【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 沿著檔案柜依次掃描，一 旦發(fā)現(xiàn)排架錯(cuò)誤或找到所要的文檔時(shí)，立刻用聲光報(bào)警，這使得工作人員的查找變得非常方便，同時(shí)顯著降低錯(cuò)架率。 RFID 標(biāo)簽上 有一個(gè)可寫(xiě)的記錄區(qū)，假若放入一些統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)，如出借次數(shù)、有效天數(shù)等或詳細(xì)的檔案信息，如檔案柜號(hào)等，進(jìn)行剔舊、整理上架等更加容易 。 查詢(xún)借閱管理 可以實(shí)現(xiàn) 文檔檢索、文檔調(diào)閱申請(qǐng)、文檔調(diào)閱審批、文檔調(diào)閱 各項(xiàng)功能 。 文檔檢索 ： 根據(jù) 檔案的分類(lèi)法和組卷規(guī)則，提供確定型和非確定型，全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)等多項(xiàng) 檢索 手段 。 文檔 檢索 是文檔系統(tǒng)的重要功能之一，其功能主要有以下兩方面： 檢索用戶(hù) 來(lái)自 不同部門(mén)，系統(tǒng) 提供多種多樣的查詢(xún)方式供用戶(hù)選擇。 為了確保數(shù)據(jù)信息的安全，進(jìn)行嚴(yán)格的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限的控制，根據(jù)用戶(hù)級(jí)別對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，不同的用戶(hù)有不同的檢索權(quán)限。 文檔調(diào)閱申請(qǐng) ： 有文檔調(diào)閱需求的用戶(hù)，要填寫(xiě)相關(guān)文檔調(diào)閱申請(qǐng)書(shū)，待領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后才能進(jìn)行對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行 調(diào)閱 。 文檔調(diào)閱審批： 領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文檔調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，只有通過(guò)審批的用戶(hù)才能對(duì)文檔進(jìn)行調(diào)閱。 文檔調(diào)閱： 通過(guò) 領(lǐng)導(dǎo) 審批的調(diào)閱請(qǐng)求用戶(hù)可以方便地 調(diào)閱 電子文檔。 借閱管理為網(wǎng)上借閱， 可以實(shí)現(xiàn) 自助式調(diào)閱功能：由調(diào)閱者通過(guò)檢索功能自行檢索需要的 文檔 ，并選取復(fù)印、打印、摘要功能 。 統(tǒng)計(jì)分析 可以實(shí)現(xiàn) 分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、遺漏預(yù)警 功能 。 分類(lèi)統(tǒng)計(jì) ： 可以根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如不同部門(mén)歸檔情況、檔案利用情況 。 遺漏預(yù)警 ： 對(duì)文件歸檔過(guò)程中遺漏的重要信息進(jìn)行預(yù)警，以方便管理員進(jìn)行信息維護(hù)。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù) 可以實(shí)現(xiàn) 分類(lèi)維護(hù)、有效期限、密級(jí)、組織機(jī)構(gòu) 功能 。 分類(lèi)維護(hù) ： 如果發(fā)現(xiàn)檔案缺失或錯(cuò)誤，可以進(jìn)行 分類(lèi) 維護(hù)，主要包括信息補(bǔ)錄入、刪除、檔案著錄維護(hù)。 信息補(bǔ)充錄入 ：補(bǔ)充錄入檔案信息，如案卷號(hào)、目錄號(hào)、全宗號(hào)、數(shù)據(jù)來(lái)源、題名等。 檔案維護(hù) ：完成日常 信息的修改、刪除，所有維護(hù)操作都有歷史記錄，可以查閱歷史和進(jìn)行恢復(fù)；所有錄入、修改操作都提供界面的數(shù)據(jù)類(lèi)型、長(zhǎng)度等有效性控制，防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)產(chǎn)生； 檔案著錄 ：對(duì)個(gè)別沒(méi)有通過(guò)接收歸檔進(jìn)入系統(tǒng)的檔案，可以通過(guò)檔案著錄進(jìn)行補(bǔ)充。 