檔案管理電子文件歸檔與管理-資料下載頁
2025-02-26 22:03本頁面
【正文】 取、理解和使用的要求 確保電子檔案可存取 確保電子檔案被人理解 確保電子檔案能夠使用 三、電子檔案管理過程中對載體性能的要求電子檔案要選用能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時還要考慮各種不同載體“壽命 ”的長短。具體選擇方法是：計算機輔助設計、輔助制造的產(chǎn)品，可存儲在一次寫入式光盤上；辦公自動化形成的電子檔案，可選擇只讀式或一次寫入式光盤和磁帶作為存儲載體。對特別重要的電子檔案，可制作紙質或縮微品的備份件。 第六節(jié)電子檔案的利用一、 利用電子檔案的主要方法 直接利用電子檔案 提供復制件 采用通信傳輸手段利用 二、電子檔案特點? 1．檢索自動化、快速化。機讀檔案借助計算機實現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。計算機檢索速度快，要查找一個或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。? 2．檢索途徑多元化。計算機程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項目單項檢索，還可實現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對著錄項目進行檢索，還可對文件正文進行關鍵字檢索、全文檢索。 ? 3．檢索效果好。只要計算機軟件的質量高，機讀檔案的查全率和查準率都比手工檢索效果好。此外，計算機便于進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制，可提高檔案利用率。? 4．復用性好。檔案通過計算機可以多次重復在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機讀檔案的這種良好復用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。? 5．檢索途徑需預先設計。計算機雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計算機程序時預先加以設計。在設計時沒有考慮到的檢索方法，不能使用計算機檢索。 ?6．軟件不兼容限制了外借利用。機讀文件的產(chǎn)生依賴于計算機應用系統(tǒng)，應用系統(tǒng)之間如果不兼容，機讀文件便不能在彼此的應用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機讀文件的外借利用。?7．網(wǎng)絡化應用。機讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡化的計算機檔案應用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機檢索，從而可以彌補系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。? 8．非手跡化問題。以圖像方式輸入的機讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計算機屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內容的正確性。而目前大量機讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。機讀檔案的這一缺點有時可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價值。 二、電子檔案利用過程中的管理工作審查使用權限 管理及回收供利用的復制件 利用中的安全管理 電子檔案利用的安全與保密，比紙質檔案更加難以控制。因此，應特別注意以下幾點：（ 1）利用方法應視用戶的情況而定，不能無原則地向所有用戶提供全部的利用方法。 （ 2）依據(jù)電子檔案的密級，進行有效管理，一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用復制復制的方式提供利用，對于提供利用的復制復制件制作，必須在有效控制下進行。 （ 3）采用通信傳輸或直接利用等利用方法，必須對內容信息進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期折更換。 （ 4）無論采用何種利用方法，都應對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。 （ 5）利用系統(tǒng)應有較強的容錯能力，避免由于誤操作而帶來不可挽回的損失。 第七節(jié)電子檔案的保管保管要求 歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件： 歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層?！ ?單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 應放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠離磁場源、遠離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質庫房中。長期不用的磁盤、帶，應在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。 環(huán)境溫度選定范圍： 15℃ － 25℃ ；相對濕度選定范圍： 40％－ 60％ 要特別注意防止計算機病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經(jīng)過檢查，確認沒有病毒后保管，定期檢查計算機系統(tǒng)，如有病毒應及時清除。盤帶應定期檢查，定期清潔和定期復制。軟磁盤存到一定的時間，即需將磁盤帶復制一次到新帶上。對舊磁帶和舊磁盤要確保及時清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時銷毀。 裝卸搬運磁帶應遵從有關操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。使用、移動軟磁盤時，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。演講完畢，謝謝觀看！
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