【正文】 載體編號(hào) 名稱 載體編號(hào) 定義 檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的序列編號(hào)。 注釋 實(shí)體存放位置 名稱 實(shí)體存放位置 22 定義 與電子公文內(nèi)容一致的實(shí)體介質(zhì)存放位置。 著錄細(xì)則 注釋 21 附錄 B （規(guī)范性附錄） 檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 在檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)中的 電子文檔號(hào)、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號(hào)、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機(jī)構(gòu)、密級(jí)、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁(yè)數(shù)等元數(shù)據(jù)的定義及描述與《 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)》相同，請(qǐng)參照 附錄 A內(nèi)容。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 電子公文類別代碼 名稱 電子公文類別代碼 定義 反映電子公文類別的代碼。 注釋 建議采用規(guī)范的表達(dá)形式，如 RFC306 RFC1766 和 ISO6392 的語(yǔ)種代碼。 抄送者 名稱 抄送者 定義 將文件作為參考信息的文件接受者。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 主題詞或關(guān)鍵詞 名稱 主題詞或關(guān)鍵詞 定義 與電子公文內(nèi)容相關(guān)的主題或關(guān)鍵詞描述。 著錄細(xì)則 著錄規(guī)則：數(shù)字 +單位名稱。 著錄細(xì)則 注釋 捕獲以后，還要多次審查密級(jí)，降低密級(jí)，直至完全解密。 注釋 歸檔機(jī)構(gòu) 名稱 歸檔機(jī)構(gòu) 定義 文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 著錄細(xì)則 注釋 一般為文件形成的日期。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 短期、長(zhǎng)期、永久 缺省值 著錄信息源 在文書處理過程中需要初次鑒定，在捕獲處理、保管處置過程中都需要進(jìn)行鑒定，確認(rèn)保管期限。 著錄細(xì)則 在文書處理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。 ? 公文流程結(jié)點(diǎn) 電子公文 流轉(zhuǎn)過程 的一個(gè)活動(dòng)階段。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求可參照《基于 XML歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)格式 10 對(duì)于各種不同類型的歸檔電子公文，其公文存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時(shí)要保持該格式的閱讀器。 8 歸檔電子公文 移交的基本要求 歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時(shí)間內(nèi)或即時(shí)向檔案館（電子文件中心）移交。如果不采用上述格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 ? 內(nèi)部 利用 單位內(nèi)部為達(dá)到某種目的按規(guī)定閱讀、收看或收聽檔案文件的活動(dòng)。 ? 格式轉(zhuǎn)換 將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的圖像文件進(jìn)行歸檔保存，使 不同應(yīng)用平臺(tái)下產(chǎn)生的電子 文件不再依賴原生成系統(tǒng)就可以 瀏覽利用， 實(shí)現(xiàn)文件共享 的操作過程 。 歸檔環(huán)節(jié)的主要功能 歸檔是文檔一體化管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，公文管理部門對(duì)已辦結(jié)的文件進(jìn)行鑒定、篩選，把具有保存價(jià)值的文件存入擬歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)，定期按機(jī)構(gòu)或問題、結(jié)合時(shí)間、事由等進(jìn)行整理，編制檔號(hào)，并通過選擇歸檔操作，將該公文移至檔案整理庫(kù)交檔案管理部門保管。 ? 批辦 公文管理人員將待批辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給批辦負(fù)責(zé)人，由批辦負(fù)責(zé)人直接在計(jì)算機(jī)上簽署處置意見或選擇批辦模板，批辦 完成 后，公文自動(dòng)返回公文管理部門。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、簽發(fā)意見、數(shù)字簽名描述 等 。內(nèi)部會(huì)簽在網(wǎng)上進(jìn)行，外部會(huì)簽可選用其他途徑進(jìn)行。 ? 擬稿 擬 稿人員可利用字處理軟件或預(yù)先設(shè)計(jì)好的標(biāo) 準(zhǔn)格式的公文模板進(jìn)行公文的撰寫，輸入方式可采用鍵盤、語(yǔ)音或手寫方式，也可使用掃描儀等輔助工具生成公文 。維護(hù)公文處理流程的工作一般由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)開發(fā)人員來做。 5 電子公文文檔一體化管理原則 電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵 循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。是一種交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。 結(jié)構(gòu)信息 (structural information) 指描述電子公文數(shù)據(jù)對(duì)象的信息，包括電子公文 的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 2 規(guī)范性引用 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本規(guī)范的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤 的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。 