有效期限： 根據(jù)文書(shū)檔案管理期限 表，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)別的文件進(jìn)行有效期限的更新修改。 密級(jí)管理 ：根據(jù)文書(shū)檔案密級(jí)管理規(guī)定，可以對(duì)相關(guān)文件的密級(jí)進(jìn)行更修修改。 組織機(jī)構(gòu) ：根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的變化，可以對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行及時(shí)更新修改 。 系統(tǒng)管理 可以實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)設(shè)置、操作日志、系統(tǒng)備份、版本說(shuō)明 功 能 。 系統(tǒng)設(shè)置 ：可以對(duì)系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置 。 操作日志 ： 系統(tǒng)將必要的操作日志記錄在案，可以瀏覽和分析系統(tǒng)的行為，以解決痕跡化管理。 為了保證安全和預(yù)防破壞行為，也便于系統(tǒng)運(yùn)行歷史的監(jiān)視審查，系統(tǒng)提供一種跟蹤所有動(dòng)作的可選手段。系統(tǒng)將必要的操作日志記錄在案，并且提供專(zhuān)用工具（查看日志）去瀏覽和分析系統(tǒng)的行為。安全日志可以進(jìn)行查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)，用于系統(tǒng)分析。 系統(tǒng)備份 ： 對(duì)系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份。 版本說(shuō)明 ： 對(duì)系統(tǒng)的版本進(jìn)行說(shuō)明，方便 維護(hù)。 業(yè)務(wù)流程 文書(shū)檔案管理 流程 文書(shū)來(lái)源為 接收 紙質(zhì)版或者 接收電子版后 打印成紙質(zhì)版 得到 紙質(zhì) 版的文書(shū)后 ，經(jīng)所經(jīng)辦分發(fā)到各領(lǐng)導(dǎo)手上，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，交由機(jī)要室進(jìn)行電子化處理，形成電子版的文書(shū)。機(jī)要室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將電子文書(shū)分發(fā)到閱讀人員手中，閱讀人員閱讀完畢后有兩種結(jié)果：第一種是回執(zhí)機(jī)要室，文書(shū)閱讀完畢且不用再 向下 傳遞；第二種是回執(zhí)機(jī)要室，文書(shū)已閱讀完畢，批示還要向下傳遞，要讓下面的人看到。這樣，機(jī)要室 繼續(xù)將該電子文書(shū)分發(fā)到下一級(jí)閱讀人員進(jìn)行閱讀，直 到所有的閱讀人員都 閱讀完畢，并且不再進(jìn)行向下傳遞 。 當(dāng)所有閱讀人員閱讀完畢后， 要進(jìn)行 文書(shū)的存檔操作 ， 電子文書(shū) 最終的 保存結(jié)果就是一式兩份，一份進(jìn)行歸檔，一份存到資料庫(kù)。紙質(zhì)文書(shū)的存檔是先進(jìn)行預(yù)立卷，就是保存臨時(shí)的一個(gè)案卷目錄中。當(dāng)這個(gè)臨時(shí)案卷積累到一定程度后，需要將這個(gè)臨時(shí)案卷拆卷、分類(lèi)、再組卷、著錄、歸檔形成一個(gè)完整的永久保存的檔案。具體流程見(jiàn)圖 6211。 紙 制 文 書(shū) 所 經(jīng) 辦 分 發(fā)文 書(shū) 接 收領(lǐng) 導(dǎo) 批 示文 書(shū) 室文 件 服 務(wù) 器分 類(lèi) 安 全 系 統(tǒng)電 子 文 件 安 全 管 理 系 統(tǒng)分 發(fā)閱 讀 人 員再 傳 遞 結(jié) 束歸 檔備 份結(jié) 束預(yù) 立 卷拆 卷分 類(lèi)組 卷著 錄12045 67 紙 質(zhì)電 子 文 書(shū)紙 質(zhì)批 示批示文 書(shū) 狀 態(tài) 表 ：0 ： 已 接 收 1 ： 分 發(fā) 給 領(lǐng) 導(dǎo) 2 ： 領(lǐng) 導(dǎo) 審 批 完 畢 3 ： 電 子 化 完 畢 并 存 儲(chǔ) 4 ： 分 發(fā) 5 ： 再 傳 遞 6 ： 閱 讀 結(jié) 