【文章內(nèi)容簡介】 統(tǒng)的資源， 任何新建系統(tǒng)，要保持與已有系統(tǒng)關聯(lián)， 沒有整體性的系統(tǒng)越早重搞越主動， 在這方面有太多的教訓。 整體性不單是技術(shù)問題 整體性從本質(zhì)上說是業(yè)務問題， 業(yè)務問題應以業(yè)務為主的方式來解決， 避免依靠技術(shù)解決所有問題的技術(shù)陷阱， 整合技術(shù)不能形成有密切聯(lián)系關系的整體系統(tǒng)。 五、電子公文建設的策略 （二）堅持整體思路 規(guī)范開發(fā)源頭 避免內(nèi)部部門以任何理由自搞開發(fā)， 部門只能提需求， 所有系統(tǒng)建設一個口子組織， 萬不得以，避免引入多個公司，各搞一部分。 控制增加的系統(tǒng) 最大限度保證增加系統(tǒng)是可開放或可集成的， 如要新選公文傳輸程序或系統(tǒng)時。 五、電子公文建設的策略 （三）選好工作突破點 重點突破 不搞全面開花， 從重點突破開始， 選見效快的點， 公文工作有重大影響的環(huán)節(jié)， 不開始啃硬骨頭。 從點到面 要盡可能減少涉及面， 減少復雜性和關聯(lián)關系， 減少阻力易于控制。 揚長避短 揚信息化手段的長，避傳統(tǒng)公文處理業(yè)務的短， 先解決能事，再解決好的事， 先搞雪中送炭，后搞錦上添花。 五、電子公文建設的策略 （三）選好工作突破點 優(yōu)先選擇 1）公文傳輸，有很強的業(yè)務替代優(yōu)勢，涉及面較大，控制難度大。 2）公文共享，涉及面窄，易于實施，業(yè)務替代優(yōu)勢不大。 3）公文流轉(zhuǎn)，涉及面大，實施難度大，業(yè)務替代優(yōu)勢不明顯。 快速推進 信息化系統(tǒng)建設三個月法則， 縮短折騰期， 不體現(xiàn)優(yōu)勢難以服從。 站穩(wěn)腳跟 為急成不能一開始就體外運行， 避免技術(shù)與業(yè)務分離， 實現(xiàn)制度性生存。 五、電子公文建設的策略 （四）必須要變通 基礎環(huán)境改變 公文工作體系根本變化， 經(jīng)驗來源于環(huán)境、受制于環(huán)境， 重建公文處理工作的工作體系。 不宜機械模擬傳統(tǒng) 存在全盤模擬趨向，老的檔案管理搞法， 繼承提取業(yè)務要素，不囿于表現(xiàn)形式， 抓住控制的要點。 難以全盤電子化 文化特征難以全部電子化表現(xiàn)， 特定的電子公文環(huán)境難以很大范圍擴展， 難以解決電子公文重新轉(zhuǎn)變紙質(zhì)公文的問題。 把握電子化的度 以整體工作平臺切換到信息化工作環(huán)境為原則， 充分利用信息化的優(yōu)勢，解決主要問題， 其他順其自然。 五、電子公文建設的策略 （五）雙軌制與單軌制的轉(zhuǎn)換 電子公文實施成敗的關鍵控制環(huán)節(jié) 不可避免， 關系成敗。 雙軌制的危險 兩種工作體系并存是特定手段， 一主一輔不可兼顧， 長期雙軌制變成淘汰制， 淘汰的一般是自己不習慣的。 盡可能縮短雙軌制時間 雙軌制不產(chǎn)生電子公文運行依賴性， 雙軌制不能完善電子公文運行的條件， 電子公文的問題只有完全電子公文環(huán)境下出現(xiàn)， 雙軌制時間長只能有害無益。 五、電子公文建設的策略 （五）雙軌制與單軌制的轉(zhuǎn)換 切換面臨的震動 動蕩不可避免。 1）程序的問題，只有到一定的狀態(tài)和強度才能顯現(xiàn)。 2）技能掌握的問題，人員差異性只在大范圍應用時表現(xiàn)出來。 3）習慣的問題，總存在習慣改變的過程。 