【正文】 創(chuàng) 建 簽 批 創(chuàng) 建 簽 發(fā) 創(chuàng) 建 會 簽 創(chuàng) 建 編號分發(fā) 文 簽 收 登 記 辦 理 批 辦 辦 理 注 辦辦 歸 檔 鑒 定 歸 檔 格式轉(zhuǎn)換 歸檔整理 開放復(fù)核 辦 理 傳 閱 辦 理 擬 辦 補 充 著 錄 暫存資料銷 毀 歸 檔 保 管 內(nèi) 部 利 用 移 交 進 館 公文歸檔節(jié)點 進館移交節(jié)點 歸 檔 脫機保存 公文交換節(jié)點 綜合 檔案館 辦 理 承 辦 創(chuàng) 建 離線簽發(fā) 圖 1 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡圖 6 業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵節(jié)點 電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點，是電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的三個關(guān)鍵點，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（ OA）之間、辦公系統(tǒng)和檔案室檔案管理系統(tǒng)之間、檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程是否暢通。 ５ 6 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程 文檔一體化管理系統(tǒng)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)提供自動工作流功能，即電子公文的流轉(zhuǎn)完全不需要人的干預(yù)，按照預(yù)先制定的工作流程，自動流向各業(yè)務(wù)部門進行處理。 全程管理原則 電子公文形成單位應(yīng)建立健全各項工作制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，對電子公文的 生成、 收集、鑒定、 歸檔、利用、保管 等實施全程控制和管理， 不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證管理工作的連續(xù)性。 DOC DOC是一種通用的格式化文本文件格式，可以包含更多的內(nèi)容，表現(xiàn)力強，操作簡便，文件體積相對純文文件較大。 CEB CEB是 Chinese Epaper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。 文檔一體化 (integration of files and documents) 從文書和檔案工作全局出發(fā)，將文件的形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用等環(huán)節(jié)有機的聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成一個科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體的相互 聯(lián)系的角度對若干子系統(tǒng)進行處理、統(tǒng)籌安排，盡量消除或減少重復(fù)工作，以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化，求得系統(tǒng)的最高效率。 保存日志 save log 電子公文 在其成文過程中 對所有操作、日期、行為及操作人員的記錄和描述。 元數(shù)據(jù) metadata 指描述電子公文內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息及整個管理過程，并可為計算機及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。本規(guī)范適用于國家行政機關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理。黨的機關(guān)和其他機關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理可參照執(zhí)行。 GB 180302020 信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴充 GB 23121980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集 GB/T 97041999 國家行政機關(guān)公文格式 GB／ T 18894— 2020 電子 文件 歸檔與管理規(guī)范 DA／ T22 歸檔文件整理規(guī)則 DA／ T18 檔案著錄規(guī)則 中辦發(fā) [1996]14號《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》 國發(fā) ﹝ 2020﹞ 23號 關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知 國家檔案局令第 6號 《電子公文歸檔管理暫行辦法》 ISO 15489 信息與文獻 — 文件管理 W3C XML Schema Part0:Primer XML模式 第 0部分：簡介 W3C XML Schema Part1:Structures XML模式 第 1部分 :結(jié)構(gòu) W3C XML Schema Part2:Datatypes XML模式 第 2部分 :數(shù)據(jù)類型 W3C extensible Markup Language(XML)(Second Edition) 可擴展置標(biāo)語言（ XML）（第 2版） W3C Namespace in XML XML的名字空間（ Namespaces） 3 術(shù)語和定義 GB/T 9704199 GB/T 1889《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中確立的術(shù)語和定義以及下列術(shù)語和定義均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 (國際檔案理事會 ) 背景信息 context （ contextual information） 指描述生成電子公文 (3． 1)的職能活動、電子 公 文的作用、辦理過程、結(jié)果 、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 版式公文電子 格式 template file 能夠?qū)⒓堎|(zhì)公文原版原式呈現(xiàn)的電子公文格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。 4 符號和縮略語 XML 可擴展置標(biāo)語言（ eXtensible Markup Language）。 ３ SEP SEP具有 嚴(yán)格意義的版式控制，能夠保持電子文件的原版原貌，在任何地點、任何時間，任何環(huán)境下都可以使用完全相同的一份文檔，該文檔具有所有紙面文檔的的特性。 WPS WPS是由文字處理軟件 WPS Office生成的文檔格式，兼容性強，具有圖文混排功能。 前端控制原則 電子公文形成單位在電子公文管理系統(tǒng)的設(shè)計階段就要充分考慮電子公文生命周期各個階段的管理要求，在電子公文形成處理階段考慮電子公文歸檔管理和長期保管的要求。 電子公文形成單位可根據(jù)各自的辦文習(xí)慣自定義公文處理流程，也可根據(jù)不同要求隨時修改公文辦理的進程，來提高辦公效率。 在文檔一體化系統(tǒng)中，由于電子公文的產(chǎn)生和運行過程階段性減弱，連續(xù)性增強，使得歸檔和移交環(huán)節(jié)電子公文的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)順暢成為可能。如： 公文標(biāo)題、擬稿人、擬稿日期、密級、急緩、主送單位、抄送單位、附件信息等元數(shù)據(jù) ，對系統(tǒng)不能自動捕獲的信息也可手動 填寫，實現(xiàn)電子公文發(fā)文自動化。 ? 審核 生成的文稿經(jīng)計算機網(wǎng)絡(luò)送部門 負責(zé)人進行審核， 部門 負責(zé)人在 審核 意見欄中簽署審核后， 可 回傳擬稿人處修改；也可 對公文進行編輯，可以填寫意見，可以指定會簽單位， 并且補充錄入該環(huán)節(jié)的補充 元數(shù)據(jù) ， 根據(jù) 實際情況 決定下一步流程。 ? 會簽 對于需要有關(guān)部門會簽的公文，由公文管理人員按會簽要求，將公文發(fā)送有關(guān)部門簽署意見。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元 數(shù)據(jù)項目有：會簽部門、會簽人、會簽時間、會簽意見 等 。 7 ? 簽發(fā) 電子公文發(fā)送給到簽發(fā)負責(zé)人處，由簽發(fā)負責(zé)人在簽署意見欄中簽署意見，并簽上姓名和日期，同時確定或修改主送、抄報、抄送單位，簽發(fā)完成后，返回公文管理部門。 收文內(nèi)部流轉(zhuǎn)的主要功能 收文辦理的主要功能是將接收的紙制公文通過使用掃描儀等輔助工具轉(zhuǎn)換為通過格式的電子公文，以及將 通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)來的電子公文或電子郵件 ，進行登記、擬辦、批辦、承辦、歸檔等處理，實現(xiàn)接收公文內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程的自動化。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有： 擬辦 人、 擬辦 時間、 擬辦 意見 等 。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有： 閱辦 人、 閱辦 時間、 閱辦 部門 等 。處理完畢自動返回公文管理部門，由公文管理部門注辦并做歸檔等處理。 ? 暫存資料 利用價值介于歸檔文件與銷毀文件之間或經(jīng)常需查閱的文檔，應(yīng)轉(zhuǎn)入資料庫作為公文管理部門的資料保存起來。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 整理 人、整理時間、檢查人、檢查時間等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 控制標(biāo)識、審查人、 復(fù)核 人、 復(fù)核 時間、 復(fù)核意見 等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有：著錄者、著錄時間等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有 : 制作人、制作時間、 實體存放位置、載體類型、載體數(shù)量 。電子公文應(yīng)歸檔內(nèi)容包括： ? 符合 規(guī)范 的電子公文 正文（版式文件） ? 電子公文 定稿（簽發(fā)文）和 附件 ? 重要文件的歷次修改稿 ? 電子公文 文件處理單 以及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見 ? 記錄文件產(chǎn)生修改過程的日志文件 ? 電子公文元數(shù)據(jù) ? 電子公文的電子簽名等 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式 對于各種不同類型的電子公文，其公文存儲格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、 TIFF、JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時要保持該格 式的閱讀器。其中歸檔電子公文必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)等 15項。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù) XML 表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu) 要求可參照《基于 XML 電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 ?? 移交檔案館的電子 公 文格式應(yīng)符合規(guī)定的公文格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同公文一同移交進館。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（附件 2）和數(shù)據(jù)格式。 移交元數(shù)據(jù)應(yīng)包括必備元數(shù)據(jù)和可選元數(shù)據(jù)，其中必備元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：電子文檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)、全宗名稱等 16 項。歸檔 電子公文保管單位應(yīng)在移交環(huán)節(jié)采用有利于 數(shù)字檔案 信息 長期保 存 和可存取 的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行移交，可通過在線或離線方式 ，向 同級 檔案 館 移交 。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。 電子公文日志文件歸檔時 ,顯現(xiàn)效果如下： 文件 名 序號 公文流程結(jié)點 操作者 操作 時間 版本標(biāo)記 ? 11 ? 文件 名 將要產(chǎn)生或剛接收的電子 公文 標(biāo)題。 ? 操作 時間 由系統(tǒng)自動記載工作人員結(jié)束本程序工作的時間，包括年、月、日、時、分 、秒 。 修改環(huán)節(jié)