紫晶一體化管理系統(tǒng)(存儲(chǔ)版)
【正文】 23 備考表、脊背的編輯打印2全引目錄打印24 檔號(hào)批量替換24 件號(hào)處理25 案卷(盒)批量處理25 分卷及合卷25 編目檢索/利用 案卷級(jí)檢索26 文件級(jí)檢索27 收文檢索28 發(fā)文檢索28 借閱參數(shù)設(shè)置28 借閱管理29 歸還29 催還30 鑒定/移交 鑒定登記30 移交登記31 報(bào)表 統(tǒng)計(jì)表31 其他報(bào)表31 數(shù)據(jù)交換/網(wǎng)上發(fā)布 數(shù)據(jù)交換32 Internet 網(wǎng)上數(shù)據(jù)發(fā)布33 系統(tǒng)輔助功能模塊 主題詞自動(dòng)標(biāo)引34 分類(lèi)號(hào)自動(dòng)標(biāo)引34 全文瀏覽34 字體設(shè)置35 快速/高級(jí)檢索35 打印預(yù)覽和頁(yè)數(shù)設(shè)置37 多級(jí)排序37 1 系統(tǒng)安裝說(shuō)明一、 將計(jì)算機(jī)的顯示分辨率設(shè)為800x600。 重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)。編目檢索/檔案管理l 若要將已歸檔的檔案輸入AMS系統(tǒng)進(jìn)行電子化管理，則按以下步驟進(jìn)行案卷級(jí)/文件級(jí)的錄入：216。否則會(huì)引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。 但是實(shí)際的物理存儲(chǔ)文件名,l 卷內(nèi)(歸檔)文件目錄錄入方式216。圖6l 發(fā)文字號(hào)可以定義不同的發(fā)文類(lèi)型，如圖7。用戶(hù)可使用該模塊建立系統(tǒng)的安全機(jī)制和規(guī)范,見(jiàn)圖9。 收發(fā)文年度設(shè)置用戶(hù)進(jìn)行收發(fā)文管理以前，須確定當(dāng)前所要進(jìn)行管理的收發(fā)文年度，以便系統(tǒng)在年度改變時(shí)進(jìn)行序號(hào)的識(shí)別。結(jié)點(diǎn)前綴為“＋”號(hào)的，表示該結(jié)點(diǎn)有子結(jié)點(diǎn)，點(diǎn)擊“＋”號(hào)可將其展開(kāi)；結(jié)點(diǎn)前綴為“－”號(hào)的，表示該結(jié)點(diǎn)有子結(jié)點(diǎn)，且已經(jīng)展開(kāi)，點(diǎn)擊“－”號(hào)可將其折疊；沒(méi)有前綴的結(jié)點(diǎn)為葉子結(jié)點(diǎn)，它沒(méi)有子結(jié)點(diǎn)。 注：分類(lèi)大綱在實(shí)際使用過(guò)程中可以延伸到工程代號(hào)、設(shè)備代號(hào)等劃分上。添加按鈕在表尾添加一條記錄，以錄入新主題詞；插入按鈕在當(dāng)前記錄位置插入一條記錄，以錄入新主題詞；刪除按鈕刪除當(dāng)前記錄；查找按鈕彈出一文件編輯框，用戶(hù)鍵入需查找的主題詞后確定，系統(tǒng)在主題詞表中開(kāi)始查找；若找到, 當(dāng)前光標(biāo)停留到該主題詞上，否則系統(tǒng)報(bào)告不存在該主題詞；保存按鈕保存對(duì)當(dāng)前記錄的最近修改；還原按鈕按鈕取消對(duì)當(dāng)前記錄的最近修改。而且由于軟盤(pán)質(zhì)量不穩(wěn)定，請(qǐng)慎重使用該功能。 對(duì)收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)和歸檔文件庫(kù)，系統(tǒng)管理員可以先檢索需要的記錄集，然后直接增加、修改、刪除數(shù)據(jù)內(nèi)容。其界面見(jiàn)圖15。 例如可以采用年度、部門(mén)、問(wèn)題等方式建立不同的子目錄。進(jìn)行掃描前，須給出全文文件名(不帶后綴)，在掃描文件生成過(guò)程中，同時(shí)指定掃描文件生成后的存放位置。 收文日期由系統(tǒng)自動(dòng)采集計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)當(dāng)前日期，用戶(hù)也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。216。若登錄用戶(hù)的密級(jí)低于這里的全文級(jí)別，將不能進(jìn)行全文瀏覽。 單擊檢索按鈕彈出“收文檢索”功能，其幫助見(jiàn)“收文檢索”章節(jié)。圖24此功能模塊中，可單擊表格題頭進(jìn)行某個(gè)字段的排序，也可以單擊多級(jí)排序按鈕進(jìn)行多級(jí)排序(詳見(jiàn)“多級(jí)排序”章節(jié))，再將排序后的結(jié)果提交打??；同時(shí)，還可以打印所有記錄，或打印規(guī)定順序號(hào)/某段收文日期內(nèi)的記錄，乃至直接用檢索進(jìn)行模糊/組合查詢(xún)后進(jìn)行任意組合數(shù)據(jù)集合的打印。 按機(jī)構(gòu)/問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，用分類(lèi)大綱號(hào)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。 排列時(shí)，由用戶(hù)點(diǎn)擊所選排序字段前面的小方框，出現(xiàn)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示排列的優(yōu)先次序，數(shù)字越小，優(yōu)先次序越高。 將“頁(yè)數(shù)/盒”前面的小方框打上對(duì)勾，表示計(jì)算機(jī)在自動(dòng)裝盒時(shí)，會(huì)判斷符合條件的文件總頁(yè)數(shù)是否超過(guò)一盒能裝的最大頁(yè)數(shù)，若超過(guò)，計(jì)算機(jī)會(huì)將多出的文件自動(dòng)裝入后面的幾盒中。l 右半部是組成所調(diào)出的案卷(盒)的文件列表。l 案卷(盒)號(hào)修改如何在人工歸檔處更改檔號(hào)？如想把一個(gè)檔號(hào)為“”的案卷(盒)改為“”，步驟如下：先在檔號(hào)處輸入“”，回車(chē)后調(diào)出該卷(盒)，窗口右半部的“組成本卷(盒)文件列表”欄便出現(xiàn)該卷(盒)的文件信息；再將檔號(hào)改為“”，回車(chē)后出現(xiàn)如圖28所示對(duì)話(huà)框，點(diǎn)擊確定按鈕后，進(jìn)行保存即可。l 如果選中“添加繼承”復(fù)選框，則此處添加記錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)復(fù)制上一條記錄做為新增記錄的內(nèi)容，可以減少輸入量。l “脊背”打印的厚度可選。圖32 件號(hào)處理 本模塊可將用戶(hù)選擇的多盒歸檔文件進(jìn)行件號(hào)的統(tǒng)一編制，如圖33所示。 合卷(盒)功能見(jiàn)文件級(jí)檢索模塊的幫助。l 可以單擊字段標(biāo)題名進(jìn)行單排序或進(jìn)行多級(jí)排序。檢索方式與檢索界面與案卷級(jí)檢索、文件級(jí)檢索類(lèi)似。圖38l 用戶(hù)輸入借閱的必要條件，如姓名或編號(hào)、所在單位、借閱方式等，才能保存記錄。圖39 催還 操作界面類(lèi)似圖39，操作方法同歸還，在檔案文件列表中顯示的是截止當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)鐘為止的逾期未歸還的檔案文件。
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