【文章內(nèi)容簡介】 (三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳?。　?(四)屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送?！　?五)文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。　　 (六)外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送?！　?(七)傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。文書管理規(guī)則□ 總則第一條 目的為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條 范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制?！?承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。第四條 管理部門　　(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門?！　?二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務部門)為管理部門?！　?三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 　　(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條 主辦及會辦部門　　(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。　　(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門?！?行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。(二)公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務接洽時使用。(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。(五)電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。(六)表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。(七)其他：；訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。①對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。②對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。③對稅務、金融機關(guān)的行文。④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。：①采購部門對廠商的行文。②人事、服務、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。第八條 行文的判行權(quán)限(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。(七)因?qū)０笜I(yè)務需要，如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。(八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務主辦部門主管依式行文。□ 文書處理程式Ⅰ. 通則第九條 文書分類(一)機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。(五)其他類：與公司業(yè)務無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條　收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理(一)對外行文的字號：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。：由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號。、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。(三)收發(fā)文編號。業(yè)務接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。Ⅱ.與外界來往文件第十二條 收文(一)登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。(四)文件處理，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。、結(jié)果或復文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出銷案。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時：①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。②如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。第十三條 主動發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。(二)發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條 外界復文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：，受文部門免辦收文手續(xù)。、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。(二)以業(yè)務接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。第十六條 業(yè)務接洽便函之處理(一)發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