電子檔案管理ppt課件(存儲版)
【正文】 技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVl為通用格式。 ? 電子文件的登記 《 電子文件登記表 》 中登記 (見附錄 A的表 A． 1和表 A． 2)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。 ，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 。 ? 檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。 d)環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ 20℃ ；相對濕度選定范圍：35％ 45％。 《 歸檔電子文件管理登記表 》 (見附錄 A的表 )。 ? 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施。 第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。 ? 第十一條 電子公文形成單位應在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應歸檔保存的電子公文，以保證歸。 第十八條 檔案部門應加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。 第二十三條 本辦法自 2022年 9月 1日起施行。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應與其解密軟件和說明文件一同歸檔。 第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應與相對應的電子公文一同歸檔保存。 第三條 電子公文形成單位應指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠煴締挝坏碾娮庸臍w檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。 ，應每 4年轉(zhuǎn)存一次。 b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 檢驗項目如下： ——載體有無劃痕，是否清潔； ——有無病毒； ——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)； ——核實登記表、軟件、說明資料等是否完全； ——對特殊格式的電子文件，應核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 。 ，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 ? 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 ，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品 。 有效性 utility 指電子文件 ()應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 electronic records 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。在尚無確定機讀檔案的法律地位之前，應該同時存放同一文件的紙質(zhì)檔案和機讀檔案。計算機的誤操作有可能抹去整個機讀文件或破壞其中的的部分信息，因此應當嚴格按照操作規(guī)定進行操作，未經(jīng)培訓的人員禁止上機，以保證機讀檔案的完整性和正確性。以圖像方式輸入的機讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計算機屏幕上和打印在紙上。 ? 5．檢索途徑需預先設(shè)計。 ? 2．檢索途徑多元化。 ? 要特別注意防止計算機病毒的侵襲。 ? 裝卸搬運磁帶應遵從有關(guān)操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。與機讀檔案配套的應用軟件，一般均可按著錄項目提供方便的檢索功能。 ? 機讀檔案的整理也應遵從一般紙質(zhì)檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利 用。因此，這些資料也需同時收集齊全。對于紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的機讀文件備份同時存放。正式文件是文件的正本，備份文件是文件的副本。超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件。 ? 以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點?！? ? 電子文件的兩個基本特征： ? 第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。為適應不同的主、客觀需求，人們可以通過一 定的設(shè)備和技術(shù)，將這一載體上的文件移植到那一載體上去。文本文 件帶有一定的格式。存盤文件又有正式文件與備份
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1