文書檔案管理ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-14 08:52 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 中提到的工作內(nèi)容，一般都會形成相應(yīng)的文件材料，應(yīng)歸檔保存。 21 二、文書檔案的整理 《 朝陽區(qū)歸檔文件整理辦法（試行） 》 （京朝檔字 〔 2022〕 5號） 整理單位 ? 文件級：以件為單位進行整理。 ? “ 件 ” ： 一般以 每份文件 為一件。文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，發(fā)文稿紙及有領(lǐng)導重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單與被處理文件為一件，批復與請示為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。 22 ?大部分單位采用 文件級 整理方法 ?部分行政村、業(yè)務(wù)檔案采用案卷級整理方法 23 分類 ?年度 — 組織機構(gòu)分類法。（常用） ?即首先按年度進行分類，在同一年度內(nèi)再按不同內(nèi)部機構(gòu)進行分類。 24 年度－組織機構(gòu)分類法 2022年 （ 7個） ? 辦公室 ? 業(yè)務(wù)科 ? 法規(guī)科 ? 收集科 ? 管理科 ? 利用科 ? 信息化科 2022年（ 8個） 辦公室 業(yè)務(wù)科 法規(guī)科 收集科 保管科 整理科 利用科 信息化科 25 年度－問題分類法 ? 首先將文書檔案按年度分開，然后在一個年度內(nèi)，按問題分類。 ? 如民宗辦 2022年 綜合類 民族類 宗教類 ?? ? 適用范圍：單位內(nèi)部無組織機構(gòu)，或有內(nèi)部機構(gòu)但機構(gòu)職責不明確的；每年反映的基本是這幾類問題。 26 年度分類法 ?根據(jù)形成和處理文件的年度 ,將全宗內(nèi)的文書檔案進行分類。將 全部文書檔案按年度分類 。 ?適用范圍：單位內(nèi)部無組織機構(gòu)，或有內(nèi)部機構(gòu)但機構(gòu)職責不明確的， 由辦公室統(tǒng)一歸檔 。如外辦、黨史辦。 27 文書檔案整理步驟（視頻） 28 整理步驟 ? 收集 ：各科室兼職檔案員把應(yīng)歸檔的文件從本科室科長和有關(guān)人員手中收集。 ? 收集的方式： ? 平時：一般是文件形成以后若需要歸檔 及時 收集； ? 歸檔前：按 科室歸檔范圍 和 工作職責、計劃總結(jié) ，在歸檔前進行廣泛的收集。 ? 收集紙質(zhì)文件的同時，注意收集 電子版 （永久期限檔案除涉密檔案外要求有電子版，做好原文鏈接），電子版（ 定稿 ）要和紙質(zhì)文件內(nèi)容相同。 29 ?修整 ：為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，必須對不符合要求的歸檔文件進行必要的修整。 ?紙張是否符合保管要求（紙張背面不應(yīng)是與文件無關(guān)的內(nèi)容） ?對字跡模糊或易褪變的文件進行復制（如鉛筆字跡需用簽字筆描黑或復?。? ?對過大文件進行折疊（ A4標準）。 30 ?裝訂： 使用 不銹鋼訂書釘 ，釘在文件的左上角（或左側(cè)）。 ?同一份文件的不同稿本排列次序一般為發(fā)文稿紙（文件處理單）、正件、附件、定稿、復制件。 ?一次會議記錄應(yīng)作為一件，要有會議記錄首頁。 ?同一種類型的報表、信息、簡報，可以進行組合，不超過 50頁可以作為一件。 31
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