周全準備，項住壓力 程序不能太脫離業(yè)務工作實施， 不要輕易出手，打有把握之仗， 有充分的解決問題技術(shù)保障準備， 預先與領導溝通。 六、電子公文重點問題的處理 （一）電子文檔與版式文件 公文交換是責任交換 公文交換內(nèi)容交換， 公文交換責任交換， 文檔規(guī)范是責任的體現(xiàn)， 交換文檔規(guī)范一致性是電子公文交換嚴肅性的起碼要求。 注重電子文件格式易變性 1）紙質(zhì)文件格式特點 顯式格式， 一次集中印制， 格式固定不可變。 2）電子文件格式特點 隱式格式， 多次分散印制， 格式受機器環(huán)境的影響。 六、電子公文重點問題的處理 （一）電子文檔與版式文件 統(tǒng)一字庫 字庫是引起格式變化的原因之一， 文檔交換不交換字模， 字模情況由接收微機決定， 公文 4種標準字庫的問題沒有解決， 電子公文交換在不同的地方有字符差異隱患， 字庫影響文件準確的一致性， 字庫影響到文件格式，標宋， 統(tǒng)一字庫是唯一的解決辦法， 買斷字庫的使用權(quán)。 六、電子公文重點問題的處理 （一）電子文檔與版式文件 文件格式的問題 1）格式的不可確定性 字處理軟件環(huán)境決定文件格式， 同一文檔在不同軟件中格式有差異， 同一文檔在同一軟件不同版本有格式的偏差， 2）統(tǒng)一所有的字處理軟件 字處理軟件基礎工具個性化應用， 字處理軟件具有的更新升級很頻繁的特點， 大范圍統(tǒng)一不可行。 3）分割與字處理軟件的聯(lián)系。 將處理好的文檔轉(zhuǎn)換為專用版式文件， 文件格式的表現(xiàn)不再受字處理軟件影響， 控制往專門文件程序格式文件格式， 大多采用這種方式。 六、電子公文重點問題的處理 （一）電子文檔與版式文件 版式文件 1）特點 專用性， 格式固定， 字符內(nèi)容不可修改， 2） S2文件 印刷業(yè)普遍使用， 附加排版信息量大不便于網(wǎng)上傳輸， 技術(shù)專用使用不方便， 試用效果不好， 3） PDF文件 網(wǎng)絡上使用多國外產(chǎn)品， 當時與公文格式表示習慣有差異， 格式核心技術(shù)不可知，有可能阻礙以后文檔其他方面的應用。 六、電子公文重點問題的處理 （一）電子文檔與版式文件 版式文件 4） CEB文件 國辦開始用， 已買斷了方正大字庫， 當時可用版式文件效果相對好， 5）版式文件與編輯文件并用 版式文件只能看不能動， 編輯文件方便重復使用， 同時提供兩種文件，用于不同用途。 六、電子公文重點問題的處理 （二）電子簽章與電子公章 簽章與公章的不同概念 文秘人員多用電子公章叫法， 狹義章概念， 技術(shù)人員多用電子簽章提法， 一種綜合的應用技術(shù) 章的應用只是其中的一個應用方式。 電子簽章的基本情況 電子簽章基于 PKI公鑰基礎設施技術(shù)， 多用于電子證書的身份確認， 數(shù)字簽名的文檔保護， 電子簽章也叫數(shù)字簽名， 數(shù)字簽名簡單原理 用專用算法對文檔（或圖形）符號要素抽取， 形成信息摘要， 用 PKI密碼對摘要加密，形成數(shù)字簽章， 簽章文檔任何改動，信息摘要與原文就不配對。 六、電子公文重點問題的處理 （二）電子簽章與電子公章 電子簽章的一些特征 1）第三方獨立責任機制。 原于電子商務的概念， 有效性保障由與交易無關的第三方提供， 沒有行政關系或隸屬關系的概念。 2）純電子數(shù)字性。 網(wǎng)上純電子文檔交換的過程控制， 必須是電子載體對電子載體， 對紙介質(zhì)載體具有排斥性， 脫離電子數(shù)字環(huán)境所有控制措施不起作用。