檔案管理電子文件歸檔與管理(編輯修改稿)
2025-03-16 22:03 本頁面
【文章內容簡介】 有效性檢測。 對電子公文真實性檢驗的內容主要指：電子公文生成過程中不同版本是否齊全；是否有各位責任者簽署手續(xù)；操作處理是否經(jīng)過權限核對；交接過程是否有審核等。 完整性檢驗的主要內容指：電子公文的不同稿本是否齊全；同一稿本是否齊全；電子公文的職能活動、作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息是否齊全；電子公文的元數(shù)據(jù)（包括公文的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)）是否齊全。 有效性檢驗的主要內容指：電子公文經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，其信息是否仍可識別；光盤、磁盤、磁帶等是否可用；在規(guī)定的系統(tǒng)中是否可用等。 ② 公文由定期歸檔變?yōu)榧磿r歸檔。紙質公文一般在形成的第二年上半年歸檔。電子公文因其具有可復制性，一般在形成后即時歸檔（或稱在線歸檔、隨辦隨歸），即實行邏輯歸檔。實行即時歸檔要求電子公文整理方法能適應于隨辦隨歸的方式，《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T22—2023）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T18894—2023）中規(guī)定的分類、排列、編號等方法都能適應隨辦隨歸。③ 歸檔公文的載體類型由單軌制變?yōu)殡p軌制。紙質公文一般僅歸紙質公文，即單軌制。為了保證電子公文的真實性、完整性和有效性，在電子公文的法律地位尚未普遍認可的情況下，現(xiàn)實的電子公文歸檔一般采用雙軌制，即歸電子公文與電子公文打印出的紙質公文。 ④ 歸檔公文的份數(shù)由單套制變?yōu)槿字?。紙質公文一般僅歸檔一套，其它的作為資料保存。電子公文按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。這是因為電子公文在利用時可能造成其損壞，必須有一套保存不用；電子公文歸檔后存儲載體很難長期保存，必須多套保存，以防不測；電子公文如僅在一處保存，如遇類似 部檔案。電子公文歸檔的多套制，使傳統(tǒng)檔案學中歸檔的唯一性受到挑戰(zhàn)。 三、電子文件收集的時間與方法 電子文件一般應在電子文件形成或任務完成后及時收集。對于跨年度完成的任務和項目，要分階段收集。電子文件的收集，有的用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行；有的采取脫機的載體傳遞；還可建立電子文件的收集數(shù)據(jù)庫，或在電子文件數(shù)據(jù)庫中對在收集范圍內的電子文件進行標識。無論采用哪種方式收集，收集的電子文件應集中保管，不得由個人分散保存。由于電子文件收集是個系統(tǒng)工程，因此，應在檔案管理部門指導下，先制定收集方案，然后按步驟進行，以便有條不紊地開展收集工作。 四、電子文件的審核 （ 1）對是否歸檔 進行審核。 （ 2）對完整性、準確性 進行審核。 （ 3）對相關環(huán)境 進行審核。 第四節(jié)電子文件的整理一、 電子文件整理與紙質文件整理的不同之處 ① 整理的前處理不同 紙質文件材料要進行拆除金屬物、修裱破損文件、復制褪變文件、折疊超幅面紙張等前處理 工作，鑒定的范圍主要是確定密級、歸檔范圍、劃分保管期限，對重要的特殊載體的文件還 應進行真?zhèn)舞b定。而電子文件在歸檔前除進行是否歸檔、確定密級、劃分保管期限等鑒定外 ，還需進行真實性、完整性和有效性檢驗。 ② 整理的環(huán)境不同 紙質文件可用計算機輔助整理，也可用手工整理；可實行隨辦隨歸制度，也可實行年終歸檔制度；可進行集中整理，也可實行分散整理；可實行文書處理、檔案整理一體化，也可實行文書處理、檔案整理分開化。電子文件一般實行計算機整理、隨辦隨歸檔制度（也可實行年終、季末、月末、階段等歸檔制度）、集中整理（也可實行網(wǎng)絡化分開整理）、文檔一體化。 ③ 整理的對象不同 紙質文件的載體是紙，強調其原始性；歸檔時僅歸紙質文件即可，可實行歸檔的單一載體。電子文件材料是信息，一般存儲在光盤、磁盤等載體上，必須借助于計算機等設備才能閱讀，不強調原始性，但強調其真實性；在較長時期內，還需實行電子、紙質文件歸檔 “雙軌制 ”。 ④ 整理的方法不同 紙質文件整理時分類的級次一般采用三級，分類方案一般采用年度 —機構（問題） —保管期限，分類方案中強調按機構或問題集中；編目可用計算機，也可用手工。電子文件用計算機檢索很方便，因此，在整理時分類的級次可采用三級分類，也可采用兩級分類，分類方案一般為年度 —保管期限 —機構（問題）或保管期限 —年度 —機構（問題），分類方案中強調按保管期限集中，這樣便于日后的鑒定工作；電子文件的編目需用計算機。 ⑤ 整理后的歸檔文件處理方法不同 紙質文件材料整理后需裝盒、排架；歸檔時間一般在歲末年初或某階段結束后；歸檔份數(shù)一般為一份；整理時及剛歸檔后利用不太方便。電子文件整理后，其電子部分的歸檔信息在計算機中排序后，存入光盤、磁盤等載體中即可；歸檔份數(shù)一般為三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存； “雙軌制 ”中的紙質部分要與電子部分的內容、排序、編號等一致；歸檔時
教學課件相關推薦
鄂ICP備17016276號-1