西山區(qū)電子公文歸檔與管理規(guī)范(編輯修改稿)
2025-05-09 08:31 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 附錄A電子公文著錄項(xiàng)目下列著錄項(xiàng)目標(biāo)注“*”者為必著項(xiàng)，其它為選著項(xiàng)。A文件信息：發(fā)文單位已發(fā)文件登記的順序號(hào)。：收文單位收到文件登記的順序號(hào)。：擬稿人員姓名。：擬稿人員所在部門(mén)責(zé)任人姓名。：核稿人員姓名。：文件簽發(fā)人員姓名。*：打字員姓名。：文件校對(duì)人員姓名。：文件主送單位名稱，幾個(gè)單位之間用“，”分隔。：文件抄送單位名稱，幾個(gè)單位之間用“，”分隔。：文件的發(fā)出時(shí)間。：指文件的保密等級(jí)。按GB/T7156—1987第四章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)等級(jí)，名稱與代碼如下：名稱數(shù)字代碼漢語(yǔ)拼音代碼漢字代碼公開(kāi)級(jí)0GK公開(kāi)國(guó)內(nèi)級(jí)1GN國(guó)內(nèi)內(nèi)部級(jí)2NB內(nèi)部秘密級(jí)3MM秘密機(jī)密級(jí)4JM機(jī)密絕密級(jí)5UM絕密：接收文件的人員姓名。：接收文件的單位名稱。：接收文件的時(shí)間。：文件辦理部門(mén)。：文件的辦理結(jié)果。：文件辦理完畢的時(shí)間。A檔案信息：指對(duì)該份文件進(jìn)行歸檔操作的人員姓名。：指對(duì)該份文件進(jìn)行歸檔操作的單位名稱。*：指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，全宗號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用“0”補(bǔ)足。*：指文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2002”。*：指文件的保存時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。*：指對(duì)應(yīng)紙質(zhì)或其他載體檔案文件在同一年度、同一保管期限中的順序號(hào)，件號(hào)用五位數(shù)表示，不足五位的前面用“0”補(bǔ)足。：按照DA/T19—199《中國(guó)檔案主題詞表》及本專(zhuān)業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。：根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》和GB/T15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄。：對(duì)該份文件實(shí)行價(jià)值鑒定的人員姓名。：對(duì)該份文件實(shí)行銷(xiāo)毀的人員姓名。：對(duì)該份文件銷(xiāo)毀審批的人員姓名。：指該份文件是否可以開(kāi)放，開(kāi)放標(biāo)識(shí)項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情況著錄為開(kāi)放或控制。*：指文件的標(biāo)題。*：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。*：文件的發(fā)文字號(hào)。：指正文后的附加材料的題名。*：指文件的文稿和文本。稿本項(xiàng)依據(jù)實(shí)際情況著錄，代碼表如下：稿本代碼草稿性電子公文D非正式電子公文U正式電子公文F：指對(duì)文件修改、更改后的不同狀態(tài)的描述，如第一版、第二版等。：對(duì)不同版本的說(shuō)明性文字，如修改原因、與上一版本的差異等。A電子公文信息（名稱、型號(hào)）：指形成該份電子公文的硬件環(huán)境的描述，包括計(jì)算機(jī)型號(hào)、CPU型號(hào)、內(nèi)存數(shù)量等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。（名稱、版本）：指形成該份電子公文的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的描述，包括網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型、協(xié)議、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。（名稱、版本）：指形成該份電子公文的操作系統(tǒng)的描述，包括操作系統(tǒng)名稱、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。（名稱、版本）：指形成和瀏覽該份電子公文的的應(yīng)用軟件的描述，包括軟件名稱、版本號(hào)等，各個(gè)項(xiàng)目之間用“，”分隔。*：用英文字母代表電子公文的類(lèi)型，文件類(lèi)型分為八種，代碼表如下：名稱代碼名稱代碼文本文件T聲音文件A圖像文件I多媒體文件M圖形文件G計(jì)算機(jī)程序P影像文件V數(shù)據(jù)文件D*：文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的
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