【正文】 １（報批稿） 1 范圍 本規(guī)范側(cè)重對電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理提出要求，并重點(diǎn)規(guī)范了電子公文生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交等環(huán)節(jié)的電子數(shù)據(jù)要求。本規(guī)范適用于國家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理。黨的機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理可參照執(zhí)行。 2 規(guī)范性引用 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本規(guī)范的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤 的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 GB 180302020 信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴(kuò)充 GB 23121980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集 GB/T 97041999 國家行政機(jī)關(guān)公文格式 GB／ T 18894— 2020 電子 文件 歸檔與管理規(guī)范 DA／ T22 歸檔文件整理規(guī)則 DA／ T18 檔案著錄規(guī)則 中辦發(fā) [1996]14號《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》 國發(fā) ﹝ 2020﹞ 23號 關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知 國家檔案局令第 6號 《電子公文歸檔管理暫行辦法》 ISO 15489 信息與文獻(xiàn) — 文件管理 W3C XML Schema Part0:Primer XML模式 第 0部分：簡介 W3C XML Schema Part1:Structures XML模式 第 1部分 :結(jié)構(gòu) W3C XML Schema Part2:Datatypes XML模式 第 2部分 :數(shù)據(jù)類型 W3C extensible Markup Language(XML)(Second Edition) 可擴(kuò)展置標(biāo)語言（ XML）（第 2版） W3C Namespace in XML XML的名字空間（ Namespaces） 3 術(shù)語和定義 GB/T 9704199 GB/T 1889《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中確立的術(shù)語和定義以及下列術(shù)語和定義均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 電子公文 electronic official document 電子公文是指國家機(jī)構(gòu)及其它社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，并依賴各級辦公自 動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。 ２ 歸檔電子公文 archival electronic official document 指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子公文 (3． 1)。 元數(shù)據(jù) metadata 指描述電子公文內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息及整個管理過程，并可為計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。 (國際檔案理事會 ) 背景信息 context （ contextual information） 指描述生成電子公文 (3． 1)的職能活動、電子 公 文的作用、辦理過程、結(jié)果 、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 結(jié)構(gòu)信息 (structural information) 指描述電子公文數(shù)據(jù)對象的信息，包括電子公文 的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 留痕信息 trace information 將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內(nèi)容及每一個處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。 保存日志 save log 電子公文 在其成文過程中 對所有操作、日期、行為及操作人員的記錄和描述。 版式公文電子 格式 template file 能夠?qū)⒓堎|(zhì)公文原版原式呈現(xiàn)的電子公文格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。版式公文通常具有以下特點(diǎn)： 保留原版原式，忠于紙質(zhì)文檔的原有排版格式，圖文并茂。 內(nèi)容不易修改，保證原文的正確性、完整性和保密性。 文檔一體化 (integration of files and documents) 從文書和檔案工作全局出發(fā)，將文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用等環(huán)節(jié)有機(jī)的聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成一個科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體的相互 聯(lián)系的角度對若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理、統(tǒng)籌安排，盡量消除或減少重復(fù)工作，以取得系統(tǒng)的最優(yōu)化，求得系統(tǒng)的最高效率。 4 符號和縮略語 XML 可擴(kuò)展置標(biāo)語言（ eXtensible Markup Language）。是一種交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。 PDF PDF是 Portable Document Formatr 縮寫，是一種便于瀏覽靜態(tài)的、安全性很高的電子讀物文件格式。 CEB CEB是 Chinese Epaper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。 ３ SEP SEP具有 嚴(yán)格意義的版式控制，能夠保持電子文件的原版原貌，在任何地點(diǎn)、任何時間，任何環(huán)境下都可以使用完全相同的一份文檔，該文檔具有所有紙面文檔的的特性。 TIFF TIFF是 Tag Image File Format的縮寫，是有標(biāo)簽的圖像文件格式 . TIFF使用 LZW無損壓縮 ,大大減小了圖像體積 . JPEG JPEG是 JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERT GROUP的縮寫，它是一個最有效最基本的有損壓縮格式 . TXT TXT是一種純文本格式，文件體積小，閱讀不受限制，兼容于不同的文字處理軟件。 RTF RTF是 Rich Text Format的縮寫，是由未格式化的文本、控制字、控制符以及表明文檔屬性的一些組構(gòu)成，具有很強(qiáng)的排版功能，容易識別。 DOC DOC是一種通用的格式化文本文件格式，可以包含更多的內(nèi)容，表現(xiàn)力強(qiáng)，操作簡便，文件體積相對純文文件較大。 WPS WPS是由文字處理軟件 WPS Office生成的文檔格式，兼容性強(qiáng)，具有圖文混排功能。 5 電子公文文檔一體化管理原則 電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵 循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。 集中統(tǒng)一管理原則 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，各單位形成處理的各類電子公文均應(yīng)由本單位文書處理部門統(tǒng)一收集管理；應(yīng)歸檔保存的各種電子公文，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。 全程管理原則 電子公文形成單位應(yīng)建立健全各項(xiàng)工作制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，對電子公文的 生成、 收集、鑒定、 歸檔、利用、保管 等實(shí)施全程控制和管理， 不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證管理工作的連續(xù)性。 前端控制原則 電子公文形成單位在電子公文管理系統(tǒng)的設(shè)計階段就要充分考慮電子公文生命周期各個階段的管理要求，在電子公文形成處理階段考慮電子公文歸檔管理和長期保管的要求。 ４ 真實(shí)性、完整性和有效性保障原則 電子公文形成單位應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，并通過身份識別、權(quán)限控制、操作日志、采集元數(shù)據(jù)等措施，確保電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。 電子、紙質(zhì)公文并存原則 電子公文形成單位應(yīng)將具有長期及永久保存價值的電子公文輸出制成紙質(zhì)公文與電子公文一同歸檔保存，并 準(zhǔn)確標(biāo)識它們之間的聯(lián)系。 ５ 6 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程 文檔一體化管理系統(tǒng)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)提供自動工作流功能，即電子公文的流轉(zhuǎn)完全不需要人的干預(yù)，按照預(yù)先制定的工作流程，自動流向各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行處理。 電子公文形成單位可根據(jù)各自的辦文習(xí)慣自定義公文處理流程，也可根據(jù)不同要求隨時修改公文辦理的進(jìn)程，來提高辦公效率。維護(hù)公文處理流程的工作一般由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)開發(fā)人員來做。 業(yè)務(wù)流程簡圖 圖 1中的業(yè)務(wù)流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。 E m a i l 紙質(zhì)公文離線交換 互聯(lián)網(wǎng)利用 電子公文交換 政務(wù)網(wǎng)利用 離線移交 （修改） 電子公文