【正文】 E m a i l 紙質(zhì)公文 創(chuàng) 建 擬 稿 創(chuàng) 建 審 核 創(chuàng) 建 簽 批 創(chuàng) 建 簽 發(fā) 創(chuàng) 建 會(huì) 簽 創(chuàng) 建 編號(hào)分發(fā) 文 簽 收 登 記 辦 理 批 辦 辦 理 注 辦辦 歸 檔 鑒 定 歸 檔 格式轉(zhuǎn)換 歸檔整理 開(kāi)放復(fù)核 辦 理 傳 閱 辦 理 擬 辦 補(bǔ) 充 著 錄 暫存資料銷 毀 歸 檔 保 管 內(nèi) 部 利 用 移 交 進(jìn) 館 公文歸檔節(jié)點(diǎn) 進(jìn)館移交節(jié)點(diǎn) 歸 檔 脫機(jī)保存 公文交換節(jié)點(diǎn) 綜合 檔案館 辦 理 承 辦 創(chuàng) 建 離線簽發(fā) 圖 1 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)圖 6 業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn) 電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個(gè)節(jié)點(diǎn)，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（ OA）之間、辦公系統(tǒng)和檔案室檔案管理系統(tǒng)之間、檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程是否暢通。 在文檔一體化系統(tǒng)中，由于電子公文的產(chǎn)生和運(yùn)行過(guò)程階段性減弱，連續(xù)性增強(qiáng)，使得歸檔和移交環(huán)節(jié)電子公文的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)順暢成為可能。 業(yè)務(wù)流程中各節(jié)點(diǎn)的一般要求 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流 程中的其他節(jié)點(diǎn)，也是電子公文管理的組成部分。各節(jié)點(diǎn)的全部事務(wù)處理活動(dòng)和元數(shù)據(jù)、背景信息等，都應(yīng)完整、準(zhǔn)確地記錄下來(lái)。 發(fā)文內(nèi)部流轉(zhuǎn)的主要功能 將準(zhǔn)備發(fā)布的公文按規(guī)定的格式輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)從公文的擬稿、審核、會(huì)簽、審查簽批、簽發(fā)、編號(hào)分發(fā)的全程計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制，在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中 系統(tǒng)可自動(dòng)收集捕獲公文的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息。如： 公文標(biāo)題、擬稿人、擬稿日期、密級(jí)、急緩、主送單位、抄送單位、附件信息等元數(shù)據(jù) ，對(duì)系統(tǒng)不能自動(dòng)捕獲的信息也可手動(dòng) 填寫(xiě)，實(shí)現(xiàn)電子公文發(fā)文自動(dòng)化。 ? 擬稿 擬 稿人員可利用字處理軟件或預(yù)先設(shè)計(jì)好的標(biāo) 準(zhǔn)格式的公文模板進(jìn)行公文的撰寫(xiě)，輸入方式可采用鍵盤(pán)、語(yǔ)音或手寫(xiě)方式，也可使用掃描儀等輔助工具生成公文 。系統(tǒng)可自動(dòng)捕獲擬稿人、擬稿部門(mén)、擬稿日期、語(yǔ)種、編輯軟件類型及版本號(hào)等元數(shù)據(jù)信息。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：題名、分類號(hào)、文種、存儲(chǔ)地址、相關(guān)信息、附件信息、 信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述、等。 ? 審核 生成的文稿經(jīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)送部門(mén) 負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核， 部門(mén) 負(fù)責(zé)人在 審核 意見(jiàn)欄中簽署審核后， 可 回傳擬稿人處修改；也可 對(duì)公文進(jìn)行編輯，可以填寫(xiě)意見(jiàn)，可以指定會(huì)簽單位， 并且補(bǔ)充錄入該環(huán)節(jié)的補(bǔ)充 元數(shù)據(jù) ， 根據(jù) 實(shí)際情況 決定下一步流程。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：審核人、審核時(shí)間、審核意見(jiàn) 等 。 ? 修改 經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù) 審核意見(jiàn)，擬稿人對(duì) 審核 人提出的問(wèn)題進(jìn)行修改，修改完畢后，將修改稿直接轉(zhuǎn)給核稿人。可根據(jù)文件重要程度決定是否保留歷次修改版本。 ? 會(huì)簽 對(duì)于需要有關(guān)部門(mén)會(huì)簽的公文，由公文管理人員按會(huì)簽要求，將公文發(fā)送有關(guān)部門(mén)簽署意見(jiàn)。內(nèi)部會(huì)簽在網(wǎng)上進(jìn)行，外部會(huì)簽可選用其他途徑進(jìn)行。 會(huì)簽單位領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)填寫(xiě)意見(jiàn)功能，輸入單位意見(jiàn)，但是不能對(duì)公文進(jìn)行修改。會(huì)簽過(guò)程可以是并行，也可以是串行，但是兩種方式不會(huì)同時(shí)存在。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元 數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：會(huì)簽部門(mén)、會(huì)簽人、會(huì)簽時(shí)間、會(huì)簽意見(jiàn) 等 。 ? 簽批 文件簽發(fā)前需經(jīng)相關(guān)部門(mén)及負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、簽批。審核的主要內(nèi)容包括：公文的體例、格式、文字等是否符合行文規(guī)則；文稿內(nèi)容是否符合政策規(guī)定等。該環(huán)節(jié) 應(yīng) 采集 的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：審批人、審批時(shí)間、審批意見(jiàn) 等 。 7 ? 簽發(fā) 電子公文發(fā)送給到簽發(fā)負(fù)責(zé)人處，由簽發(fā)負(fù)責(zé)人在簽署意見(jiàn)欄中簽署意見(jiàn)，并簽上姓名和日期，同時(shí)確定或修改主送、抄報(bào)、抄送單位，簽發(fā)完成后，返回公文管理部門(mén)。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、簽發(fā)意見(jiàn)、數(shù)字簽名描述 等 。 ? 編號(hào)分發(fā) 由公文管理部門(mén) 對(duì)簽發(fā)完畢的公文進(jìn)行處理，確定發(fā)文 號(hào) ，發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、保密期限、主題詞等，生成正式公文，同時(shí)核準(zhǔn)主送、抄報(bào)、抄送單位后，進(jìn)行發(fā)送。 ? 公文交換 檔案部門(mén)之間、檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間按照法規(guī)或協(xié)定互換公文和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。 收文內(nèi)部流轉(zhuǎn)的主要功能 收文辦理的主要功能是將接收的紙制公文通過(guò)使用掃描儀等輔助工具轉(zhuǎn)換為通過(guò)格式的電子公文，以及將 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)來(lái)的電子公文或電子郵件 ，進(jìn)行登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等處理，實(shí)現(xiàn)接收公文內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程的自動(dòng)化。 ? 簽收登記 公文管理人員對(duì)收下來(lái)的電子公文的 內(nèi)容、背景 和結(jié)構(gòu)信息 進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括公文的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件形成時(shí)間、份數(shù)、收文日期等。 ? 擬辦 公文管理人員將待擬辦的公文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給擬辦負(fù)責(zé)人，由擬辦負(fù)責(zé)人直接在計(jì)算機(jī)上簽署處置意見(jiàn)或選擇擬辦模板，擬辦完成后，公文自動(dòng)轉(zhuǎn)去批辦或返回公文管理部門(mén)。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 擬辦 人、 擬辦 時(shí)間、 擬辦 意見(jiàn) 等 。 ? 批辦 公文管理人員將待批辦的公文通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給批辦負(fù)責(zé)人，由批辦負(fù)責(zé)人直接在計(jì)算機(jī)上簽署處置意見(jiàn)或選擇批辦模板，批辦 完成 后，公文自動(dòng)返回公文管理部門(mén)。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 批辦 人、 批 辦 時(shí)間、 批辦 意見(jiàn) 等 。 ? 傳閱 將待傳閱的公文及傳閱單按照一定的程序或批示順序，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分送到傳閱者或傳閱部門(mén)處，閱后在計(jì)算機(jī)上填寫(xiě)公文傳閱單，傳閱完畢自動(dòng)返回公文管理部門(mén)。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 閱辦 人、 閱辦 時(shí)間、 閱辦 部門(mén) 等 。 ? 承辦 公文管理人員將待辦理的公文及承辦單通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給承辦部門(mén)或承辦人，如果承辦部門(mén)或承辦人不只一個(gè)，可以成批發(fā)送，并附上公文辦理期限的說(shuō)明。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 承辦 人、 承辦 時(shí)間、 承辦 部門(mén)、 承辦情況等。 ? 注辦 注辦是指公文辦理完畢后，由承辦部門(mén)或承辦人在公文承辦單的“處理結(jié) 果”欄中填寫(xiě)辦理結(jié)果。處理完畢自動(dòng)返回公文管理部門(mén)，由公文管理部門(mén)注辦并做歸檔等處理。 歸檔環(huán)節(jié)的主要功能 歸檔是文檔一體化管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，公文管理部門(mén)對(duì)已辦結(jié)的文件進(jìn)行鑒定、篩選，把具有保存價(jià)值的文件存入擬歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)，定期按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、結(jié)合時(shí)間、事由等進(jìn)行整理，編制檔號(hào)，并通過(guò)選擇歸檔操作，將該公文移至檔案整理庫(kù)交檔案管理部門(mén)保管。 8 ? 歸檔鑒定 根據(jù)電子文件的價(jià)值確定檔案文件是否保留或應(yīng)當(dāng)保留多長(zhǎng)時(shí)間的活動(dòng) ,同時(shí)也是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 :保管期限、分類號(hào)等。 ? 暫存資料 利用價(jià)值介于歸檔文件與銷毀文件之間或經(jīng)常需查閱的文檔，應(yīng)轉(zhuǎn)入資料庫(kù)作為公文管理部門(mén)的資料保存起來(lái)。 ? 銷毀 對(duì)無(wú)保留價(jià)值的電子文件，經(jīng)鑒定小組鑒定報(bào)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期進(jìn)行徹底的銷毀處理。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 :鑒定負(fù)責(zé)人、審批負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人、銷毀時(shí)間等。 ? 歸檔整理 根據(jù) 分類方案進(jìn)行分類 、整理，使電子文件有序化。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 : 整理 人、整理時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間等。 ? 格式轉(zhuǎn)換 將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的圖像文件進(jìn)行歸檔保存，使 不同應(yīng)用平臺(tái)下產(chǎn)生的電子 文件不再依賴原生成系統(tǒng)就可以 瀏覽利用， 實(shí)現(xiàn)文件共享 的操作過(guò)程 。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 :操作人、操作時(shí)間、操作數(shù)量等。 ? 開(kāi)放復(fù)核 將經(jīng)過(guò)鑒定達(dá)到一定期限、無(wú)需控制使用的文件向社會(huì)公開(kāi)提供利用的活動(dòng)。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 : 控制標(biāo)識(shí)、審查人、 復(fù)核 人、 復(fù)核 時(shí)間、 復(fù)核意見(jiàn) 等。 ? 歸檔保管 辦理 完畢將具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室進(jìn)行保存。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：歸檔人、歸檔時(shí)間、歸檔機(jī)構(gòu)等。 ? 補(bǔ)充著錄 在編制文檔檢索工具時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)部和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的活動(dòng)。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：著錄者、著錄時(shí)間等。 ? 內(nèi)部 利用 單位內(nèi)部為達(dá)到某種目的按規(guī)定閱讀、收看或收聽(tīng)檔案文件的活動(dòng)。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：訪問(wèn)者、訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)目的等。 ? 脫機(jī)保存 將歸檔電子文件集中拷貝至專門(mén)設(shè)置的文件夾中，將其卸載到能夠脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交，保證歸檔電子公文的安全性。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 : 制作人、制作時(shí)間、 實(shí)體存放位置、載體類型、載體數(shù)量 。 ? 移交進(jìn)館 檔案室或 檔案館 等按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，把檔案交給接收方檔案館進(jìn)行長(zhǎng)久保存。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 移交人、移交時(shí)間、移交單位、接收人、接收時(shí)間、接收數(shù)量等。 7 電子公文 歸檔的基本要求 電子公文歸檔內(nèi)容 9 電子公文的歸檔 范圍和保管期限按國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子公文應(yīng)歸檔內(nèi)容包括： ? 符合 規(guī)范 的電子公文 正文（版式文件） ? 電子公文 定稿（簽發(fā)文）和 附件 ? 重要文件的歷次修改稿 ? 電子公文 文件處理單 以及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見(jiàn) ? 記錄文件產(chǎn)生修改過(guò)程的日志文件 ? 電子公文元數(shù)據(jù) ? 電子公文的電子簽名等 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式 對(duì)于各種不同類型的電子公文，其公文存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、 TIFF、JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時(shí)要保持該格 式的閱讀器。如果不采用上述格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求 歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)在電子公文形成系統(tǒng)中形成，由系統(tǒng)或人工捕獲后歸檔。歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)。其中歸檔電子公文必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號(hào)、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號(hào)、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機(jī)構(gòu)、密級(jí)、保密期限、過(guò)程文