電子公文管理--公文管理流程-資料下載頁(yè)
2025-01-07 14:07本頁(yè)面
【正文】 書檔案 ” ：收文組卷處理 。 “ 發(fā)文文書檔案 ” ：發(fā)文組卷處理 。 “ 文檔序號(hào)設(shè)置 ” ：設(shè)置發(fā)文和收文的順序號(hào) 。 “ 檔案借閱 ” ：審批檔案的借閱事項(xiàng) 。 電子檔案管理 檔案歸檔 檔案歸檔操作可分為四個(gè)步驟：分類－ 入卷－ 組卷－ 登記案卷目錄 。 1． 分類 單擊 “ 檔案管理 ” |“ 檔案管理 ” |“ 未分類文檔 ” |“ 發(fā)文文件 ” 進(jìn)入發(fā)文文檔列表視窗 。 雙擊選中的文件標(biāo)題 ， 在 “ 收文分類 ” 欄內(nèi)填寫 “ 統(tǒng)計(jì)局發(fā)文 ” ， 單擊 【 保存 】 按鈕 ， 該正式發(fā)文文檔將從 “ 未分類文檔 發(fā)文文件 ” 列表中消失 ， 加入到 “ 待入卷文件 發(fā)文文件 ” 的相應(yīng)文件分類中 。 電子檔案管理 2． 入卷 單擊 “ 檔案管理 ” |“ 檔案管理 ” |“ 待入卷文檔 ” |“ 發(fā)文文件 ” 進(jìn)入發(fā)文文檔列表視窗 。 雙擊選中的文件標(biāo)題 ， 打開文檔閱讀界面 。 單擊【 入卷 】 按鈕 ， 打開發(fā)文卷內(nèi)目錄表單 。 表單的內(nèi)容包括順序號(hào) 、 文件分類 、 年度 、 標(biāo)題 、 責(zé)任者 、文號(hào) 、 文件頁(yè)數(shù) 、 日期 、 全宗號(hào) 、 備注和發(fā)文內(nèi)容 。 單擊 【 保存與關(guān)閉 】 按鈕 ， “ 待入卷 ” 狀態(tài)變?yōu)椤?已入卷 ” ， “ 待入卷 ” 中的文檔自動(dòng)消失 ， 該文檔出現(xiàn)在已入卷文檔的發(fā)文文件列表中 。 電子檔案管理 3． 組卷 單擊 “ 發(fā)文文書檔案 ” ， 展開目錄為 “ 卷內(nèi)目錄匯總 ” 、 “ 目錄未組卷 ” 、 “ 目錄已組卷 ” 、 “ 卷內(nèi)文件目錄 ” 及 “ 案卷目錄 ” 。 單擊 “ 發(fā)文組卷 ” ， 打開 “ 發(fā)文卷內(nèi)目錄文件 ”表單 。 單擊 【 選擇組卷文件 】 按鈕 ， 彈出文件選擇對(duì)話框 ， 選中組卷的發(fā)文文檔 。 單擊 【 確定 】 按鈕返回 , 單擊 【 保存并關(guān)閉 】 按鈕完成組卷操作 。 文檔狀態(tài)由 “ 未組卷 ” 變?yōu)?“ 已組卷 ” ， 同時(shí)生成卷內(nèi)文件 。 電子檔案管理 4． 登記案卷目錄 單擊 “ 卷內(nèi)文件目錄 ” 進(jìn)入文件目錄列表窗口 。 雙擊其中一條文檔 ， 打開卷內(nèi)文件 ， 單擊 【 登記案卷目錄 】 按鈕 ， 打開登記案卷目錄表單 。 將卷內(nèi)相關(guān)信息填寫完后 ， 單擊 【 保存并關(guān)閉 】按鈕完成發(fā)文文檔的歸檔操作 。 電子檔案管理 借閱管理 檔案借閱管理就是審批讀者申請(qǐng)與借閱的過(guò)程 。借閱人首先提出借閱申請(qǐng) ， 提交審批 ， 如果審批通過(guò) ， 就能借閱指定的檔案 。 OA系統(tǒng)的借閱申請(qǐng)流程包括申請(qǐng) 、 審批 、 借出 、歸還四個(gè)環(huán)節(jié) 。 電子檔案管理 1. 申請(qǐng) 申請(qǐng)人登錄 OA系統(tǒng)后 ， 單擊 “ 檔案管理 ” | “ 檔案管理 ” |“ 檔案借閱 ” |“ 借閱申請(qǐng) ” 進(jìn)入檔案借閱申請(qǐng)視窗 。 單擊 【 新建借閱申請(qǐng) 】 按鈕 ， 彈出借閱申請(qǐng)對(duì)話框 。 對(duì)話框項(xiàng)目包括當(dāng)前狀態(tài) 、 借閱人 、 借閱部門 、登記日期 、 檔案號(hào) 、 案卷標(biāo)題 、 借閱時(shí)間 、 借閱事由 。 單擊 【 提交 】 按鈕 ， 申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)意見 ， 單擊【 確定 】 按鈕 ， 申請(qǐng)步驟結(jié)束 ， 流程進(jìn)入 “ 借出 ”環(huán)節(jié) 。 電子檔案管理 2． 借出 檔案管理員進(jìn)入 “ 檔案借閱申請(qǐng)單 ” 視窗 ， 單擊【 簽收 】 按鈕 。 管理員可直接決定 “ 給予借閱 ” 或 “ 不同意借閱 ”的處理 ， 若不同意借閱 ， 可單擊 【 退回 】 按鈕 ， 并填寫退回理由；若同意借閱 ， 可直接提交進(jìn)入流程的下一節(jié)點(diǎn) “ 歸還 ” 。 對(duì)一些重要文件的借閱 ， 管理員無(wú)權(quán)決定時(shí)需要提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 ， 待領(lǐng)導(dǎo)的批示返回后再作決定 。 電子檔案管理 3． 審批借出 審批人員進(jìn)入 “ 檔案借閱申請(qǐng)單 ” 視窗 。 單擊 【 簽收 】 按鈕 ， 可觀看到申請(qǐng)人借閱的詳細(xì)信息及管理員的意見 。 單擊 【 提交 】 按鈕 ， 填寫審批的意見 ， 單擊 【 確定 】 按鈕 ， 流程重新回到 “ 借出 ” 環(huán)節(jié) ， 由檔案管理員繼續(xù)處理 。 電子檔案管理 4． 歸還 借閱人進(jìn)入 “ 檔案借閱申請(qǐng)單 ” 視窗 ， 單擊 【 簽收 】 按鈕 ， 可觀看到檔案管理員與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見 。 借閱人根據(jù)檔案管理員的意見或閱讀文件的電子版本或領(lǐng)取文本的打印件 ， 在規(guī)定的日期內(nèi)應(yīng)回復(fù)流程 ， 對(duì)流程的 “ 歸還 ” 節(jié)點(diǎn)進(jìn)行處理 。 單擊 【 提交 】 按鈕 ， 填寫歸還意見 ， 再次單擊【 提交 】 ， 結(jié)束整個(gè)借閱流程 。 電子檔案管理
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