【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 件、文件格式、文件大小、頁(yè)數(shù)等 15項(xiàng)?？蛇x元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：分類(lèi)號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時(shí)間、主送者、抄送者、語(yǔ)種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類(lèi)別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述，閱讀軟件描述、數(shù)字簽名描述等 15項(xiàng)。 歸檔元數(shù)據(jù)的具體要求和用法 可參照《電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)元素定義及描述》（見(jiàn)附錄 A）。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，具有可操作性， 電子公文形成單位應(yīng)在歸檔環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長(zhǎng)期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)與交換，可 集中下載到 能夠脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交 。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求可參照《基于 XML 電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 8 歸檔電子公文 移交的基本要求 歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時(shí)間內(nèi)或即時(shí)向檔案館（電子文件中心）移交。 ?? 向檔案館移交的 歸檔電子公文 應(yīng)是文書(shū)處理過(guò)程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的定稿。 ?? 移交的 歸檔電子公文 應(yīng)包括說(shuō)明公文形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子公文 修改辦理過(guò)程的記錄信息 。 ?? 移交檔案館的電子 公 文格式應(yīng)符合規(guī)定的公文格式要求，專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同公文一同移交進(jìn)館。 ?? 對(duì)于加密的 歸檔電子公文 ，應(yīng)解密后再行移交。 ?? 移交進(jìn)館的 歸檔 電子公文 應(yīng)按照 DA/T 22 的 要求，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、鑒定和編目。 歸檔電子公文移交內(nèi)容符合本標(biāo)準(zhǔn)要求。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（附件 2）和數(shù)據(jù)格式。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)格式 10 對(duì)于各種不同類(lèi)型的歸檔電子公文，其公文存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時(shí)要保持該格式的閱讀器。如果不采用上述格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 歸檔電子公文移交元數(shù)據(jù)要求 檔案室向檔案館移交的歸檔電子 公文元數(shù)據(jù)， 應(yīng)能夠全面描述電子文件生命周期全過(guò)程所涉及的全部元數(shù)據(jù)。 移交元數(shù)據(jù)應(yīng)包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)，其中必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號(hào)、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號(hào)、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機(jī)構(gòu)、密級(jí)、保密期限、過(guò)程文件、文件格式、文件大小、頁(yè)數(shù)、全宗名稱(chēng)等 16 項(xiàng)?？蛇x元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：分類(lèi)號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時(shí)間、主送者、抄送者、語(yǔ)種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類(lèi)別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述 、 數(shù)字簽名描述、 維護(hù)史志、實(shí)體存放位置、載體類(lèi)型、載體編號(hào)等 19 項(xiàng)。 移交元數(shù)據(jù)的具體要求和用法 可參照《檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)定義及描述》（見(jiàn)附錄 B） 。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，具有可操作性。歸檔 電子公文保管單位應(yīng)在移交環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長(zhǎng)期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行移交，可通過(guò)在線(xiàn)或離線(xiàn)方式 ，向 同級(jí) 檔案 館 移交 。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求可參照《基于 XML歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 9 電子公文日志和留痕信 息歸檔要求 電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采用的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是經(jīng)過(guò)各方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。 對(duì)于電子公文留痕信息的保留有兩種類(lèi)型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。 電子公文日志文件歸檔要求 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄電子公文的辦理結(jié)點(diǎn)及辦理過(guò)程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。 至少保留具體的公文流程結(jié)點(diǎn)、操作者、操作時(shí)間及其它相關(guān)內(nèi)容并將其存儲(chǔ)在日志文件中。 歸檔時(shí)，電子公文日 志文件名為：日志文件 .XML，并拷貝至耐久性好的載體上與存儲(chǔ)在可長(zhǎng)期保存的載體上。 