電子檔案管理ppt課件(已修改)
2025-01-22 03:39 本頁(yè)面
【正文】 第十章 電子檔案管理 1電子檔案 2電子檔案的管理 3電子檔案的歸檔 4電子檔案的利用 1電子檔案 ? ? 電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存 貯于特定介質(zhì)上的檔案。 又稱為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。 ? 新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。” ? 電子文件的兩個(gè)基本特征： ? 第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用 0和 1兩種兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè) 0或 1叫做 1個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器（包括內(nèi)存儲(chǔ)器和各種外存儲(chǔ)器）中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。 ? 第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。 ? 從邏輯上說(shuō)，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字 信息 為特征的文件。 ? “載體的異同”劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以把電子文件分為光盤(pán)文件、硬盤(pán)文件、軟盤(pán)文件和磁帶文件。光盤(pán)文件要通過(guò)光盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，硬盤(pán)文件要通過(guò)硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，軟盤(pán)文件要通過(guò)軟 盤(pán)驅(qū)動(dòng)器識(shí)讀，磁帶文件要通過(guò)磁帶機(jī)識(shí)讀。為適應(yīng)不同的主、客觀需求，人們可以通過(guò)一 定的設(shè)備和技術(shù)，將這一載體上的文件移植到那一載體上去。 ? 以“文件的不同用途”分，又可以把光盤(pán)文件、硬盤(pán)文件、軟盤(pán)文件、磁帶文件分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。程序文件是管理設(shè)備、生成數(shù)據(jù)文件的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用 加工的數(shù)據(jù)信息的集合。而程序文件又有系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件之分。以“文件內(nèi)數(shù)據(jù)的組合 形態(tài)”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)據(jù)文件又有數(shù)據(jù)庫(kù)文件與非數(shù)據(jù)庫(kù)文件之分。數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)的數(shù)據(jù) 關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，非數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性弱。 ? 以“不同屬性”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件又有FOXBASE(動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)基地 )數(shù)據(jù)庫(kù)、 FOXPRO(“京通”軟件應(yīng)用的 )數(shù)據(jù)庫(kù)、 ACCESS(通路 )數(shù)據(jù)庫(kù)、ORCAL(“靈通”軟件應(yīng)用的 )數(shù)據(jù)庫(kù)等。而 無(wú)論數(shù)據(jù)庫(kù)文件還是非數(shù)據(jù)庫(kù)文件，又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文 件帶有一定的格式。超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件。純文本文件是不帶格 式的文本文件。 以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標(biāo)準(zhǔn)，它有字符文件、表格文件、圖文混排文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件 、圖形文件、動(dòng)態(tài)影像文件與聲音文件之分。 ? 而各類數(shù)據(jù)文件，按“依存環(huán)境”分，又有 WPS文件 (具有金山中文處理軟件提供的格式 )、 DOC文件 (具有微軟中文處理軟件提供的格式 )、 XLS文件 (具有 EXCEL工作簿軟件提 供的表格格式 )、 XLS文件 (具有 EXCEL工作簿軟件提供的表格格式 )、 DBF文件 (FOXBA SE數(shù)據(jù)庫(kù)格式 )、 BMP文件 (位圖文件格式 )、 CDA文件 (聲音文件格式 )、 TXT文件 (純文本文件格式 )等等的分別。格式不同，所需操作條件就不相同，操作方法也有不同。而 同一內(nèi)容的文件，又有屏幕文件和存盤(pán)文件之分。屏幕文件是在編輯文件，而存盤(pán)文件是已 編輯文件。存盤(pán)文件又有正式文件與備份文件之分。正式文件是文件的正本，備份文件是文件的副本。正式文件還有源文件與目標(biāo)文件、只讀文件可與讀寫(xiě)文件、顯性文件和隱藏文件之分。源文件是提供編輯數(shù)據(jù)的文件，目標(biāo)文件是接受編輯數(shù)據(jù)的文件；只讀文件是只能讀 出禁止寫(xiě)入的文件，可讀寫(xiě)文件是可以再編輯的文件；顯性文件是可見(jiàn)文件，隱藏文件是在 一定條件下才能顯現(xiàn)的文件。它們都是能夠滿足人們特定需要的電子文件?？梢灶A(yù)料，今后，隨著電腦應(yīng)用實(shí)踐的不斷發(fā)展，還會(huì)有新的文件類型涌現(xiàn)。 2電子檔案的管理 ? 電子文件的管理原則包括 ? 完整性原則 ? 可讀性原則 ? 可靠性原則 ? 集中統(tǒng)一管理電子檔案的問(wèn)題 ? 紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問(wèn)題 ? 文書(shū)檔案管理一體化問(wèn)題 3電子檔案歸檔 ? ? 機(jī)讀文件的歸檔范圍原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的機(jī)讀文件均屬歸檔范圍。但考慮到機(jī)讀文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。 ? 1．紙質(zhì)文件不能代替的機(jī)讀文件。對(duì)于紙質(zhì)文件不能代替的機(jī)讀文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的機(jī)讀文件備份同時(shí)存放。 ? 2．與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的機(jī)讀文件。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和機(jī)讀文件，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會(huì)長(zhǎng)期并存。同樣內(nèi)容的文件有紙質(zhì)文件形式也有機(jī)讀文件形式，應(yīng)當(dāng)注意將兩者同時(shí)歸檔。機(jī)讀文件的查詢速度快、可復(fù)用性好，這些特點(diǎn)會(huì)在檔案利用中發(fā)揮作用。這類機(jī)讀文件歸檔時(shí)應(yīng)注意和相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。 ? 3．與數(shù)據(jù)文件配套的計(jì)算機(jī)軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。這些程序和文件是機(jī)讀文件的配套資料，只有借助這些資料，才能夠閱讀機(jī)讀文件。因此，這些資料也需同時(shí)收集齊全。屬本單位自行開(kāi)發(fā)的軟件、程序（包括其技術(shù)文檔）可以歸檔，屬?gòu)耐鈫挝灰M(jìn)的商品化軟件，可作為資料保存而不歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)注意機(jī)讀文件和其相關(guān)程序、軟件（也是一種機(jī)讀文件）等保持整體完備性。 ? 4．沒(méi)有保存價(jià)值的機(jī)讀文件不歸檔。沒(méi)有實(shí)用價(jià)值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。 ? 目前機(jī)讀文件還沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范。因此，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)特別注意建立必要的、切實(shí)可行的歸檔制度，對(duì)機(jī)讀文件的歸檔范圍、時(shí)間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。特別注意和計(jì)算技術(shù)人員密切配合，確保歸檔的機(jī)讀文件的完整性、可靠性和可用性。 ? 機(jī)讀檔案的整理也應(yīng)遵從一
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