【文章內(nèi)容簡介】 件、文件格式、文件大小、頁數(shù)等 15項?？蛇x元數(shù)據(jù)應包括：分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時間、主送者、抄送者、語種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述，閱讀軟件描述、數(shù)字簽名描述等 15項。 歸檔元數(shù)據(jù)的具體要求和用法 可參照《電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)元素定義及描述》（見附錄 A）。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)應簡潔明了，具有可操作性， 電子公文形成單位應在歸檔環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行存儲與交換，可 集中下載到 能夠脫機保存的載體上，向檔案部門移交 。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求可參照《基于 XML 電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 8 歸檔電子公文 移交的基本要求 歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應在一定的時間內(nèi)或即時向檔案館（電子文件中心）移交。 ?? 向檔案館移交的 歸檔電子公文 應是文書處理過程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的定稿。 ?? 移交的 歸檔電子公文 應包括說明公文形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子公文 修改辦理過程的記錄信息 。 ?? 移交檔案館的電子 公 文格式應符合規(guī)定的公文格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子公文應轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應將相關(guān)軟件隨同公文一同移交進館。 ?? 對于加密的 歸檔電子公文 ，應解密后再行移交。 ?? 移交進館的 歸檔 電子公文 應按照 DA/T 22 的 要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理、鑒定和編目。 歸檔電子公文移交內(nèi)容符合本標準要求。所有移交數(shù)據(jù)應能脫離原系統(tǒng)運行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（附件 2）和數(shù)據(jù)格式。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)格式 10 對于各種不同類型的歸檔電子公文，其公文存儲格式均應盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時要保持該格式的閱讀器。如果不采用上述格式，收集時應進行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關(guān)軟件一并收集。 歸檔電子公文移交元數(shù)據(jù)要求 檔案室向檔案館移交的歸檔電子 公文元數(shù)據(jù)， 應能夠全面描述電子文件生命周期全過程所涉及的全部元數(shù)據(jù)。 移交元數(shù)據(jù)應包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)，其中必備元數(shù)據(jù)應包括：電子文檔號、文件標題、責任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)、全宗名稱等 16 項?？蛇x元數(shù)據(jù)應包括：分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時間、主送者、抄送者、語種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述 、 數(shù)字簽名描述、 維護史志、實體存放位置、載體類型、載體編號等 19 項。 移交元數(shù)據(jù)的具體要求和用法 可參照《檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)定義及描述》（見附錄 B） 。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 應簡潔明了，具有可操作性。歸檔 電子公文保管單位應在移交環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行移交，可通過在線或離線方式 ，向 同級 檔案 館 移交 。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求可參照《基于 XML歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 9 電子公文日志和留痕信 息歸檔要求 電子公文日志和留痕信息應做到真實、準確，所采用的相關(guān)技術(shù)應是經(jīng)過各方面實踐認可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。 對于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。 電子公文日志文件歸檔要求 電子公文形成單位應在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時自動記錄電子公文的辦理結(jié)點及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實性。 至少保留具體的公文流程結(jié)點、操作者、操作時間及其它相關(guān)內(nèi)容并將其存儲在日志文件中。 歸檔時，電子公文日 志文件名為：日志文件 .XML，并拷貝至耐久性好的載體上與存儲在可長期保存的載體上。 