留痕信息 trace information 將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內(nèi)容及每一個(gè)處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。 PDF PDF是 Portable Document Formatr 縮寫，是一種便于瀏覽靜態(tài)的、安全性很高的電子讀物文件格式。 集中統(tǒng)一管理原則 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，各單位形成處理的各類電子公文均應(yīng)由本單位文書處理部門統(tǒng)一收集管理；應(yīng)歸檔保存的各種電子公文，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。 業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)圖 圖 1中的業(yè)務(wù)流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。系統(tǒng)可自動(dòng)捕獲擬稿人、擬稿部門、擬稿日期、語(yǔ)種、編輯軟件類型及版本號(hào)等元數(shù)據(jù)信息。 會(huì)簽單位領(lǐng)導(dǎo)通過填寫意見功能，輸入單位意見，但是不能對(duì)公文進(jìn)行修改。 ? 編號(hào)分發(fā) 由公文管理部門 對(duì)簽發(fā)完畢的公文進(jìn)行處理，確定發(fā)文 號(hào) ，發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、保密期限、主題詞等，生成正式公文，同時(shí)核準(zhǔn)主送、抄報(bào)、抄送單位后，進(jìn)行發(fā)送。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 批辦 人、 批 辦 時(shí)間、 批辦 意見 等 。 8 ? 歸檔鑒定 根據(jù)電子文件的價(jià)值確定檔案文件是否保留或應(yīng)當(dāng)保留多長(zhǎng)時(shí)間的活動(dòng) ,同時(shí)也是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 :操作人、操作時(shí)間、操作數(shù)量等。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：訪問者、訪問時(shí)間、訪問目的等。 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)要求 歸檔元數(shù)據(jù)應(yīng)在電子公文形成系統(tǒng)中形成，由系統(tǒng)或人工捕獲后歸檔。 ?? 向檔案館移交的 歸檔電子公文 應(yīng)是文書處理過程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的定稿。如果不采用上述格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 9 電子公文日志和留痕信 息歸檔要求 電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采用的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是經(jīng)過各方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。 各 單位生成的電子公文其 流轉(zhuǎn)過程 一般有：起草、改稿、審稿、定稿、 歸檔 等幾個(gè)活動(dòng)階段，其中起草、定稿、 歸檔 只能出現(xiàn)一次，其余不限。 著錄細(xì)則 電子文檔號(hào)編碼規(guī)則：全宗號(hào) +保管期限代碼 +年度 +歸檔機(jī)構(gòu)代碼 +件號(hào)（流水號(hào)），其中全宗號(hào)、年度由系統(tǒng)自動(dòng)或通過選擇確定，保管期限代碼根據(jù)保管期限的短期、長(zhǎng)期、永久分別表示為 D、 C、 Y；歸檔機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)歸檔機(jī)構(gòu)的編碼規(guī)則產(chǎn)生，根據(jù)文件形成部門機(jī)構(gòu)編碼方案，可形成歸檔機(jī)構(gòu)代碼。 注釋 責(zé)任者 名稱 責(zé)任者 定義 對(duì)電子公文負(fù)有法律責(zé)任的文件主要?jiǎng)?chuàng)建者名稱。 著錄細(xì)則 注釋 指定值如國(guó)家有新規(guī)定，依規(guī)定執(zhí)行。 文種 14 名稱 文種 定義 指文件種類的名稱，如命令（令）、議案、決定、指示、公告（通告）、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文 的原始信息系統(tǒng)。 過程文件 名稱 過程文件 定義 電子公文處理過程文件集。單位有 B、 KB、 MB 等。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 17 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 注釋 歸檔時(shí)間 名稱 歸檔時(shí)間 定義 文件歸檔的時(shí)間?？蛇x，字符型。 行文依據(jù) 名稱 行文依據(jù) 定義 據(jù)以制發(fā)本文的有關(guān)指示、意見和有關(guān)文件。 必備性 可選 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 文本文件 T、圖像文件 I、圖形文件 G、影像文件 V、 聲音文件 A、多媒體超鏈結(jié)文件 O、程序文件 P、數(shù)據(jù)文件 D。 著錄細(xì)則 注釋 信息系統(tǒng)的操作環(huán)境通常包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。 全宗名稱 名稱 全宗名稱 定義 檔案部門分配給檔案全宗或者文件全宗的代碼。 必備性 可選 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于與電子公文內(nèi)容一致的紙質(zhì)檔案的管理過程。 必備性 可選 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 歸檔過程中手工著錄。 著錄細(xì)則 注釋 指定值為優(yōu)先順序，不允許用軟磁盤作為歸檔電子公文長(zhǎng)期保存的載體。 著錄細(xì)則 包括定義處置行為的類型：鑒定、銷毀、解密、移作資料、遷移，處置行為的責(zé)任者，發(fā)生處置行為的時(shí)間描述。