檔案管理電子文件歸檔與管理(參考版)
2025-02-28 22:03本頁(yè)面
【正文】 使用、移動(dòng)軟磁盤時(shí)，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。對(duì)舊磁帶和舊磁盤要確保及時(shí)清除其數(shù)據(jù)和消磁。盤帶應(yīng)定期檢查，定期清潔和定期復(fù)制。要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。40％－ 60％ 15℃ － 25℃ 長(zhǎng)期不用的磁盤、 應(yīng)放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源、遠(yuǎn)離熱源、安全可靠的地方。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 （ 4）無(wú)論采用何種利用方法，都應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。 （ （ 1）利用方法應(yīng)視用戶的情況而定，不能無(wú)原則地向所有用戶提供全部的利用方法。電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。管理及回收供利用的復(fù)制件 而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)文件多是以字符方式輸入的。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。??6．軟件不兼容限制了外借利用。在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。? 5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。? 3．檢索效果好。計(jì)算機(jī)程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項(xiàng)目單項(xiàng)檢索，還可實(shí)現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對(duì)著錄項(xiàng)目進(jìn)行檢索，還可對(duì)文件正文進(jìn)行關(guān)鍵字檢索、全文檢索。? 機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動(dòng)化，代替了人工檢索繁重的勞動(dòng)。采用通信傳輸手段利用 直接利用電子檔案 對(duì)特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。電子檔案要選用能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時(shí)還要考慮各種不同載體“壽命 ”的長(zhǎng)短。確保電子檔案能夠使用 確保電子檔案可存取 三是建立電子檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以檔案管理部門的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為中心，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將立檔單位和用戶與檔案管理部門聯(lián)系起來(lái)構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體；一是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，配置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；第五節(jié)電子檔案的管理一、 電子檔案管理過(guò)程中對(duì)設(shè)備的要求 按排列順序編小流水號(hào)。編號(hào)。不同事由間按時(shí)間、重要程度等方法排列?！帕?。 ”“”“④ 歸入２００ 7年。“鹽城中學(xué)關(guān)于進(jìn)一步做好２００ 7年校內(nèi)安全工作的通知 ”對(duì)這些按教學(xué)年度、兵役年度、會(huì)計(jì)年度等安排工作形成的主要業(yè)務(wù)文件，應(yīng)按其專門年度歸類，其他文件則按一般年度歸入相應(yīng)年度 . 如： ③ “ 形成年度 ” 在以專門年度安排工作的單位或部門，主要業(yè)務(wù)文件應(yīng)歸入的年度指的是專門年度。 一是 跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度，如 2023年至 2023年辦理的某案件文件材料， 2023年結(jié)案后，其歸檔文件材料歸入 2023年。 七是 歸檔文件上沒(méi)有簽發(fā)年度時(shí)，要通過(guò)分析文件內(nèi)容、形式來(lái)考證和推斷文件的簽發(fā)年度，并歸入該年度。 四是 跨年度的文件材料仍然歸入簽發(fā)年度，如五年或十年工作規(guī)劃，五年或十年工作總結(jié)，仍按簽發(fā)年度歸檔。 一是 一般情況下就按簽發(fā)年度歸類，如 2023年簽發(fā)的《中共鹽城市委關(guān)于學(xué)習(xí)黨的十六大會(huì)議精神的通知》應(yīng)歸入 2023年。在按形成或處理年度分類時(shí)應(yīng)注意如下四個(gè)問(wèn)題： ————————四、電子文件材料的分類 —交接雙方應(yīng)對(duì)檢驗(yàn)合格的電子文件填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見(jiàn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T電子文件檢驗(yàn)后合格率達(dá) 三、電子文件的鑒定 2023）附錄 A的表、 。18894電子文件應(yīng)以盤、件為單位分別登記，格式及項(xiàng)目見(jiàn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ 二、電子文件的登記 紙質(zhì)文件材料整理后需裝盒、排架；歸檔時(shí)間一般在歲末年初或某階段結(jié)束后；歸檔份數(shù)一般為一份；整理時(shí)及剛歸檔后利用不太方便。 紙質(zhì)文件整理時(shí)分類的級(jí)次一般采用三級(jí)，分類方案一般采用年度 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） —保管期限，分類方案中強(qiáng)調(diào)按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題集中；編目可用計(jì)算機(jī)，也可用手工。 紙質(zhì)文件的載體是紙，強(qiáng)調(diào)其原始性；歸檔時(shí)僅歸紙質(zhì)文件即可，可實(shí)行歸檔的單一載體。 紙質(zhì)文件可用計(jì)算機(jī)輔助整理，也可用手工整理；可實(shí)行隨辦隨歸制度，也可實(shí)行年終歸檔制度；可進(jìn)行集中整理，也可實(shí)行分散整理；可實(shí)行文書處理、檔案整理一體化，也可實(shí)行文書處理、檔案整理分開化。 而電子文件在歸檔前除進(jìn)行是否歸檔
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