【正文】 理系統(tǒng)的設(shè)計階段就要充分考慮電子公文生命周期各個階段的管理要求，在電子公文形成處理階段考慮電子公文歸檔管理和長期保管的要求。 在文檔一體化系統(tǒng)中，由于電子公文的產(chǎn)生和運行過程階段性減弱，連續(xù)性增強，使得歸檔和移交環(huán)節(jié)電子公文的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)順暢成為可能。 ? 審核 生成的文稿經(jīng)計算機網(wǎng)絡(luò)送部門 負責人進行審核， 部門 負責人在 審核 意見欄中簽署審核后， 可 回傳擬稿人處修改；也可 對公文進行編輯，可以填寫意見，可以指定會簽單位， 并且補充錄入該環(huán)節(jié)的補充 元數(shù)據(jù) ， 根據(jù) 實際情況 決定下一步流程。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元 數(shù)據(jù)項目有：會簽部門、會簽人、會簽時間、會簽意見 等 。 收文內(nèi)部流轉(zhuǎn)的主要功能 收文辦理的主要功能是將接收的紙制公文通過使用掃描儀等輔助工具轉(zhuǎn)換為通過格式的電子公文，以及將 通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)來的電子公文或電子郵件 ，進行登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等處理，實現(xiàn)接收公文內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程的自動化。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有： 閱辦 人、 閱辦 時間、 閱辦 部門 等 。 ? 暫存資料 利用價值介于歸檔文件與銷毀文件之間或經(jīng)常需查閱的文檔，應(yīng)轉(zhuǎn)入資料庫作為公文管理部門的資料保存起來。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 控制標識、審查人、 復核 人、 復核 時間、 復核意見 等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 制作人、制作時間、 實體存放位置、載體類型、載體數(shù)量 。其中歸檔電子公文必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號、文件標題、責任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)等 15項。 ?? 移交檔案館的電子 公 文格式應(yīng)符合規(guī)定的公文格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同公文一同移交進館。 移交元數(shù)據(jù)應(yīng)包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)，其中必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號、文件標題、責任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)、全宗名稱等 16 項。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。 ? 操作 時間 由系統(tǒng)自動記載工作人員結(jié)束本程序工作的時間，包括年、月、日、時、分 、秒 ?？梢允撬奈坏陌⒗當?shù)字或字母，如 1234 或 ABCD，禁止用漢字標注。 著錄細則 發(fā)文：電子公文主要創(chuàng)建者往往指本單位，可以由系統(tǒng)自動生成。 著錄細則 文件編號由產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)自動生成。 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 密級 名稱 密級 定義 文件保密程度的等級。 著錄細則 一般為 公文辦理過程 中 產(chǎn)生的 不同 版本 ，比如：修改 稿、簽發(fā)稿、印制稿等。 必備性 必備 可重復性 NO 數(shù)據(jù)類型 數(shù)字型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 主題詞建議選擇相關(guān)的編碼體系，例如《檔案主題詞表》等，關(guān)鍵詞則可以是任何詞或詞組組成。 著錄細則 需要在歸檔過程中系統(tǒng)自動采集或處理人員手工著錄。 著錄細則 產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)可以預先設(shè)置相關(guān)的文件執(zhí)行者單位編碼表，在文書處理過程中選擇生成。 著錄細則 由文書處理人員手工著錄。 著錄細則 注釋 信息系統(tǒng)描述 名稱 信息系統(tǒng)描述 定義 用于描述信息系統(tǒng)本身的相關(guān)信息，例如信息系統(tǒng)軟件名稱、版本、開發(fā)平臺、功能、開發(fā)者等信息。 閱讀軟件描述 名稱 閱讀軟件描述 定義 電子公文的閱讀應(yīng)用軟件 相關(guān)信息描述 ,包括閱讀軟件自身和所依賴的操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境。 著錄細則 全宗名稱通常由檔案部門決定，再嵌入到相關(guān)信息系統(tǒng)中，因此，全宗號名稱可由計算機自動生成。紙介質(zhì)檔案要注明存儲位置，電子介質(zhì)要注明介質(zhì)存放地點。 袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁 袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆 袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄 蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅 薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇 莄蚆螇膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄袇莄蚆螇 膆莃莆薀肂莂薈螅肈莂蝕蚈羄莁莀襖袀莀蒂蚆膈荿薅袂肄蒈蚇蚅羀蕆莇袀袆蒆葿蚃膅蒆蟻衿膁蒅螄螁肇蒄蒃羇羃肀薆螀衿聿蚈羅膇聿莈螈肅膈蒀羃罿膇薂螆裊膆螄蕿芄膅蒄裊膀膄薆蚇肆膃蠆袃羂膃莈蚆袈膂蒁袁膇芁薃蚄肅芀蚅衿罿艿蒅螞羅羋薇羈袁芇蝕螀腿芇荿羆肅芆蒂蝿羈芅薄羄