束 7 ： 已 歸 檔通 知短 信電 子紙 質(zhì)打印登 錄 系 統(tǒng)電 子 化 完 畢虛 擬 環(huán) 境電 子 化3回 執(zhí) 圖 6211 文書(shū)檔案管理系統(tǒng) 文書(shū)管理 流程 文書(shū)來(lái)源為純電子版 所 經(jīng) 辦 文 書(shū) 接 收文 書(shū) 室文 件 服 務(wù) 器分 類(lèi) 存 儲(chǔ) 安 全 系 統(tǒng)電 子 文 件 安 全 管 理 系 統(tǒng)分 發(fā)閱 讀 人 員再 傳 遞 閱 讀 結(jié) 束電 子備 份更 新 狀 態(tài)結(jié) 束電 子 文 書(shū)文 書(shū) 狀 態(tài) 表 ：0 ： 已 接 收 1 ： 已 存 儲(chǔ) 2 ： 分 發(fā) 3 ： 再 傳 遞 4 ： 閱 讀 結(jié) 束 5 ： 已 歸 檔10文件存儲(chǔ)34登 錄 系統(tǒng)5虛 擬 環(huán) 境存儲(chǔ)完畢回 執(zhí)2預(yù) 立 卷拆 卷分 類(lèi)組 卷著 錄打 印圖 6211 文書(shū)檔案管理系統(tǒng) 文 書(shū)管理流程 文書(shū)檔 案分發(fā)流程 歸檔前分發(fā) 文書(shū)檔案分發(fā)流程主要區(qū)分在 歸檔前分發(fā)和歸檔后分發(fā) 上， 歸檔前有再傳遞請(qǐng)求的過(guò)程，而歸檔后則沒(méi)有該過(guò)程 。具體流程見(jiàn)圖 6221。 分 發(fā)機(jī) 要 室閱 讀 人 員閱 讀 結(jié) 束結(jié) 束再傳遞請(qǐng)求 圖 6221 文書(shū)檔案管理系統(tǒng) 文書(shū)分發(fā)流程 歸檔后分發(fā) 文書(shū)檔案分發(fā)流程主要區(qū)分在 歸檔前分發(fā)和歸檔后分發(fā) 上， 歸檔前有再傳遞請(qǐng)求的過(guò)程，而歸檔后則沒(méi)有該過(guò)程 。具體流程見(jiàn)圖 6222。 查 詢(xún) 借 閱用 戶(hù) 登 錄 查 詢(xún)電 子 文 書(shū) 借 閱 紙 質(zhì) 文 書(shū) 借 閱申 請(qǐng)串 行 審 批分 發(fā)在 線 調(diào) 閱文 書(shū) 室 提 供 紙質(zhì) 文 件結(jié) 束電 子 文 件 安 全管 理 系 統(tǒng)文 書(shū) 室未通過(guò)紙 質(zhì)電子閱 讀下 載打 印虛 擬 環(huán) 境 圖 6222 文書(shū)檔案管理系統(tǒng) 文書(shū)分發(fā)流程 功能說(shuō)明 用戶(hù)管理 用戶(hù)管理用 戶(hù) 維 護(hù)角 色 管 理權(quán) 限 管 理修 改 密 碼序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵用 戶(hù) I DV a r c h a r ( 2 0 )否用 戶(hù) 名V a r c h a r ( 1 0 )否科 室V a r c h a r ( 1 0 )否性 別V a r c h a r ( 8 )否年 齡I n t ( 8 )否電 話(huà)V a r c h a r ( 1 0 )否注 冊(cè) 日 期V a r c h a r ( 1 0 0 )否密 級(jí)V a r c h a r ( 5 0 )否角 色V a r c h a r ( 1 0 )否密 碼V a r c h a r ( 2 0 )否手 機(jī)V a r c h a r ( 2 0 )否地 址V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明E m a i l V a r c h a r ( 5 0 )否備 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否用 戶(hù) 表序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵名 稱(chēng)V a r c h a r ( 2 0 )否權(quán) 限 I DV a r c h a r ( 2 0 )否備 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明角 色 表序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵用 戶(hù) 組 名 稱(chēng)V a r c h a r ( 2 0 )否權(quán) 限 I DV a r c h a r ( 2 0 )否備 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明用 戶(hù) 組 表 文件與檔案管理 分 發(fā) 表文檔管理文 件 接 收文 件 分 