電子公文日志文件歸檔時(shí) ,顯現(xiàn)效果如下： 文件 名 序號(hào) 公文流程結(jié)點(diǎn) 操作者 操作 時(shí)間 版本標(biāo)記 ? 11 ? 文件 名 將要產(chǎn)生或剛接收的電子 公文 標(biāo)題。 ? 公文流程結(jié)點(diǎn) 電子公文 流轉(zhuǎn)過(guò)程 的一個(gè)活動(dòng)階段。 各 單位生成的電子公文其 流轉(zhuǎn)過(guò)程 一般有：起草、改稿、審稿、定稿、 歸檔 等幾個(gè)活動(dòng)階段，其中起草、定稿、 歸檔 只能出現(xiàn)一次，其余不限。 ? 操作 者 系統(tǒng)認(rèn)可、允許在該電子公文生命期內(nèi)各階段進(jìn)行工作的人員 中文 名單。 ? 操作 時(shí)間 由系統(tǒng)自動(dòng)記載工作人員結(jié)束本程序工作的時(shí)間，包括年、月、日、時(shí)、分 、秒 。 ? 版本標(biāo)記 指記錄 工作人員在本 節(jié)點(diǎn)操作內(nèi)容的公文版本，如草稿、第 n次修改稿、送審稿、定稿等 。 電子公文留痕信息歸檔要求 電子公文內(nèi)容留痕 對(duì)于修改內(nèi)容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同一界面下有明顯標(biāo)志標(biāo)出修改之前和修改之后的內(nèi)容。 電子公文留真信息 電子公文留真信息主要記錄并保留在文件修改或承辦過(guò)程中的修改、審批、簽發(fā)意見(jiàn)及手跡，并與電子公文長(zhǎng)期保存。 修改環(huán)節(jié) 審核環(huán)節(jié) 發(fā)送環(huán)節(jié)形成正式v 電子公文內(nèi)容留痕 起草環(huán)節(jié) 草稿 修改稿 審核稿 簽發(fā)稿 正本 簽發(fā) 環(huán)節(jié) 電子公文主要修改過(guò)程 電子公文留真信息 12 附錄 A （規(guī)范性附錄） 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)元素定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 電子文檔號(hào) 名稱(chēng) 電子文檔號(hào) 定義 由系統(tǒng)產(chǎn)生的唯一的電子公文標(biāo)識(shí)符。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 電子文檔號(hào)編碼規(guī)則：全宗號(hào) +保管期限代碼 +年度 +歸檔機(jī)構(gòu)代碼 +件號(hào)（流水號(hào)），其中全宗號(hào)、年度由系統(tǒng)自動(dòng)或通過(guò)選擇確定，保管期限代碼根據(jù)保管期限的短期、長(zhǎng)期、永久分別表示為 D、 C、 Y；歸檔機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)歸檔機(jī)構(gòu)的編碼規(guī)則產(chǎn)生，根據(jù)文件形成部門(mén)機(jī)構(gòu)編碼方案，可形成歸檔機(jī)構(gòu)代碼。將全宗內(nèi)歸檔機(jī)構(gòu)代碼表嵌入產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)，在文件生成時(shí)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匹配或者由用戶(hù)選擇歸檔機(jī)構(gòu)代碼?？梢允撬奈坏陌⒗?dāng)?shù)字或字母，如 1234 或 ABCD，禁止用漢字標(biāo)注。件號(hào)則在確定的編碼規(guī)則下統(tǒng)一編制，由系統(tǒng)自動(dòng)生成。 注釋 電子文檔號(hào)在系統(tǒng)中具有唯一性。 文件標(biāo)題 名稱(chēng) 文件標(biāo)題（題名） 定義 由創(chuàng)建者給予電子公文的正式公開(kāi)名稱(chēng)，一般可以表達(dá)文件的主題。 必備性 必備 可重 復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 在文書(shū)處理過(guò)程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 注釋 責(zé)任者 名稱(chēng) 責(zé)任者 定義 對(duì)電子公文負(fù)有法律責(zé)任的文件主要?jiǎng)?chuàng)建者名稱(chēng)。 必備性 必備 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 13 缺省值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 發(fā)文：電子公文主要?jiǎng)?chuàng)建者往往指本單位，可以由系統(tǒng)自動(dòng)生成。 收文：需要在文書(shū)處 理過(guò)程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 注釋 責(zé)任者往往指文件的形成單位。 保管期限 名稱(chēng) 保管期限。 定義 經(jīng)鑒定后確認(rèn)的電子公文保管期限。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 短期、長(zhǎng)期、永久 缺省值 著錄信息源 在文書(shū)處理過(guò)程中需要初次鑒定，在捕獲處理、保管處置過(guò)程中都需要進(jìn)行鑒定，確認(rèn)保管期限。 著錄細(xì)則 注釋 指定值如國(guó)家有新規(guī)定，依規(guī)定執(zhí)行。 文件編號(hào) 名稱(chēng) 文件編號(hào) 定義 文件制作或者批準(zhǔn)、頒布、立案時(shí)的編號(hào) 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 文件編號(hào)由產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。 注釋 一般發(fā)文為發(fā)文編號(hào)，其他遵照有關(guān)系統(tǒng)的系列編號(hào)。 日期 名稱(chēng) 日期 定義 與電子公文相關(guān)的日期描述。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 日期型 指定值 時(shí)間項(xiàng)用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第 14 位數(shù)表示年，第 56 位數(shù)表示月，第78 位數(shù)表示日。 缺省值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理 電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 注釋 一般為文件形成的日期。 文種 14 名稱(chēng) 文種 定義 指文件種類(lèi)的名稱(chēng)，如命令（令）、議案、決定、指示、公告（通告）、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類(lèi)型 字符型 指定值 命令（令）、議案、決定、指示、公告（通告）、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。 缺省值 著錄信息源 來(lái)源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 文種由文書(shū)處理人員在創(chuàng)建文件時(shí)選擇生成。 注釋 簽發(fā)人 名稱(chēng) 簽發(fā)人 定義 指以本機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文稿，經(jīng)最后審定