電子公文日志文件歸檔時 ,顯現(xiàn)效果如下： 文件 名 序號 公文流程結(jié)點 操作者 操作 時間 版本標記 ? 11 ? 文件 名 將要產(chǎn)生或剛接收的電子 公文 標題。 ? 公文流程結(jié)點 電子公文 流轉(zhuǎn)過程 的一個活動階段。 各 單位生成的電子公文其 流轉(zhuǎn)過程 一般有：起草、改稿、審稿、定稿、 歸檔 等幾個活動階段，其中起草、定稿、 歸檔 只能出現(xiàn)一次，其余不限。 ? 操作 者 系統(tǒng)認可、允許在該電子公文生命期內(nèi)各階段進行工作的人員 中文 名單。 ? 操作 時間 由系統(tǒng)自動記載工作人員結(jié)束本程序工作的時間，包括年、月、日、時、分 、秒 。 ? 版本標記 指記錄 工作人員在本 節(jié)點操作內(nèi)容的公文版本，如草稿、第 n次修改稿、送審稿、定稿等 。 電子公文留痕信息歸檔要求 電子公文內(nèi)容留痕 對于修改內(nèi)容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同一界面下有明顯標志標出修改之前和修改之后的內(nèi)容。 電子公文留真信息 電子公文留真信息主要記錄并保留在文件修改或承辦過程中的修改、審批、簽發(fā)意見及手跡，并與電子公文長期保存。 修改環(huán)節(jié) 審核環(huán)節(jié) 發(fā)送環(huán)節(jié)形成正式v 電子公文內(nèi)容留痕 起草環(huán)節(jié) 草稿 修改稿 審核稿 簽發(fā)稿 正本 簽發(fā) 環(huán)節(jié) 電子公文主要修改過程 電子公文留真信息 12 附錄 A （規(guī)范性附錄） 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)元素定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 電子文檔號 名稱 電子文檔號 定義 由系統(tǒng)產(chǎn)生的唯一的電子公文標識符。 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。 著錄細則 電子文檔號編碼規(guī)則：全宗號 +保管期限代碼 +年度 +歸檔機構(gòu)代碼 +件號（流水號），其中全宗號、年度由系統(tǒng)自動或通過選擇確定，保管期限代碼根據(jù)保管期限的短期、長期、永久分別表示為 D、 C、 Y；歸檔機構(gòu)代碼根據(jù)歸檔機構(gòu)的編碼規(guī)則產(chǎn)生，根據(jù)文件形成部門機構(gòu)編碼方案，可形成歸檔機構(gòu)代碼。將全宗內(nèi)歸檔機構(gòu)代碼表嵌入產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)，在文件生成時由計算機自動匹配或者由用戶選擇歸檔機構(gòu)代碼?？梢允撬奈坏陌⒗當?shù)字或字母，如 1234 或 ABCD，禁止用漢字標注。件號則在確定的編碼規(guī)則下統(tǒng)一編制，由系統(tǒng)自動生成。 注釋 電子文檔號在系統(tǒng)中具有唯一性。 文件標題 名稱 文件標題（題名） 定義 由創(chuàng)建者給予電子公文的正式公開名稱，一般可以表達文件的主題。 必備性 必備 可重 復性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細則 在文書處理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 注釋 責任者 名稱 責任者 定義 對電子公文負有法律責任的文件主要創(chuàng)建者名稱。 必備性 必備 可重復性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 13 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細則 發(fā)文：電子公文主要創(chuàng)建者往往指本單位，可以由系統(tǒng)自動生成。 收文：需要在文書處 理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 注釋 責任者往往指文件的形成單位。 保管期限 名稱 保管期限。 定義 經(jīng)鑒定后確認的電子公文保管期限。 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 短期、長期、永久 缺省值 著錄信息源 在文書處理過程中需要初次鑒定，在捕獲處理、保管處置過程中都需要進行鑒定，確認保管期限。 著錄細則 注釋 指定值如國家有新規(guī)定，依規(guī)定執(zhí)行。 文件編號 名稱 文件編號 定義 文件制作或者批準、頒布、立案時的編號 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細則 文件編號由產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)自動生成。 注釋 一般發(fā)文為發(fā)文編號，其他遵照有關(guān)系統(tǒng)的系列編號。 日期 名稱 日期 定義 與電子公文相關(guān)的日期描述。 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 日期型 指定值 時間項用 8 位阿拉伯數(shù)字表示，第 14 位數(shù)表示年，第 56 位數(shù)表示月，第78 位數(shù)表示日。 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理 電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細則 注釋 一般為文件形成的日期。 文種 14 名稱 文種 定義 指文件種類的名稱，如命令（令）、議案、決定、指示、公告（通告）、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 命令（令）、議案、決定、指示、公告（通告）、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細則 文種由文書處理人員在創(chuàng)建文件時選擇生成。 注釋 簽發(fā)人 名稱 簽發(fā)人 定義 指以本機關(guān)名義發(fā)出的文稿，經(jīng)最后審定