【文章內(nèi)容簡介】 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單 (不包括勘誤的內(nèi)容 )或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。 DA／ T 18 檔案著錄規(guī)則 DA／ T 22 歸檔文件整理規(guī)則 ? 3 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準。 electronic records 指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。 歸檔電子文件 archival electronic records 指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件 ()。 背景信息 context 指描述生成電子文件 ()的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 元數(shù)據(jù) metadata 指描述電子文件 ()數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 邏輯歸檔 logical filing 指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件 ()的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 physical filing 指把電子文件 ()集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 真實性 authenticity 指對電子文件 ()的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息 ()進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 完整性 integrity 指電子文件 ()的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息 ()和元數(shù)據(jù) ()等無缺損。 有效性 utility 指電子文件 ()應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 capture 指對電子文件 ()進行實時收集和存儲的方法與過程。 migration 指將源系統(tǒng)中的電子文件 ()向目的系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。 ? 4 總則 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 應明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。 歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品 。 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。 ? 5 電子文件的真實性、完整性和有效性保證 應建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。 登記處理過程中相互銜接的各類責任者 (如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等 )。 登記處理過程中的各類操作者 (打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等 )。 登記處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息 (批示、簽名、印章、代碼等 )。 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。 應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。 設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等。 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。 對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。 應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡設備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。 ? 6 電子文件的收集與積累 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。 當公務或其他事務處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。 對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT為通用格式。 ? ，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVl為通用格式。 對用音頻設備獲得的聲音文件，