發(fā)文 件 維 護(hù)宗 卷 管 理文 件 歸 檔( 電 子 、 紙 質(zhì) )序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵分 發(fā) 人V a r c h a r ( 2 0 )否分 發(fā) 時(shí) 間V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 發(fā) 部 門(mén)V a r c h a r ( 1 0 0 )否備 注V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 發(fā) 狀 態(tài)V a r c h a r ( 1 0 0 )否閱 讀 人V a r c h a r ( 1 0 0 )否文 件 個(gè) 數(shù)V a r c h a r ( 1 0 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明分 發(fā) 文 件 明 細(xì) 表 序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵分 發(fā) 人V a r c h a r ( 2 0 )否 分 發(fā) 序 號(hào)V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 發(fā) 名 稱(chēng)V a r c h a r ( 1 0 0 )否備 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否狀 態(tài)V a r c h a r ( 1 0 0 )否文 件 路 徑V a r c h a r ( 1 0 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵文 書(shū) 編 號(hào)V a r c h a r ( 2 0 )否按 規(guī) 則 生 成收 文 日 期D a t e t i m e ( 8 )否收 文 號(hào)V a r c h a r ( 2 0 )否標(biāo) 題 / 文 件 名V a r c h a r ( 1 0 0 )否份 數(shù)I n t ( 8 )否頁(yè) 數(shù)I n t ( 8 )否來(lái) 文 機(jī) 關(guān)V a r c h a r ( 2 0 0 )否密 級(jí)V a r c h a r ( 1 0 )否來(lái) 問(wèn) 途 徑V a r c h a r ( 2 0 0 )否來(lái) 文 號(hào)V a r c h a r ( 2 0 )否承 辦 單 位V a r c h a r ( 1 0 0 )否分 類(lèi)V a r c h a r ( 3 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明關(guān) 鍵 字V a r c h a r ( 3 0 )否簡(jiǎn) 要 描 述V a r c h a r ( 2 0 0 )否制 作 人 員V a r c h a r ( 1 0 )否文 件 類(lèi) 型V a r c h a r ( 2 0 )否文 件 / 圖 片 / 視頻文 件 格 式V a r c h a r ( 8 )否 p d f 、 i s o有 效 期 限I n t ( 8 )否查 閱 人 范 圍V a r c h a r ( 2 0 )否備 注V a r c h a r ( 5 0 0 )否檔 案 信 息 表序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否案 卷 號(hào)V a r c h a r ( 2 0 )否按 規(guī) 則 生 成順 序 號(hào)I n t ( 8 )否文 書(shū) 編 號(hào)V a r c h a r ( 2 0 )否日 期D a t e t i m e ( 8 )否頁(yè) 號(hào)I n t ( 8 )否備 注V a r c h a r ( 2 0 0 )否著 錄V a r c h a r ( 1 0 0 )否題 名V a r c h a r ( 5 0 )否責(zé) 任 者V a r c h a r ( 1 0 )否名 稱(chēng) 數(shù) 據(jù) 類(lèi) 型 是 否 為 空 說(shuō) 明卷 內(nèi) 目 錄 表標(biāo) 識(shí)V a r c h a r ( 3 0 )否 查詢(xún)借閱管理 查詢(xún)借閱管理文 檔 檢 索文 檔 調(diào) 閱 申 請(qǐng)文 檔 調(diào) 閱 審 批文 檔 調(diào) 閱序 號(hào) G u i d ( 3 2 ) 否 主 鍵借 閱 人V a r c h a r ( 2 0 )否借 閱 時(shí) 間