電子公文管理--公文管理流程(編輯修改稿)
2025-01-25 14:07 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 電子發(fā)文管理是指對(duì)一個(gè)文件從起草開(kāi)始一直到歸檔的整個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)控 、 查詢 、 統(tǒng)計(jì) 、 退回 、 督辦等監(jiān)督管理 ， 保障發(fā)文流程順利進(jìn)行 ， 發(fā)文管理是 OA系統(tǒng)的基本功能 。 一份發(fā)文在其生命周期中存在三種狀態(tài) ， 即起草狀態(tài) 、 辦理狀態(tài)和正式發(fā)文狀態(tài) ， 發(fā)文管理的各種操作使發(fā)文從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)換到另一種狀態(tài) 。 電子發(fā)文管理 發(fā)文操作 發(fā)文管理分為 “ 在辦發(fā)文 ” 、 “ 異常發(fā)文 ” 和“ 發(fā)文歸檔 ” 三種形式 。 在辦發(fā)文是指正在操作的發(fā)文 ， 顯示發(fā)文的項(xiàng)目包括 “ 擬稿日期 ” 、 “ 文件標(biāo)題 ” 、 “ 狀態(tài) ” 、“ 處理部門 ” 、 “ 處理人 ” 、 “ 校對(duì) ” 、 “ 擬稿部門 ” 。 異常發(fā)文是指發(fā)文在申請(qǐng)?zhí)峤惶幚磉^(guò)程中 ， 申請(qǐng)被 “ 取消 ” 或 “ 暫停 ” 等異常情況的記錄 ， 用戶可以根據(jù)情況點(diǎn)擊異常申請(qǐng)文檔恢復(fù)申請(qǐng)流程處理 。 發(fā)文歸檔是指已正式發(fā)文的文件 。 電子發(fā)文管理 發(fā)文草稿 新建發(fā)文是一份發(fā)文在生命周期中的開(kāi)始 ， 在“ 在辦發(fā)文 ” 窗口單擊 【 新建發(fā)文 】 按鈕將啟動(dòng)一份發(fā)文的生命航程 。 新建發(fā)文只有在保存之后 ， 其生命才真正開(kāi)始 。 發(fā)文草稿的管理主要分兩種 ， 刪除作廢的草稿或編輯后使其流轉(zhuǎn) ， 這些操作一般由具有權(quán)限的起草人完成 。 電子發(fā)文管理 辦理發(fā)文 1. 簽收操作 簽收是指用戶接收文檔 ， 進(jìn)入當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的工作狀態(tài) 。 2． 退回操作 退回是指用戶將當(dāng)前文檔退回給本流程的上一節(jié)點(diǎn)提交人 。 3． 收回操作 收回操作是指在流程下一節(jié)點(diǎn)的處理人簽收之前 ， 文檔的提交人收回該文檔 。 4． 流程跟蹤 流程跟蹤顯示整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)情況 ， 主送與抄送人以及當(dāng)前所處的狀態(tài) 。 電子發(fā)文管理 正式發(fā)文 發(fā)文流程全部結(jié)束后 ， 文檔進(jìn)入正式發(fā)文狀態(tài) 。 處于正式發(fā)文狀態(tài)的文檔只能閱讀 ，不能作任何修改 。 電子發(fā)文管理 “ 海濱市統(tǒng)計(jì)局 ” 下發(fā)標(biāo)題為 《 關(guān)于做好 2023年人口變動(dòng) 、 勞動(dòng)力和群眾安全感調(diào)查各項(xiàng)工作的通知 》 的文件 ， 由辦公室具體辦理該發(fā)文 ， 采用已定義的 “ 局內(nèi)部發(fā)文 ” 流程 。 發(fā)文流程實(shí)例 起草 審核 校對(duì) 分發(fā) 歸檔 簽發(fā) 套文 起草 1． 填寫文件頭 文件頭信息包括：當(dāng)前狀態(tài) 、 文稿標(biāo)題 、 擬稿部門 、 擬稿時(shí)間 、 密級(jí) 、 緊急程度 、 發(fā)文類型 、 擬稿人 、 校對(duì) 、 套文 、 分發(fā) 、 歸檔 、 文號(hào) 、 份數(shù) 、 主題詞 、 主送單位 、 抄送單位等 。 2． 撰寫正文 啟動(dòng) Word 軟件將寫好的發(fā)文草稿打開(kāi) ， 在 Word窗口中按 【 Ctrl+A】 鍵選擇全文 ， 按 【 Ctrl+C】 鍵將所選內(nèi)容復(fù)制到 “ 剪貼板 ” 中備用 ， 打開(kāi)起草的編輯窗 ， 將已寫好的內(nèi)容粘貼過(guò)來(lái) 。 發(fā)文流程實(shí)例 3． 添加附件 單擊 【 附件 】 按鈕 ， 打開(kāi)粘貼附件對(duì)話框 ， 單擊該對(duì)話框中的 【 瀏覽 】 按鈕 ， 選取要添加的文件 ，單擊對(duì)話框中的 【 粘貼 】 按鈕 ， 再單擊 【 提交 】 按鈕 ， 附件被粘貼到發(fā)文草稿上 。 4． 保存 單擊 【 保存 】 按鈕 ， 撰寫的正文及添加的附件被保存起來(lái) 。 發(fā)文流程實(shí)例 5． 提交 發(fā)文草稿寫好后 ， 單擊發(fā)文管理窗口的 【 提交 】按鈕 ， 彈出填寫處理意見(jiàn)對(duì)話框 。 填寫意見(jiàn)后單擊 【 提交 】 按鈕 ， 進(jìn)入節(jié)點(diǎn)與處理人選擇對(duì)話框 。 處理人選擇好后 ， 單擊 【 確定 】 按鈕 ， 發(fā)文結(jié)束“ 起草 ” 狀態(tài) ， 進(jìn)入 “ 辦理 ” 狀態(tài)的審核節(jié)點(diǎn) 。 發(fā)文流程實(shí)例 審核 1． 簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口 。 單擊 【 簽收 】 按鈕 ， 正式對(duì)草稿進(jìn)行審核 ， 發(fā)文管理窗口右上角的按鈕將變?yōu)椤?保存 】 、 【 流程跟蹤 】 、 【 幫助 】 、 【 退回 】 、【 提交 】 、 【 關(guān)閉 】 。 2． 審核 審核主要是對(duì)發(fā)文草稿的內(nèi)容 、 行文進(jìn)行全面的審查 ， 確定內(nèi)容是否正確 、 全面 ， 行文是否合理 ，根據(jù)需要對(duì)原文進(jìn)行修改和補(bǔ)充 。 3． 提交 發(fā)文流程實(shí)例 簽發(fā) 1． 簽收 進(jìn)入發(fā)文管理窗口 。 單擊 【 簽收 】 按鈕 ， 對(duì)文稿進(jìn)行簽發(fā)操作 。 2． 簽發(fā) 簽發(fā)是局領(lǐng)導(dǎo)從政策的角度對(duì)發(fā)文作最后的審定 ，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)文稿作必要的修改 。 3． 提交 發(fā)文流程實(shí)例 校對(duì)
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