其它 權(quán)重 30 20 20 10 10 5 5 因素 標(biāo)書制作 信息處理 為銷售 人員服務(wù) 記錄考勤 出勤 其它 權(quán)重 35 25 15 10 10 5 例 3：人力資源部門的薪酬人員 所以，按照工作重要性進(jìn)行評估，一是建立優(yōu)先順序，并選擇最重要的考核標(biāo)準(zhǔn)，然后專注于這些優(yōu)先事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)上；二是在分析員工工作時(shí)，應(yīng)采用“例外原則”，僅分析重大的偏差情況，以避免在不重要的事情上花費(fèi)時(shí)間和精力。 因素 編報(bào)工資 記錄考勤 費(fèi)用記錄 薪酬資料 出勤 其它 權(quán)重 30 20 20 15 10 5 ② 避免只做機(jī)械式業(yè)績和目標(biāo)的比較，應(yīng)當(dāng)發(fā)掘發(fā)生偏差的原因。 在發(fā)現(xiàn)這些偏差時(shí)，必須首先分清哪些是員工無法控制的因素引起的，比如分配員工去做市場調(diào)研，但是經(jīng)費(fèi)遲遲 不到位，員工無法找到調(diào)研的依據(jù)，從而延誤了工作的完成時(shí)間；其次還應(yīng)當(dāng)分清哪些原因歸結(jié)于員工本人，比如由于員工的工作不得力造成的工作沒有完成。（沒有完成銷售額、沒有按時(shí)交工作報(bào)告、在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有完成某個(gè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)等等）因此部門經(jīng)理應(yīng)分清： a. 什么情況是由于無法控制的因素而引起的 ? b. 什么情況是歸結(jié)于員工本身 ? 解決這樣的問題需要部門經(jīng)理具備經(jīng)驗(yàn)、智慧以及常識(shí)。 正確的分清這兩類原因，可以有針對性地采取相應(yīng)的措施。屬于員工本人的原因，可以從員工本人的工作能力、經(jīng)驗(yàn)、工作態(tài)度和品質(zhì)區(qū)別對待，進(jìn)行工作指導(dǎo)、參加培訓(xùn)、加強(qiáng)工作監(jiān)督、降低工作職位等；屬于員工不可控制的因素，不能因?yàn)椴豢煽氐木壒剩涂梢暂p易放過，就不采取相應(yīng)的行動(dòng)，同樣要分析發(fā)生的原因、造成的危害，制定應(yīng)急措施，盡量減少今后類似情況發(fā)生時(shí)所造成的負(fù)面影響。 ⑶反饋 。部門經(jīng)理必須定期的將工作追蹤的情況反饋給當(dāng)事人，以便于員工能夠： ； ； 。 如果能分析自己工作的實(shí)際成果，而不是被動(dòng)的接受部門經(jīng)理工作追蹤的話，那么員工將能夠更容易地培養(yǎng)出自我工作追蹤及自我管理的態(tài)度，增加責(zé)任感，發(fā)揮主動(dòng)性，完成工作目標(biāo)。 部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)與員工共同討論他們的成果，協(xié)助員工找出問題所在以及應(yīng)對措施。 總之，工作追蹤過程中，部門經(jīng)理必須做到： 1. 態(tài)度客觀公正，扮演員工工作輔導(dǎo)員的角色； 2. 對員工所取得的階段性各種成績給予積極的肯定，對員工遇到的問題、工作的事物，應(yīng)協(xié)助找出問題所在； 3. 鼓勵(lì)員工自己找出解決問題的措施，共同參與到工作追蹤的過程中去。 另外，培養(yǎng)員工對工作追蹤的正確看法和態(tài)度，不要讓員工認(rèn)為，一提到追蹤工作，肯定就是經(jīng)理在“雞蛋里面挑骨頭”，給自己挑錯(cuò)。因?yàn)樽粉櫣ぷ魍瑯右财鸬郊?lì)員工的作用，通過了解員工工作的進(jìn)展情況，肯定員工的工作方法和工作成績，使員工繼續(xù)向期望達(dá)到目標(biāo)努力。 所有的追蹤工作都指向一個(gè)目標(biāo)：確保目標(biāo)計(jì)劃確實(shí)被遵循，并且找出糾正計(jì)劃偏差的方法： 1. 更好的訓(xùn)練：訓(xùn)練可以是來自外部的。如參加相關(guān)部門的培訓(xùn)課程，提高員工的工作技能；訓(xùn)練也可以來自公司、部門內(nèi)部，同員工共同完成一項(xiàng)工作，演示工作過程，協(xié)助員工改進(jìn)工作方法。 2. 更頻繁的討論，以找出解決問題的方法。（可以利用午餐時(shí)間、在通勤車上的時(shí)候進(jìn)行討論） 3. 如果證實(shí)原因是所訂立的目標(biāo)不實(shí)際，或找到完成該目標(biāo)更佳的工作方法，那么，就應(yīng)修改目標(biāo)和工作計(jì)劃。 謝謝！