【正文】 范圍 本規(guī)范側(cè)重對電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理提出要求，并重點規(guī)范了電子公文生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交等環(huán)節(jié)的電子數(shù)據(jù)要求。 2 規(guī)范性引用 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本規(guī)范的條款。 電子公文 electronic official document 電子公文是指國家機構(gòu)及其它社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，并依賴各級辦公自 動化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。 結(jié)構(gòu)信息 (structural information) 指描述電子公文數(shù)據(jù)對象的信息，包括電子公文 的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。版式公文通常具有以下特點： 保留原版原式，忠于紙質(zhì)文檔的原有排版格式，圖文并茂。是一種交換數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。 TIFF TIFF是 Tag Image File Format的縮寫，是有標(biāo)簽的圖像文件格式 . TIFF使用 LZW無損壓縮 ,大大減小了圖像體積 . JPEG JPEG是 JOINT PHOTOGRAPHIC EXPERT GROUP的縮寫，它是一個最有效最基本的有損壓縮格式 . TXT TXT是一種純文本格式，文件體積小，閱讀不受限制，兼容于不同的文字處理軟件。 5 電子公文文檔一體化管理原則 電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵 循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。 ４ 真實性、完整性和有效性保障原則 電子公文形成單位應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，并通過身份識別、權(quán)限控制、操作日志、采集元數(shù)據(jù)等措施，確保電子公文的真實性、完整性和有效性。維護(hù)公文處理流程的工作一般由系統(tǒng)管理員或系統(tǒng)開發(fā)人員來做。 業(yè)務(wù)流程中各節(jié)點的一般要求 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流 程中的其他節(jié)點，也是電子公文管理的組成部分。 ? 擬稿 擬 稿人員可利用字處理軟件或預(yù)先設(shè)計好的標(biāo) 準(zhǔn)格式的公文模板進(jìn)行公文的撰寫，輸入方式可采用鍵盤、語音或手寫方式，也可使用掃描儀等輔助工具生成公文 。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有：審核人、審核時間、審核意見 等 。內(nèi)部會簽在網(wǎng)上進(jìn)行，外部會簽可選用其他途徑進(jìn)行。 ? 簽批 文件簽發(fā)前需經(jīng)相關(guān)部門及負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、簽批。該環(huán)節(jié)應(yīng)采集的元數(shù)據(jù)項目有：簽發(fā)人、簽發(fā)時間、簽發(fā)意見、數(shù)字簽名描述 等 。 ? 簽收登記 公文管理人員對收下來的電子公文的 內(nèi)容、背景 和結(jié)構(gòu)信息 進(jìn)行登記。 ? 批辦 公文管理人員將待批辦的公文通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給批辦負(fù)責(zé)人，由批辦負(fù)責(zé)人直接在計算機上簽署處置意見或選擇批辦模板，批辦 完成 后，公文自動返回公文管理部門。 ? 承辦 公文管理人員將待辦理的公文及承辦單通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給承辦部門或承辦人，如果承辦部門或承辦人不只一個，可以成批發(fā)送，并附上公文辦理期限的說明。 歸檔環(huán)節(jié)的主要功能 歸檔是文檔一體化管理中不可缺少的環(huán)節(jié)，公文管理部門對已辦結(jié)的文件進(jìn)行鑒定、篩選，把具有保存價值的文件存入擬歸檔數(shù)據(jù)庫，定期按機構(gòu)或問題、結(jié)合時間、事由等進(jìn)行整理，編制檔號，并通過選擇歸檔操作，將該公文移至檔案整理庫交檔案管理部門保管。 ? 銷毀 對無保留價值的電子文件，經(jīng)鑒定小組鑒定報主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以定期進(jìn)行徹底的銷毀處理。 ? 格式轉(zhuǎn)換 將不同格式的電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式的圖像文件進(jìn)行歸檔保存，使 不同應(yīng)用平臺下產(chǎn)生的電子 文件不再依賴原生成系統(tǒng)就可以 瀏覽利用， 實現(xiàn)文件共享 的操作過程 。 ? 歸檔保管 辦理 完畢將具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室進(jìn)行保存。 ? 內(nèi)部 利用 單位內(nèi)部為達(dá)到某種目的按規(guī)定閱讀、收看或收聽檔案文件的活動。 ? 移交進(jìn)館 檔案室或 檔案館 等按照國家有關(guān)規(guī)定，把檔案交給接收方檔案館進(jìn)行長久保存。如果不采用上述格式，收集時應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。可選元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時間、主送者、抄送者、語種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述，閱讀軟件描述、數(shù)字簽名描述等 15項。 8 歸檔電子公文 移交的基本要求 歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一定的時間內(nèi)或即時向檔案館（電子文件中心）移交。 ?? 對于加密的 歸檔電子公文 ，應(yīng)解密后再行移交。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)格式 10 對于各種不同類型的歸檔電子公文，其公文存儲格式均應(yīng)盡量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一種，同時要保持該格式的閱讀器。可選元數(shù)據(jù)應(yīng)包括：分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時間、主送者、抄送者、語種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述 、 數(shù)字簽名描述、 維護(hù)史志、實體存放位置、載體類型、載體編號等 19 項。 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù) XML表述形式及數(shù)據(jù) 結(jié)構(gòu)格式 要求可參照《基于 XML歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》。 電子公文日志文件歸檔要求 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時自動記錄電子公文的辦理結(jié)點及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實性。 ? 公文流程結(jié)點 電子公文 流轉(zhuǎn)過程 的一個活動階段。 ? 版本標(biāo)記 指記錄 工作人員在本 節(jié)點操作內(nèi)容的公文版本，如草稿、第 n次修改稿、送審稿、定稿等 。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 不能為空值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。件號則在確定的編碼規(guī)則下統(tǒng)一編制，由系統(tǒng)自動生成。 著錄細(xì)則 在文書處理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 收文：需要在文書處 理過程中由創(chuàng)建者或處理人員手工著錄。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 短期、長期、永久 缺省值 著錄信息源 在文書處理過程中需要初次鑒定，在捕獲處理、保管處置過程中都需要進(jìn)行鑒定，確認(rèn)保管期限。 注釋 一般發(fā)文為發(fā)文編號，其他遵照有關(guān)系統(tǒng)的系列編號。 著錄細(xì)則 注釋 一般為文件形成的日期。 著錄細(xì)則 文種由文書處理人員在創(chuàng)建文件時選擇生成。 注釋 歸檔機構(gòu) 名稱 歸檔機構(gòu) 定義 文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范化簡稱。 必備性 必備 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 15 指定值 公開、內(nèi)部、秘密、機密、絕密 缺省值 著錄信息源 在文書處理、捕獲處理、保管處理過程中都需要確定密級。 著錄細(xì)則 注釋 捕獲以后，還要多次審查密級，降低密級，直至完全解密。 注釋 文件格式 名稱 文件格式 定義 電子公文的電子形態(tài)。 著錄細(xì)則 著錄規(guī)則：數(shù)字 +單位名稱。 著錄細(xì)則 由文書 處理人員或檔案管理人員手工著錄。 注釋 主題詞或關(guān)鍵詞 名稱 主題詞或關(guān)鍵詞 定義 與電子公文內(nèi)容相關(guān)的主題或關(guān)鍵詞描述。 內(nèi)容描述 名稱 內(nèi)容描述 定義 即對電子公文的正文以及與正文相關(guān)的信息描述，主要指提要或文摘。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 注釋 主送者 18 名稱 主送者 定義 文件的主要接受者，一般為文件內(nèi)容規(guī)定任務(wù)的主要執(zhí)行者。 抄送者 名稱 抄送者 定義 將文件作為參考信息的文件接受者。 注釋 系統(tǒng)提供可供選擇的聯(lián)網(wǎng)單位或?qū)Ｓ脝挝粰C構(gòu)名稱。 注釋 建議采用規(guī)范的表達(dá)形式，如 RFC306 RFC1766 和 ISO6392 的語種代碼。 注釋 必要時著錄。 注釋 電子公文類別代碼 名稱 電子公文類別代碼 定義 反映電子公文類別的代碼。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 必備性 可選 可重復(fù)性 YES 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 必備性 可選 可重復(fù)性 NO 數(shù)據(jù)類型 字符型 指定值 缺省值 著錄信息源 來源于產(chǎn)生、處理電子公文的原始信息系統(tǒng)。 著錄細(xì)則 注釋 21 附錄 B （規(guī)范性附錄） 檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)定義及描述 必備元數(shù)據(jù) 在檔案室向檔案館移交歸檔電子公文元數(shù)據(jù)中的 電子文檔號、文件標(biāo)題、責(zé)任者、保管期限、文件編號、日期、文種、簽發(fā)人、歸檔機構(gòu)、密級、保密期限、過程文件、文件格式、文件大小、頁數(shù)等元數(shù)據(jù)的定義及描述與《 電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)》相同，請參照 附錄 A內(nèi)容。 注釋 可選元數(shù)據(jù) 分類號、主題詞或關(guān)鍵詞、內(nèi)容描述、附件信息、歸檔時間、主送者、抄送者、語種、行文依據(jù)、相關(guān)信息、電子公文類別代碼、信息系統(tǒng)描述、操作環(huán)境描述、閱讀軟件描述、數(shù)字簽名描述等元數(shù)據(jù)的定義及描述與《電子公文形成系統(tǒng)歸檔元數(shù)據(jù)》相同，請參照 附錄A內(nèi)容。 注釋 實體存放位置 名稱 實體存放位置 22 定義 與電子公文內(nèi)容一致的實體介質(zhì)存放位置。 注釋 在檔案管理過程中，必須保證經(jīng)常性的對應(yīng)工作和數(shù)值調(diào)整。 載體編號 名稱 載體編號 定義 檔案信息載體物質(zhì)形態(tài)的序列編號