【正文】 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)， 在文件形成過程中采集。 操作環(huán)境描述 20 名稱 操作環(huán)境描述 定義 用以描述原始信息系統(tǒng)所處的操作環(huán)境。 著錄細則 由文書處理人員或檔案管理人員選擇著錄相關(guān)信息的電子文檔號。 著錄細則 由文書處理人員選擇生成或由計算機默認生成。 注釋 系統(tǒng)提供可供選擇的聯(lián)網(wǎng)單位或?qū)Ｓ脝挝粰C構(gòu)名稱。 注釋 附件信息 名稱 附件信息 定義 對電子公文附件信息的描述，如附件題名、責任者、日期、文件編號等。 著錄細則 需要在文書處理過程中由文件創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 在文書處理、捕獲處理、保管處置過程中都需要確認密級。 著錄細則 按文書處理文件簽發(fā)的有關(guān)原則進行。 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理 電子公文的原始信息系統(tǒng)。 定義 經(jīng)鑒定后確認的電子公文保管期限。 必備性 必備 可重 復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 修改環(huán)節(jié) 審核環(huán)節(jié) 發(fā)送環(huán)節(jié)形成正式v 電子公文內(nèi)容留痕 起草環(huán)節(jié) 草稿 修改稿 審核稿 簽發(fā)稿 正本 簽發(fā) 環(huán)節(jié) 電子公文主要修改過程 電子公文留真信息 12 附錄 A （規(guī)范性附錄） 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)元素定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 電子文檔號 名稱 電子文檔號 定義 由系統(tǒng)產(chǎn)生的唯一的電子公文標識符。 電子公文日志文件歸檔時 ,顯現(xiàn)效果如下： 文件 名 序號 公文流程結(jié)點 操作者 操作 時間 版本標記 ? 11 ? 文件 名 將要產(chǎn)生或剛接收的電子 公文 標題。歸檔 電子公文保管單位應(yīng)在移交環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行移交，可通過在線或離線方式 ，向 同級 檔案 館 移交 。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（附件 2）和數(shù)據(jù)格式。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求可參照《基于 XML 電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。電子公文應(yīng)歸檔內(nèi)容包括： ? 符合 規(guī)范 的電子公文 正文（版式文件） ? 電子公文 定稿（簽發(fā)文）和 附件 ? 重要文件的歷次修改稿 ? 電子公文 文件處理單 以及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見 ? 記錄文件產(chǎn)生修改過程的日志文件 ? 電子公文元數(shù)據(jù) ? 電子公文的電子簽名等 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式 對于各種不同類型的電子公文，其公文存儲格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、 TIFF、JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時要保持該格 式的閱讀器。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有：著錄者、著錄時間等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 整理 人、整理時間、檢查人、檢查時間等。處理完畢自動返回公文管理部門，由公文管理部門注辦并做歸檔等處理。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有： 擬辦 人、 擬辦 時間、 擬辦 意見 等 。 7 ? 簽發(fā) 電子公文發(fā)送給到簽發(fā)負責人處，由簽發(fā)負責人在簽署意見欄中簽署意見，并簽上姓名和日期，同時確定或修改主送、抄報、抄送單位，簽發(fā)完成后，返回公文管理部門。 ? 會簽 對于需要有關(guān)部門會簽的公文，由公文管理人員按會簽要求，將公文發(fā)送有關(guān)部門簽署意見。如： 公文標題、擬稿人、擬稿日期、密級、急緩、主送單位、抄送單位、附件信息等元數(shù)據(jù) ，對系統(tǒng)不能自動捕獲的信息也可手動 填寫，實現(xiàn)電子公文發(fā)文自動化。 電子公文形成單位可根據(jù)各自的辦文習(xí)慣自定義公文處理流程，也可根據(jù)不同要求隨時修改公文辦理的進程，來提高辦公效率。 WPS WPS是由文字處理軟件 WPS Office生成的文檔格式，兼容性強，具有圖文混排功能。 4 符號和縮略語 XML 可擴展置標語言（ eXtensible Markup Language）。 (國際檔案理事會 ) 背景信息 context （ contextual information） 指描述生成電子公文 (3． 1)的職能活動、電子 公 文的作用、辦理過程、結(jié)果 、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。黨的機關(guān)和其他機關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理可參照執(zhí)行。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。 保存日志 save log 電子公文 在其成文過程中 對所有操作、日期、行為及操作人員的記錄和描述。 CEB CEB是 Chinese Epaper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。 全程管理原則 電子公文形成單位應(yīng)建立健全各項工作制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，對電子公文的 生成、 收集、鑒定、 歸檔、利用、保管 等實施全程控制和管理， 不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證管理工作的連續(xù)性。 E m a i l 紙質(zhì)公文離線交換 互聯(lián)網(wǎng)利用 電子公文交換 政務(wù)網(wǎng)利用 離線移交 （修改） 電子公文 E m a i l 紙質(zhì)公文 創(chuàng) 建 擬 稿 創(chuàng) 建 審 核 創(chuàng) 建 簽 批 創(chuàng) 建 簽 發(fā) 創(chuàng) 建 會 簽 創(chuàng) 建 編號分發(fā) 文 簽 收 登 記 辦 理 批 辦 辦 理 注 辦辦 歸 檔 鑒 定 歸 檔 格式轉(zhuǎn)換 歸檔整理 開放復(fù)核 辦 理 傳 閱 辦 理 擬 辦 補 充 著 錄 暫存資料銷 毀 歸 檔 保 管 內(nèi) 部 利 用 移 交 進 館 公文歸檔節(jié)點 進館移交節(jié)點 歸 檔 脫機保存 公文交換節(jié)點 綜合 檔案館 辦 理 承 辦 創(chuàng) 建 離線簽發(fā) 圖 1 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡圖 6 業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵節(jié)點 電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個關(guān)鍵點，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（ OA）之間、辦公系統(tǒng)和檔案室檔案管理系統(tǒng)之間、檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程是否暢通。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有：題名、分類號、文種、存儲地址、相關(guān)信息、附件信息、 信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述、等。會簽過程可以是并行，也可以是串行，但是兩種方式不會同時存在。 ? 公文交換 檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換公文和其他文獻的活動。 ? 傳閱 將待傳閱的公文及傳閱單按照一定的程序或批示順序，通過網(wǎng)絡(luò)分送到傳閱者或傳閱部門處，閱后在計算機上填寫公文傳閱單，傳閱完畢自動返回公文管理部門。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 :保管期限、分類號等。 ? 開放復(fù)核 將經(jīng)過鑒定達到一定期限、無需控制使用的文件向社會公開提供利用的活動。 ? 脫機保存 將歸檔電子文件集中拷貝至專門設(shè)置的文件夾中，將其卸載到能夠脫機保存的載體上，向檔案部門移交，保證歸檔電子公文的安全性。歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)。 ?? 移交的 歸檔電子公文 應(yīng)包括說