檔案管理電子文件歸檔與管理-在線瀏覽
2025-03-30 22:03本頁(yè)面
【正文】 格式為： 、 、 并注明文字處理工具，如 等。掃描型電子文件： 通用格式為： 、 如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無(wú)法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。視頻、多媒體、超媒體文件： 通用格式為： 、 如為非通用格式，應(yīng)收集其壓縮算法和相關(guān)軟件。音頻文件： 通用格式為： 、 同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。跟蹤記錄； 明確檢驗(yàn)要素，主要是：電子文件生成過(guò)程的不同版本；各位責(zé)任者的簽署手續(xù)；操作處理的權(quán)限核對(duì)；交接程序?qū)徍说?。四是明確執(zhí)行部門(mén)和責(zé)任者。二是在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。四是制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范。一是歸檔時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)及參數(shù)。二是對(duì)于通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。三是對(duì)于專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，不能轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)將該軟件與文件同進(jìn)歸檔。四是對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后再歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其密碼同時(shí)歸檔。二、電子文件收集的范圍 1）按載體形式分的歸檔范圍 B．磁盤(pán) 優(yōu)盤(pán)（ A、本單位的發(fā)文。 B、本單位的收文。C、本單位設(shè)計(jì)的各種應(yīng)用軟件。D、本單位購(gòu)買或接收的各種系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。A、歸檔范圍的變化① 本級(jí)公文由收發(fā)文單位均歸檔變?yōu)閮H發(fā)文單位歸檔。② 上級(jí)公文由歸檔不分工變?yōu)闅w檔須分工。③ 聯(lián)合發(fā)文由 “必要重復(fù) ”變?yōu)?“不要重復(fù) ”。 B、歸檔要求的變化 歸檔的紙質(zhì)公文一般只需目測(cè)，不需借助設(shè)備儀器檢測(cè)。 對(duì)電子公文真實(shí)性檢驗(yàn)的內(nèi)容主要指：電子公文生成過(guò)程中不同版本是否齊全；是否有各位責(zé)任者簽署手續(xù)；操作處理是否經(jīng)過(guò)權(quán)限核對(duì)；交接過(guò)程是否有審核等。 有效性檢驗(yàn)的主要內(nèi)容指：電子公文經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，其信息是否仍可識(shí)別；光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等是否可用；在規(guī)定的系統(tǒng)中是否可用等。② 公文由定期歸檔變?yōu)榧磿r(shí)歸檔。電子公文因其具有可復(fù)制性，一般在形成后即時(shí)歸檔（或稱在線歸檔、隨辦隨歸），即實(shí)行邏輯歸檔。DA/T18894—2023）中規(guī)定的分類、排列、編號(hào)等方法都能適應(yīng)隨辦隨歸。紙質(zhì)公文一般僅歸紙質(zhì)公文，即單軌制。 紙質(zhì)公文一般僅歸檔一套，其它的作為資料保存。這是因?yàn)殡娮庸脑诶脮r(shí)可能造成其損壞，必須有一套保存不用；電子公文歸檔后存儲(chǔ)載體很難長(zhǎng)期保存，必須多套保存，以防不測(cè)；電子公文如僅在一處保存，如遇類似 電子公文歸檔的多套制，使傳統(tǒng)檔案學(xué)中歸檔的唯一性受到挑戰(zhàn)。三、電子文件收集的時(shí)間與方法 電子文件一般應(yīng)在電子文件形成或任務(wù)完成后及時(shí)收集。電子文件的收集，有的用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行；有的采取脫機(jī)的載體傳遞；還可建立電子文件的收集數(shù)據(jù)庫(kù)，或在電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)在收集范圍內(nèi)的電子文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。由于電子文件收集是個(gè)系統(tǒng)工程，因此，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指導(dǎo)下，先制定收集方案，然后按步驟進(jìn)行，以便有條不紊地開(kāi)展收集工作。（ ）對(duì)是否歸檔 2進(jìn)行審核。（ ）對(duì)相關(guān)環(huán)境 ① 整理的前處理不同 紙質(zhì)文件材料要進(jìn)行拆除金屬物、修裱破損文件、復(fù)制褪變文件、折疊超幅面紙張等前處理 應(yīng)進(jìn)行真?zhèn)舞b定。還需進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性檢驗(yàn)。 ② 整理的環(huán)境不同 電子文件一般實(shí)行計(jì)算機(jī)整理、隨辦隨歸檔制度（也可實(shí)行年終、季末、月末、階段等歸檔制度）、集中整理（也可實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化分開(kāi)整理）、文檔一體化。 ③ 整理的對(duì)象不同 電子文件材料是信息，一般存儲(chǔ)在光盤(pán)、磁盤(pán)等載體上，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀，不強(qiáng)調(diào)原始性，但強(qiáng)調(diào)其真實(shí)性；在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，還需實(shí)行電子、紙質(zhì)文件歸檔 “雙軌制 ”?！?④ 整理的方法不同 電子文件用計(jì)算機(jī)檢索很方便，因此，在整理時(shí)分類的級(jí)次可采用三級(jí)分類，也可采用兩級(jí)分類，分類方案一般為年度 —保管期限 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限 —年度 —機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），分類方案中強(qiáng)調(diào)按保管期限集中，這樣便于日后的鑒定工作；電子文件的編目需用計(jì)算機(jī)?！?⑤ 整理后的歸檔文件處理方法不同 電子文件整理后，其電子部分的歸檔信息在計(jì)算機(jī)中排序后，存入光盤(pán)、磁盤(pán)等載體中即可；歸檔份數(shù)一般為三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存； “雙軌制 ”中的紙質(zhì)部分要與電子部分的內(nèi)容、排序、編號(hào)等一致；歸檔時(shí)及歸檔后利用較方便。GB/T—登記可采取程序設(shè)定與手工錄入相結(jié)合的方法，成批設(shè)定、預(yù)置、個(gè)別錄入在同一個(gè)系統(tǒng)中運(yùn)用。100%后方能移交和接收。188942023）附錄 A的表）?？h以上機(jī)關(guān)及較大的企事業(yè)單位：年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)及較小企事業(yè)單位：保管期限 年度 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） ① “ 形成或處
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