【正文】 。 ?? 移交的 歸檔電子公文 應(yīng)包括說明公文形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子公文 修改辦理過程的記錄信息 。 ? 脫機(jī)保存 將歸檔電子文件集中拷貝至專門設(shè)置的文件夾中，將其卸載到能夠脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交，保證歸檔電子公文的安全性。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 :保管期限、分類號(hào)等。 ? 公文交換 檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換公文和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：題名、分類號(hào)、文種、存儲(chǔ)地址、相關(guān)信息、附件信息、 信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述、等。 全程管理原則 電子公文形成單位應(yīng)建立健全各項(xiàng)工作制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，對電子公文的 生成、 收集、鑒定、 歸檔、利用、保管 等實(shí)施全程控制和管理， 不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證管理工作的連續(xù)性。 保存日志 save log 電子公文 在其成文過程中 對所有操作、日期、行為及操作人員的記錄和描述。黨的機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文和歸檔電子公文管理可參照執(zhí)行。 4 符號(hào)和縮略語 XML 可擴(kuò)展置標(biāo)語言（ eXtensible Markup Language）。 電子公文形成單位可根據(jù)各自的辦文習(xí)慣自定義公文處理流程，也可根據(jù)不同要求隨時(shí)修改公文辦理的進(jìn)程，來提高辦公效率。 ? 會(huì)簽 對于需要有關(guān)部門會(huì)簽的公文，由公文管理人員按會(huì)簽要求，將公文發(fā)送有關(guān)部門簽署意見。 該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有： 擬辦 人、 擬辦 時(shí)間、 擬辦 意見 等 。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有 : 整理 人、整理時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間等。電子公文應(yīng)歸檔內(nèi)容包括： ? 符合 規(guī)范 的電子公文 正文（版式文件） ? 電子公文 定稿（簽發(fā)文）和 附件 ? 重要文件的歷次修改稿 ? 電子公文 文件處理單 以及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見 ? 記錄文件產(chǎn)生修改過程的日志文件 ? 電子公文元數(shù)據(jù) ? 電子公文的電子簽名等 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式 對于各種不同類型的電子公文，其公文存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、 TIFF、JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時(shí)要保持該格 式的閱讀器。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)范數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（附件 2）和數(shù)據(jù)格式。 電子公文日志文件歸檔時(shí) ,顯現(xiàn)效果如下： 文件 名 序號(hào) 公文流程結(jié)點(diǎn) 操作者 操作 時(shí)間 版本標(biāo)記 ? 11 ? 文件 名 將要產(chǎn)生或剛接收的電子 公文 標(biāo)題。 必備性 必備 可重 復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理 電子公文的原始信息系統(tǒng)。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 在文書處理、捕獲處理、保管處置過程中都需要確認(rèn)密級(jí)。 著錄細(xì)則 需要在文書處理過程中由文件創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 注釋 系統(tǒng)提供可供選擇的聯(lián)網(wǎng)單位或?qū)Ｓ脝挝粰C(jī)構(gòu)名稱。 著錄細(xì)則 由文書處理人員或檔案管理人員選擇著錄相關(guān)信息的電子文檔號(hào)。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)， 在文件形成過程中采集。 著錄細(xì)則 注釋 指定值為優(yōu)先順序，不允許用軟磁盤作為歸檔電子公文長期保存的載體。 必備性 可選 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于與電子公文內(nèi)容一致的紙質(zhì)檔案的管理過程。 著錄細(xì)則 注釋 信息系統(tǒng)的操作環(huán)境通常包括硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。 行文依據(jù) 名稱 行文依據(jù) 定義 據(jù)以制發(fā)本文的有關(guān)指示、意見和有關(guān)文件。 著錄細(xì)則 注釋 歸檔時(shí)間 名稱 歸檔時(shí)間 定義 文件歸檔的時(shí)間。單位有 B、 KB、 MB 等。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文 的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 注釋 指定值如國家有新規(guī)定，依規(guī)定執(zhí)行。 著錄細(xì)則 電子文檔號(hào)編碼規(guī)則：全宗號(hào) +保管期限代碼 +年度 +歸檔機(jī)構(gòu)代碼 +件號(hào)（流水號(hào)），其中全宗號(hào)、年度由系統(tǒng)自動(dòng)或通過選擇確定，保管期限代碼根據(jù)保管期限的短期、長期、永久分別表示為 D、 C、 Y；歸檔機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)歸檔機(jī)構(gòu)的編碼規(guī)則產(chǎn)生，根據(jù)文件形成部門機(jī)構(gòu)編碼方案，可形成歸檔機(jī)構(gòu)代碼。 9 電子公文日志和留痕信 息歸檔要求 電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采用的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是經(jīng)過各方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。 ?? 向檔案館移交的 歸檔電子公文 應(yīng)是文書處理過程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的定稿。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目有：訪問者、訪問時(shí)間、訪問目的等。 8 ? 歸檔鑒定 根據(jù)電子文件的價(jià)值確定檔案文件是否保留或應(yīng)當(dāng)保留多長時(shí)間的活動(dòng) ,同時(shí)也是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過程。 ? 編號(hào)分發(fā) 由公文管理部門 對簽發(fā)完畢的公文進(jìn)行處理，確定發(fā)文 號(hào) ，發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期、密級(jí)、保密期限、主題詞等，生成正式公文，同時(shí)核準(zhǔn)主送、抄報(bào)、抄送單位后，進(jìn)行發(fā)送。系統(tǒng)可自動(dòng)捕獲擬稿人、擬稿部門、擬稿日期、語種、編輯軟件類型及版本號(hào)等元數(shù)據(jù)信息。 集中統(tǒng)一管理原則 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，各單位形成處理的各類電子公文均應(yīng)由本單位文書處理部門統(tǒng)一收集管理；應(yīng)歸檔保存的各種電子公文，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。 留痕信息 trace information 將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改內(nèi)容及每一個(gè)處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。 2 規(guī)范性引用 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本規(guī)范的條款。是一種交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。維護(hù)公文處理流程的工作一般由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)開發(fā)人員來做。內(nèi)部會(huì)簽在網(wǎng)上進(jìn)行，外部會(huì)簽可選用其他途徑進(jìn)行。 ? 批辦 公文管理人員將待批辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給批辦負(fù)責(zé)人，由批辦負(fù)責(zé)人直接在計(jì)算機(jī)上簽署處置意見或選擇批辦模板，批辦 完成 后，公文自動(dòng)返回公文管理部門。 ? 格式轉(zhuǎn)換 將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的圖像文件進(jìn)行歸檔保存，使 不同應(yīng)用平臺(tái)下產(chǎn)生的電子 文件不再依賴原生成系統(tǒng)就可以 瀏覽利用， 實(shí)現(xiàn)文件共享 的操作過程 。如果不采用上述格式，收集時(shí)應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)格式 10 對于各種不同類型的歸檔電子公文，其公文存儲(chǔ)格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時(shí)要保持該格式的閱讀器。 ? 公文流程結(jié)點(diǎn) 電子公文 流轉(zhuǎn)過程 的一個(gè)活動(dòng)階段。 著錄細(xì)則 在文書處理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 著錄細(xì)則 注釋 一般為文件形成的日期。 著錄細(xì)則 注釋 捕獲以后，還要多次審查密級(jí)，降低密級(jí)，直至完全解密。 注釋 主題詞或關(guān)鍵詞 名稱 主題詞或關(guān)鍵詞 定義 與電子公文內(nèi)容相關(guān)的主題或關(guān)鍵詞描述。 抄送者 名稱 抄送者 定義 將文件作為參考信息的文件接受者。 注釋 電子公文類別代碼 名稱 電子公文類別代碼 定義 反映電子公文類別的代碼。 著錄細(xì)則 注釋 21 附錄 B （規(guī)范性附錄） 檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 在檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)中的 電子文檔號(hào)、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號(hào)、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機(jī)構(gòu)、密級(jí)、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)等元數(shù)據(jù)的定義及描述與《 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)》相同，請參照 附錄 A內(nèi)容。 載體編號(hào) 名稱 載體編號(hào) 定義 檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的序列編號(hào)。 注釋 實(shí)體存放位置 名稱 實(shí)體存放位置 22 定義 與電子公文內(nèi)容一致的實(shí)體介質(zhì)存放位置。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 建議采用規(guī)范的表達(dá)形式，如 RFC306 RFC1766 和 ISO6392 的語種代碼。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 著錄規(guī)則：數(shù)字 +單位名稱。 注釋 歸檔機(jī)構(gòu) 名稱 歸檔機(jī)構(gòu) 定義 文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范化簡稱。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 短期、長期、永久 缺省值 著錄信息源 在文書處理過程中需要初次鑒定，在捕獲處理、保管處置過程中都需要進(jìn)行鑒定，確認(rèn)保管期限。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求可參照《基于 XML歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 8 歸檔電子公文 移交的基本要求 歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時(shí)間內(nèi)或即時(shí)向檔案館（電子文件中心）移交。 ? 內(nèi)部